Doanh nghiệp

Hội viên

Đăng nhập

Đăng ký

Tin học văn phòng

Cách in 2 mặt trong Word 2010, 2007, 2003, 2013, 2016 đơn giản

Cách in 2 mặt trong Word 2010, 2007, 2003, 2013, 2016 đơn giản In hai mặt là phương pháp in giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi và tiết kiệm giấy. Về cơ bản, cách in 2 mặt trong word 2010, 2013, 2016, 2007 hay 2003 tương đối giống nhau. Trong nội dung bài viết này, Unica sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các thông tin gồm: mẹo kiểm tra máy in có hỗ trợ in 2 mặt hay không, hướng dẫn cách thiết lập in 2 mặt và cách in hai mặt trong word, cùng khám phá để biết cách thực hiện nhé. 1. Tại sao phải in 2 mặt? In 2 mặt trong word từ lâu đã trở thành một thao tác vô cùng quan trọng, đặc biệt là với dân văn phòng. Khi bạn áp dụng cách in 2 mặt word 2016, 2013, 2010,... sẽ mang lại rất nhiều lợi ích, tiêu biểu là: 1.1. Tiết kiệm giấy và tài nguyên Tiết kiệm giấy và tài nguyên là lợi ích hiển nhiên và dễ nhìn thấy nhất. Khi bạn in hai mặt trong word 2010 bạn sẽ tiết kiệm được ½ số giấy, lượng điện năng khi vận hành in một mặt trong word. Đồng thời giúp bạn giảm tải cho máy in, giúp máy in vận hành bền lâu hơn. In 2 mặt trong word giúp tiết kiệm 1/2 lượng giấy sử dụng 1.2. Tăng tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp Đối với những tệp tài liệu có dung lượng lớn, việc áp dụng cách in 2 mặt trong word 2010 không chỉ giúp bạn tiết kiệm giấy. Mà còn giúp tăng tính chuyên nghiệp và tính thẩm mỹ hơn. Đồng thời còn giúp bạn giảm đi áp lực khi phải di chuyển nhiều bản tài liệu đến cuộc họp, khi phân phát cho khách hàng, đối tác,... 1.3. Tiết kiệm thời gian Việc in 2 mặt trong word còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian chờ đợi máy in vận hành. Cũng như giúp bạn tiết kiệm được thời gian sắp xếp tài liệu khi bạn cần in hoặc photo thành nhiều bản. 2. Lúc nào phải in 2 mặt trong Word? Cách in 2 mặt trong word thường được ứng dụng trong các trường hợp phổ biến sau: - In đề cương ôn tập, tài liệu học tập. - In giáo án, đề tài nghiên cứu, báo cáo. - In các tệp tài liệu dài. - In sách. - Thực hiện cách in phao thì 2 mặt trong word. In 2 mặt trong word được ứng dụng trong rất nhiều trường hợp 3. Thiết lập để máy in in cả hai mặt giấy Việc thiết lập máy in để in cả 2 mặt giấy sẽ giúp bạn mặc định chế độ in 2 mặt trong word trong những lần in tiếp theo. Sau khi bạn đã thiết lập chế độ in 2 mặt, mỗi lần bạn cần in tài liệu 2 mặt, bạn chỉ cần chọn tài liệu cần in sau đó nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + P là máy sẽ tự động in tài liệu theo yêu cầu. Để thiết lập máy in 2 mặt bạn cần thực hiện theo trình tự sau: - Bước 1: Trên góc phải của công cụ, bạn hãy bấm chọn vào biểu tượng Microsoft Office. Sau đó chọn biểu tượng máy in (Print) => Chọn tiếp Print. Hoặc đơn giản hơn bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl +P. Chọn Print - Bước 2: Khi hộp thoại Print mở ra, bạn hãy vào mục Properties Chọn mục Properties - Bước 3: Bạn hãy chọn tab Fishing. Sau đó tick chọn Print on Both Sides. Chọn tiếp OK. Chọn Print on Both Sides 4. Kiểm tra máy in có hỗ trợ in 2 mặt hay không trong Word Việc in tự động 2 mặt chỉ có thể áp dụng cho máy in có hỗ trợ chế độ in 2 mặt. Trong trường hợp máy in không hỗ trợ in 2 mặt thì chúng ta sẽ áp dụng phương pháp khác khi cần in 2 mặt trong word. Để kiểm tra máy in có hỗ trợ tính năng in 2 mặt hay không, bạn hãy thực hiện theo các bước hướng dẫn sau đây: - Bước 1: Bạn hãy vào thẻ File trên thanh công cụ. Chọn File - Bước 2: Chọn mục Print. Chọn Print Lúc này bảng thông tin mới sẽ được hiển thị. Nếu trong cửa sổ mới chỉ hiển thị tính năng Print One Side (In 1 mặt) thì có nghĩa là máy chỉ hỗ trợ in 1 mặt. Trong trường hợp, cửa sổ hiển thị có tính năng Print on Both Side (In cả 2 mặt) thì máy mới hỗ trợ in 2 mặt. Thiết lập máy in 5. Hướng dẫn cách in 2 mặt trong word Có rất nhiều cách in 2 mặt trong word. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các cách in 1 tờ 2 mặt trong word, bạn có thể lựa chọn một trong các cách này để in khi cần nhé. 5.1. Cách in 2 mặt thủ công trong Word 2010, 2013, 2016, 2019 Đây là cách in 2 mặt trên máy in 1 mặt, là cách in 1 tờ 2 mặt trong word đối với những máy in không hỗ trợ in tự động 2 mặt. Chi tiết các bước thực hiện như sau: - Bước 1: Trên góc phải của công cụ, bạn hãy bấm chọn vào biểu tượng Microsoft Office. Sau đó chọn biểu tượng máy in (Print) => Chọn tiếp Print. Hoặc đơn giản hơn bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl +P. Chọn Print - Bước 2: Khi hộp thoại Print mở ra, trong mục Print ở bên dưới góc trái cửa sổ bạn hãy chọn mũi tên trỏ xuống và chọn "Odd Pages". Sau đó chọn "OK". Chọn Odd Pages Lúc này bạn cần chờ đợi để máy in xong 1 lượt in các trang lẻ trong tệp bạn đã chọn. - Bước 3: Sau khi in trang lẻ xong. Bạn hãy ra máy in, lật chồng giấy ngược lại. Sau đó quay trở lại máy tính, cũng ở hộp thoại Print mở ra, trong mục Print ở bên dưới góc trái cửa sổ bạn hãy chọn mũi tên trỏ xuống và chọn Even Pages. Sau đó chọn OK. Chọn Even Pages Lúc này máy in sẽ tiếp tục in các trang chẵn trong tệp bạn đã chọn trên mặt giấy còn lại. 5.2. Cách in 2 mặt trùng nhau trong Word 2010, 2013, 2016, 2019 Cách in 2 mặt trùng nhau trong word được áp dụng khi bạn in danh thiếp, in thiệp cưới, in thiệp mời,... Điều này sẽ giúp bản in 2 mặt của bạn trông đẹp mặt, chuyên nghiệp và tránh tình trạng mất nội dung. Chi tiết các bước được thực hiện như sau: - Bước 1: Căn lề cho file word cần in 2 mặt trùng nhau bằng cách: - Mở file bạn cần căn lề trong word, sau đó vào tab Layout trên thanh công cụ, chọn tiếp Margins và chọn Custom Margins. Thao tác để căn lền cho file word cần in Lưu ý: Đối với phiên bản word từ 2010 trở về trước, bạn hãy truy cập thẻ Layout rồi chọn Page Setup. - Tại giao diện Page Setup bạn hãy tiến hành căn chỉnh lề ở tab Margins theo gợi ý: + Top: lề trên + Bottom: lề dưới + Inside: lề trong + Outside: lề ngoài Điều chỉnh căn lề word Lưu ý: Ở mục Multiple pages bạn hãy chọn chế độ Mirror margins. - Tiếp theo, bạn hãy chuyển sang tab Paper và chọn khổ giấy ở mục Paper size (Trong ví dụ minh họa này chúng tôi chọn khổ giấy A4). Sau đó chọn OK để hoàn thành việc căn lề. Hoàn tất căn lề word Lưu ý: Trong chế độ in 2 mặt trùng nhau bạn hãy điều chỉnh mục First Page về chế độ Default tray (Auto Select) và mục Other page về chế độ Default tray (Auto Select) . - Bước 2: Sau khi căn lề xong, bạn hãy xem trước trang in 2 mặt bằng cách vào thẻ View trên thanh công cụ rồi chọn Multiple Pages. Chọn Multiple Pages - Bước 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để tiến hành in tự động 5.3. Hướng dẫn cách in 1 mặt trong word 2007 Nếu máy tính của bạn đang sử dụng phiên bản word 2007 thì hãy áp dụng cách in 1 mặt theo hướng dẫn sau đây: - Bước 1: Mở file word cần in, rồi nhìn trên góc phải của công cụ, bạn hãy bấm chọn vào biểu tượng Microsoft Office. Sau đó chọn biểu tượng máy in (Print) => Chọn tiếp Print. Hoặc đơn giản hơn bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl +P. Chọn Print - Bước 2: Khi hộp thoại Print mở ra, trong mục Print ở bên dưới góc trái cửa sổ bạn hãy chọn mũi tên trỏ xuống và chọn "All pages in range". Sau đó chọn "OK". Chọn All pages in range 5.4. Cách in 1 tờ 2 mặt trong word 2007, 2003 Nếu máy tính của bạn đang sử dụng word 2007, 2003 thì hãy áp dụng ngay cách in 2 mặt trong word 2007, 2003 dưới đây: - Bước 1: Mở file word cần in, bạn hãy bấm chọn vào biểu tượng Microsoft Office ở góc trái màn hình. Sau đó chọn biểu tượng máy in (Print). Hoặc bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl +P. Chọn Print - Bước 2: Khi cửa sổ Print hiển thị bạn hãy tiến đến mục Print chọn Odd pages rồi nhấn OK. Chọn Odd Pages - Bước 3: Bạn hãy đến máy in, lật ngược tờ giấy và để vào khay giấy. Tiếp theo bạn hãy quay trở lại máy tính. Ở cửa sổ Print đang hiển thị, bạn hãy tiến đến mục Print chọn Even pages rồi nhấn OK. Chọn Even Pages 6. Một số trường hợp mắc lỗi sai khi in 2 mặt và cách khắc phục Khi bạn in 2 mặt trên cùng 1 trang giấy không tránh khỏi có lúc gặp lỗi. Dưới đây là một số lỗi thường gặp kèm giải pháp cho bạn tham khảo: 6.1. Lỗi 1: Máy in có vệt đen chạy dọc xuống Đây là lỗi thường gặp ở các máy in đã cũ. Nguyên nhân chính là do gạt mực bị xước hoặc mực bị cô đặc. Giải pháp khắc phục: Bạn hãy kiểm tra gạt mực, bình mực rồi vệ sinh sạch sẽ hoặc thay mới bộ phận này. Lỗi máy in có vệt đen chạy dọc xuống 6.2. Lỗi 2: Máy in không đều, có các khoảng trống giữa chữ Nguyên nhân: Đây là lỗi do máy in bị trống mực, mực tản không đều hoặc bị kim phun mực bị hỏng khiến lượng mực trải không đều. Giải pháp: Bạn hãy gọi thợ để sửa chữa. 6.3. Lỗi 3: Máy in bị mờ hoặc nhòe chữ Nguyên nhân: Đây là lỗi do gương phản xạ của máy in bị mờ do bụi hoặc hơi nước. Cũng có thể là do trục từ của máy in bị giảm từ tính. Giải pháp: Bạn cũng cần gọi thợ chuyên nghiệp để sửa chữa, bảo dưỡng. 7. Kết luận Trên đây Unica đã hướng dẫn bạn chi tiết cách in 2 mặt trong word từ phương pháp thủ công đến phương pháp in tự động. Từ phiên bản word 2003,2007 đến những phiên bản word hiện hành. Hy vọng bài viết này mang lại cho bạn nhiều thông tin hữu ích hơn những gì bạn mong đợi. Nếu bạn muốn biết thêm cách chỉnh in 2 mặt trong excel hãy thường xuyên truy cập website của chúng tôi để xem thêm nhiều mẹo hay bổ ích khác nhé.

5886 Lượt xem

Cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word nhanh chỉ mất vài giây

Cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word nhanh chỉ mất vài giây Lỗi chính tả là một trong những lỗi thường gặp khi viết văn bản trên máy tính. Lỗi chính tả có thể ảnh hưởng đến tính chính xác, rõ ràng và chuyên nghiệp của văn bản. Do đó, việc kiểm tra và sửa lỗi chính tả là rất quan trọng. Bài học Word dưới đây, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word một cách đơn giản, hiệu quả. Cuối cùng, chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách tắt kiểm tra lỗi chính tả trong Word nếu bạn không muốn sử dụng tính năng này. Cách kiểm tra lỗi chính tả trong word bằng công cụ sẵn Word là một phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến và được nhiều người sử dụng. Word có tích hợp công cụ kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp, giúp bạn phát hiện và sửa lỗi dễ dàng. Để kiểm tra lỗi chính tả, bạn có thể sử dụng tính năng AutoCorrect của Word. Để thực hiện cách sửa lỗi chính tả trong word, bạn thực hiện theo các thao tác sau: - Bước 1: Mở file Word cần chỉnh lỗi chính tả, chọn File. Mô tả cách kiểm tra chính tả trong Word. Hình 1 - Bước 2: Chọn More, sau đó chọn Options Mô tả cách check chính tả trong Word - Bước 3: Tìm và chọn Proofing. - Bước 4: Trong phần When correcting spelling and grammar in Word, bạn tích chọn ô Check spelling as you type. Mô tả cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word. Hình 3 - Bước 5: Nhấn chọn Recheck Document. Chọn OK để hoàn thành. - Bước 6: Copy bằng tổ hợp phím tắt Ctrl + C đoạn văn bản cần kiểm tra chính tả và dán (Ctrl + V) vào trang Word. Dán đoạn văn vào Word >> Xem thêm: Tổng hợp các lỗi Word thường gặp và cách khắc phục triệt để Một số phần mềm hỗ trợ check spelling trong word Ngoài công cụ kiểm tra lỗi chính tả của Word, bạn cũng có thể sử dụng một số phần mềm khác để hỗ trợ check spelling trong word. Dưới đây là một số phần mềm phổ biến và miễn phí mà bạn có thể tham khảo: 1. Cách kiểm tra lỗi chính tả trong word bằng Google Docs Google Docs là một dịch vụ soạn thảo văn bản trực tuyến của Google, cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và lưu trữ văn bản trên đám mây. Google Docs cũng có tích hợp công cụ kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp, giúp bạn viết văn bản một cách chính xác và trôi chảy. Để kiểm tra lỗi chính tả trong Google Docs, bạn có thể làm theo các bước sau: - Bước 1: Truy cập vào trang web của Google Docs. - Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn (nếu chưa có, bạn có thể đăng ký miễn phí). - Bước 3: Tạo một văn bản mới bằng cách nhấn vào biểu tượng Trống hoặc mở một văn bản đã có trên Google Docs. Mô tả cách check lỗi chính tả trong Word - Bước 4: Nhấn vào tab Công cụ trên thanh menu. Nhấn vào tab Công cụ - Bước 5: Nhấn vào nút Chính tả và ngữ pháp rồi chọn Kiểm tra chính tả và ngữ pháp để bắt đầu kiểm tra lỗi. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp để bắt đầu kiểm tra lỗi - Bước 6: Google Docs sẽ hiển thị các từ có lỗi chính tả (được gạch đỏ dưới) và đề xuất các từ thay thế phù hợp. Bạn có thể nhấn vào nút Ignore để bỏ qua từ đó, hoặc nhấn vào nút Change để thay thế từ đó bằng từ được đề xuất, hoặc nhấn vào nút Add to personal dictionary để thêm từ đó vào từ điển cá nhân của bạn. Kiểm tra lỗi chính tả - Bước 7: Lặp lại bước 6 cho đến khi Google Docs thông báo đã hoàn thành kiểm tra lỗi. 2. Cách kiểm tra lỗi chính tả trong word bằng VCatSpell VCatSpell là một phần mềm bắt lỗi chính tả trong word dành cho tiếng Việt, được phát triển bởi Trung tâm Công nghệ Tiếng Việt (VCAT). VCatSpell có thể kiểm tra lỗi chính tả trong các văn bản tiếng Việt theo các quy tắc ngữ âm, ngữ pháp và ngữ nghĩa. VCatSpell cũng có thể kiểm tra lỗi chính tả trong các văn bản song ngữ tiếng Việt - tiếng Anh. Muốn sử dụng VCatSpell để kiểm tra lỗi chính tả trong word online, bạn có thể làm theo các bước sau: - Bước 1: Tải và cài đặt VCatSpell. - Bước 2: Mở VCatSpell và nhấn vào nút Open để mở văn bản bạn muốn kiểm tra lỗi chính tả. - Bước 3: Chọn tab Kiểm Tra Lỗi Chính Tả và nhấn vào nút Kiểm Tra. - Bước 4: Xem và sửa lỗi. Sau khi phần mềm duyệt lỗi, nó sẽ bôi vàng vào những từ không đúng chính tả tiếng Việt. Bạn có thể nhấn vào nút Sửa để thay thế từ đó bằng từ được đề xuất, hoặc nhấn vào nút Bỏ Qua để không sửa từ đó, hoặc nhấn vào nút Thêm vào Từ Điển để thêm từ đó vào từ điển của phần mềm. - Bước 5: Sau khi sửa lỗi xong, bạn nhấn vào nút Xóa Đánh Dấu để phần mềm bỏ bôi vàng các từ bị sai chính tả. VCatSpell là một phần mềm kiểm tra lỗi chính tả tiếng Việt, được phát triển bởi Trung tâm Công nghệ Tiếng Việt (VCAT) Cách tắt kiểm tra lỗi sai chính tả trong word Nếu bạn không muốn word kiểm tra lỗi chính tả cho bạn, bạn có thể tắt tính năng này theo các cách sau: 1. Cách tắt kiểm tra lỗi chính tả của Microsoft Word - Bước 1: Mở word và nhấn vào tab File trên thanh công cụ. - Bước 2: Nhấn vào nút Options để mở hộp thoại Word Options. Cách tắt kiểm tra lỗi chính tả Microsoft Word - Hình 1 - Bước 3: Nhấn vào tab Proofing trên thanh bên trái. - Bước 4: Bỏ chọn ô Check spelling as you type và ô Mark grammar errors as you type. - Bước 5: Nhấn vào nút OK để lưu thay đổi và đóng hộp thoại Word Options. Cách tắt kiểm tra lỗi chính tả Microsoft Word - Hình 2 2. Cách tắt kiểm tra lỗi chính tả ở một đoạn văn bản của Microsoft Word - Bước 1: Mở word và chọn đoạn văn bản bạn muốn tắt kiểm tra lỗi chính tả. - Bước 2: Tô đen toàn bộ đoạn văn cần bỏ lỗi chính tả. Sau đó bạn chọn Review. Chọn Review trên thanh công cụ - Bước 3: Trên thanh công cụ, bạn chọn Language > Chọn Set Proofing Language. Chọn Set Proofing Language - Bước 4: Trong hộp thoại Language, chọn ô Do not check spelling or grammar và nhấn OK. Chọn ô Do not check spelling or grammar Kết quả như hình dưới đây: 3. Cách tắt kiểm tra lỗi chính tả cho một từ của Microsoft Word - Bước 1: Mở word và nhấn chuột phải vào từ bạn muốn tắt kiểm tra lỗi chính tả. Bôi đen từ cần tắt check chính tả - Bước 2: Chọn Add to Dictionary để thêm từ đó vào từ điển của word để tắt chức năng kiểm tra chính tả. Chọn Add to Dictionary Kết luận Trong bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách kiểm tra lỗi chính tả trong word và Google Docs nhanh chóng, cũng như giới thiệu một số phần mềm hỗ trợ check spelling trong word. Chúng tôi cũng đã chỉ cho bạn cách tắt kiểm tra lỗi chính tả trong word nếu bạn không muốn sử dụng tính năng này. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn viết văn bản một cách chính xác, rõ ràng và chuyên nghiệp hơn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết của chúng tôi. Hãy để lại ý kiến của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé! Những chứng chỉ tin học văn phòng giúp bạn nâng cao kiến thức, kỹ năng cũng như mức lương lên không thể bỏ qua bạn hãy đăng ký và theo dõi thêm các khoá học chứng chỉ tin học IC3 trên Unica. Ngoài những kiến thức trên, bạn đọc có thể tham khảo nội dung Video dưới đây để biết cách tìm kiếm và sửa lỗi chính tả trong văn bản: Hướng dẫn sửa lỗi chính tả cho văn bản Chúc các bạn thành công nhé! >> Xem thêm: - Học tin học văn phòng trọn đời chỉ từ 199K - 5 Cách khắc phục lỗi file Word không mở được trên máy tính

22717 Lượt xem

Hướng dẫn cách xóa cột trong word nhanh nhất cho người mới

Hướng dẫn cách xóa cột trong word nhanh nhất cho người mới Trong Word, bạn có thể sử dụng các bảng tính để trình bày các dữ liệu, thông tin hay mối quan hệ một cách rõ ràng và có cấu trúc. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc với bảng, bạn có thể gặp phải những trường hợp cần phải xóa ô, hàng, bảng hay cột trong word để tùy chỉnh bố cục, loại bỏ dữ liệu không cần thiết, chuyển dữ liệu nhanh chóng hơn hay thiết kế tài liệu linh hoạt hơn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn các cách xóa ô, hàng, bảng và cách xóa cột trong word nhanh và đơn giản nhất. Hướng dẫn các thao tác chính với cột, hàng trong bảng Tại sao phải xóa cột trong Word? Trước khi đi vào các cách xóa cột trong word, chắc hẳn bạn sẽ thắc mắc tại sao phải xóa cột trong word? Đây là một câu hỏi hợp lý vì việc xóa cột trong word có thể ảnh hưởng đến bố cục và nội dung của tài liệu của bạn. Tuy nhiên, có một số lý do chính để bạn xóa cột trong word như là: 1. Tùy chỉnh bố cục chính xác Một lý do để bạn xóa cột trong word là để tùy chỉnh bố cục chính xác cho tài liệu của bạn. Bạn có thể muốn xóa cột trong word để giảm kích thước của bảng, để căn chỉnh bảng với lề hay khung văn bản, để tạo ra khoảng trống hay khoảng cách giữa các bảng hay đoạn văn khác nhau. Việc xóa cột trong word sẽ giúp cho tài liệu của bạn trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn. Xóa cột trong word là để tùy chỉnh bố cục chính xác cho tài liệu 2. Loại bỏ dữ liệu không cần thiết Một lý do khác để bạn xóa cột trong word là để loại bỏ dữ liệu không cần thiết. Bạn có thể muốn xóa cột trong word khi bạn nhận ra rằng một số dữ liệu trong bảng là thừa, sai sót hay không liên quan đến mục đích của tài liệu của bạn. Việc xóa cột trong word sẽ giúp cho tài liệu của bạn trở nên ngắn gọn và rõ ràng hơn. 3. Chuyển dữ liệu nhanh chóng hơn Xóa cột trong word giúp bạn chuyển dữ liệu nhanh chóng hơn. Bạn có thể muốn xóa cột trong word khi bạn muốn di chuyển hay sao chép một phần dữ liệu từ một bảng sang một bảng khác hoặc từ một tài liệu sang một tài liệu khác. Việc xóa cột trong word sẽ giúp cho bạn tiết kiệm thời gian và công sức hơn. Xóa cột trong word giúp bạn chuyển dữ liệu nhanh chóng hơn 4. Thiết kế tài liệu linh hoạt Lý do cuối cùng để bạn xóa cột trong word là để thiết kế tài liệu linh hoạt. Bạn có thể muốn xóa cột trong word khi bạn muốn thay đổi kiểu, màu sắc, hiệu ứng hay nội dung của bảng, hoặc khi bạn muốn tạo ra các sơ đồ, biểu đồ hay hình ảnh khác nhau từ các dữ liệu trong bảng. Việc xóa cột trong word sẽ giúp cho bạn sáng tạo và thích nghi hơn với các yêu cầu và nhu cầu khác nhau. Hướng dẫn cách xóa cột trong word Sau khi đã hiểu được tại sao phải xóa cột trong word, bạn có thể muốn biết làm thế nào để xóa cột trong word. Trong phần này, tôi sẽ hướng dẫn cho bạn 3 cách xóa cột trong word đơn giản và hiệu quả nhất, bao gồm: 1. Cách xóa cột trong word bằng công cụ Delete Columns Đây là cách xóa cột trong word phổ biến và dễ dàng nhất. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau: - Bước 1: Chọn các cột bạn muốn xóa trong bảng. Ở đây, tôi chọn cột A. Chọn cột A cần xóa - Bước 2: Trên thanh Ribbon, chọn tab Layout (Bố cục) trong thẻ Table Tools. Chọn tab Layout - Bước 3: Trong nhóm Rows & Columns (Hàng & Cột), chọn nút Delete (Xóa), sau đó chọn Delete Columns (Xóa cột). Chọn Delete Columns - Bước 4: Cột A mà đã chọn sẽ được xóa khỏi bảng. Cột A mà đã chọn sẽ được xóa khỏi bảng 2. Cách xóa cột trong word bằng Eraser Đây là một cách xóa cột trong word khác mà bạn có thể sử dụng. Cách này cho phép bạn xóa các đường viền của các ô trong bảng, từ đó gộp các ô lại thành một ô lớn hơn. Cách xóa cột dọc trong word này gồm các bước sau: - Bước 1: Chọn các cột bạn muốn xóa trong bảng. Ở đây, tôi chọn cột A. Chọn cột A cần xóa - Bước 2: Trên thanh Ribbon, chọn tab Layout (Bố cục) trong thẻ Table Tools. Chọn tab Layout - Bước 3: Trong nhóm Draw (Vẽ), chọn nút Eraser (Tẩy). - Bước 4: Con trỏ chuột sẽ biến thành một cây tẩy. Bạn có thể kéo con trỏ chuột để xóa các đường viền ngang hoặc dọc trên vùng đã chọn, để tạo ra một ô lớn hơn. Ở đây tôi sẽ viền cả cột A. Dưới đây là kết quả sau khi xóa xong: Cột A mà đã chọn sẽ được xóa khỏi bảng 3. Cách bỏ cột trong word bằng click chuột phải Đây là một cách xóa cột trong word nhanh và tiện lợi mà bạn có thể sử dụng. Cách này không yêu cầu bạn phải vào thanh Ribbon, mà chỉ cần sử dụng chuột phải. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau: - Bước 1: Chọn cột A trong bảng tính. Chọn cột A cần xóa - Bước 2: Nhấn chuột phải vào vùng đã chọn, sau đó chọn Delete Columns (Xóa cột) trong menu. Chọn Delete Columns - Bước 3: Cột A đã chọn sẽ được xóa khỏi bảng. Bạn có thể điều chỉnh kích thước và vị trí của bảng theo ý muốn. Cột A mà đã chọn sẽ được xóa khỏi bảng Đây là 3 cách xóa cột trong word mà bạn có thể áp dụng. Bạn nên lựa chọn cách phù hợp với tình huống và nhu cầu của bạn. Xóa đường viền trong Word Ngoài xóa cột trong word, bạn có thể muốn xóa đường viền của bảng hay các ô trong bảng để tạo ra các hiệu ứng thiết kế khác nhau. Để thực hiện cách xóa cột trong word mà không mất chữ, bạn có thể làm theo các bước sau: - Bước 1: Chọn toàn bộ bảng dữ liệu hoặc một ô/cột mà bạn muốn xóa đường viền. Ở đây tôi sẽ chọn toàn bộ cột C. Chọn toàn bộ cột C - Bước 2: Trên thanh Ribbon, chọn tab Design (Thiết kế) trong nhóm Table Tools (Công cụ bảng). Chọn tab Design (Thiết kế) trong nhóm Table Tools (Công cụ bảng) - Bước 3: Trong nhóm Borders (Đường viền), chọn nút Borders (Đường viền), sau đó chọn No Border (Không đường viền). Chọn No Border - Bước 4: Đường viền của cột C sẽ được xóa như hình dưới đây: >> Xem thêm: 2 Cách xóa Header and Footer trong Word 2016, 2010, 2007, 2003 Cách xóa dòng trong word Tương tự như cách xóa cột trong Word, bạn có thể xóa dòng bằng các phương pháp sau: 1. Cách xóa dòng trong word bằng công cụ Delete Rows Đây là cách xóa hàng trong word giống như cách xóa cột trong word. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau: - Bước 1: Chọn các dòng bạn muốn xóa trong bảng. Ở đây, tôi sẽ chọn dòng số 5. Chọn dòng số 5 - Bước 2: Trên thanh Ribbon, chọn tab Layout (Bố cục) trong nhóm Table Tools (Công cụ bảng). Chọn tab Layout (Bố cục) trong nhóm Table Tools (Công cụ bảng) - Bước 3: Trong nhóm Rows & Columns (Hàng & Cột), chọn nút Delete (Xóa), sau đó chọn Delete Rows (Xóa hàng). Chọn Delete Rows (Xóa hàng) - Bước 4: Dòng 5 sẽ được xóa khỏi bảng. Kết quả của cách xóa hàng trong bảng word như sau: 2. Cách cắt dòng trong word bằng kích chuột phải Đây là một cách xóa dòng trong word nhanh và tiện lợi mà bạn có thể sử dụng. Cách này không yêu cầu bạn phải vào thanh Ribbon, mà chỉ cần sử dụng phím Delete. Cách xóa hàng ngang trong word này như sau: - Bước 1: Chọn dòng mà bạn cần xóa, ở đây tôi sẽ chọn dòng số 5 trong bảng. Chọn dòng số 5 - Bước 2: Nhấn chuột phải > Chọn Delete Cells... Chọn Delete Cells... - Bước 3: Trong hộp thoại Delete Cells, bạn chọn Delete entire row. Nhấn OK. Kết quả của cách xóa 1 hàng trong bảng word như sau: >> Xem thêm: Hướng dẫn 2 cách xóa ô trong Word chuẩn xác nhất Lời kết Trong bài viết này, tôi đã hướng dẫn cho bạn các cách xóa ô, hàng, bảng và cách xóa cột trong word nhanh và đơn giản nhất. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình soạn thảo văn bản trên Word. Trong quá trình thao tác, có vấn đề gì khó khăn, bạn hãy truy cập vào khóa học Word từ cơ bản đến nâng cao để trau dồi thêm kiến thức về Word cũng như các kỹ năng tin học văn phòng cho mình trên Unica nhé. Chúc các bạn thành công!

11797 Lượt xem

Công thức tính giờ làm việc trong excel phổ biến bạn nên biết

Công thức tính giờ làm việc trong excel phổ biến bạn nên biết Excel là một phần mềm hữu ích cho nhiều công việc, trong đó có tính giờ làm việc. Bạn có thể sử dụng excel để tính số giờ làm việc, giờ tăng ca, giờ đi trễ của nhân viên hoặc tính lương theo giờ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tính giờ làm việc trong excel bằng các công thức và hàm phổ biến. Bạn cũng sẽ biết được câu hỏi thường gặp về cách tính thời gian làm việc trong excel. Tính số giờ làm việc trong excel là gì? Tính số giờ làm việc trong excel là cách sử dụng các công thức và hàm để tính ra số giờ mà nhân viên đã làm việc trong một ngày, tuần, tháng hoặc năm. Số giờ làm việc này có thể được sử dụng để tính lương, phụ cấp, tính thưởng hoặc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Tính giờ làm việc để tính lương, phụ cấp, thưởng hoặc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên Cách tính giờ làm việc trong excel Để tính giờ làm việc trong excel, bạn cần có dữ liệu về giờ vào làm và giờ ra về của nhân viên. Bạn cũng cần xác định các yếu tố khác như giờ ăn trưa, giờ tăng ca, giờ đi trễ. Sau đó, bạn có thể áp dụng các cách sau để tính số giờ làm việc: 1. Hàm tính thời gian làm việc trong Excel: Hour Hàm tính giờ công trong excel HOUR trả về số giờ của một thời điểm hoặc khoảng thời gian. Cú pháp của hàm HOUR là: =HOUR(serial_number) Trong đó: - serial_number là một số nguyên hoặc một ô chứa số nguyên, biểu diễn một thời điểm hoặc khoảng thời gian. - Kết quả trả về của hàm HOUR là một số nguyên từ 0 đến 23. Ví dụ: Bạn có dữ liệu về giờ vào và ra của nhân viên như sau: Bạn muốn tính số giờ làm việc của nhân viên A. Bạn có thể thực hiện cách tính tiếng đồng hồ bằng phép toán cách cộng trừ ngày tháng năm như sau: =HOUR(C2-B2) Trong đó: - C2 và B2 là các ô chứa dữ liệu về giờ ra và vào của nhân viên A. - C2-B2 trả về khoảng thời gian từ khi nhân viên A vào đến khi ra. - HOUR(C2-B2) trả về số giờ của khoảng thời gian đó. Nhập công thức tính giờ Kết quả trả về của công thức là 9, tức là nhân viên A làm việc 9 giờ trong ngày. Kết quả tính >>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO" [blog_custom:2] [trial-btn-v4[link=https://unica.vn/order/step1?id=2851&quantity=1][text=ĐĂNG KÝ MUA NGAY][color=#ffffff][width=275px][height=50px][bgcolor=#f26c50][newtab=true]] 2. Cách tính thời gian làm việc của nhân viên trong Excel nhưng không tính giờ ăn trưa Trong nhiều trường hợp, bạn cần tính giờ làm việc không tính giờ ăn trưa của nhân viên. Bạn có thể sử dụng công thức sau để tính giờ làm việc không tính giờ ăn trưa: =HOUR(C2-B2)-D2 Trong đó: - C2 và B2 là các ô chứa dữ liệu về giờ ra và vào của nhân viên. - D2 là ô chứa dữ liệu về số giờ ăn trưa của nhân viên. - HOUR(C2-B2) trả về số giờ làm việc của nhân viên. - HOUR(C2-B2)-D2 trừ đi số giờ ăn trưa để tính số giờ làm việc không tính giờ ăn trưa. Ví dụ: Bạn có dữ liệu về giờ vào, ra và ăn trưa của nhân viên như sau: Bạn muốn tính số giờ làm việc không tính giờ ăn trưa của nhân viên A. Bạn có thể sử dụng công thức sau: =HOUR(C2-B2)-D2 Nhập công thức Kết quả trả về của công thức là 8, tức là nhân viên C làm việc 8 giờ không tính giờ ăn trưa trong ngày. Kết quả tính 3. Công thức tính giờ làm việc trong Excel bằng cách trừ trực tiếp Một cách khác để tính giờ làm việc trong Excel là sử dụng cách trừ trực tiếp các ô chứa dữ liệu về giờ ra và vào. Cách này đơn giản hơn, nhưng bạn cần lưu ý định dạng các ô để hiển thị kết quả chính xác. Bạn có thể sử dụng công thức sau để tính giờ làm việc trong Excel bằng cách trừ trực tiếp: =C2-B2 Trong đó: - C2 và B2 là các ô chứa dữ liệu về giờ ra và vào của nhân viên. - C2-B2 trừ trực tiếp hai ô để tính số giờ làm việc. Ví dụ: Bạn có dữ liệu về giờ vào và ra của nhân viên như sau: Bạn muốn tính số giờ làm việc của nhân viên A. Bạn có thể sử dụng công thức sau: =C2-B2 Nhập công thức tính trực tiếp Kết quả trả về của công thức là 9:00, tức là nhân viên A làm việc 9 giờ trong ngày. Kết quả tính toán Tuy nhiên, bạn cần chú ý định dạng các ô để hiển thị kết quả chính xác. Bạn cần định dạng các ô chứa dữ liệu về giờ vào và ra thành kiểu Thời gian, và các ô chứa kết quả thành kiểu Thời gian hoặc Số. Bạn có thể định dạng các ô bằng cách nhấn chuột phải vào ô, chọn Định dạng ô, và chọn kiểu Thời gian hoặc Số theo ý muốn. Công thức tính giờ tăng ca trong excel Giờ tăng ca là số giờ làm việc vượt quá số giờ quy định của công ty hoặc pháp luật. Giờ tăng ca thường được tính lương cao hơn giờ bình thường hoặc được đổi lấy thời gian nghỉ phép. Để tính giờ tăng ca trong excel, bạn có thể sử dụng các cách sau: 1. Cách 1: Công thức tính số giờ tăng ca trong excel bằng cách lấy giờ ra trừ đi 17h Một cách đơn giản để tính giờ tăng ca trong excel là lấy giờ ra của nhân viên trừ đi mốc thời gian kết thúc giờ bình thường, ví dụ là 17h. Bạn có thể sử dụng công thức sau để tính giờ tăng ca theo cách này: =MAX(0,C2-"17:00") Trong đó: - C2 là ô chứa dữ liệu về giờ ra của nhân viên. - "17:00" là mốc thời gian kết thúc giờ bình thường, bạn có thể thay đổi theo quy định của công ty hoặc pháp luật. - C2-"17:00" trừ hai ô để tính số giờ tăng ca. - MAX(0,C2-"17:00") lấy số lớn hơn giữa 0 và số giờ tăng ca, để loại bỏ trường hợp nhân viên ra sớm hơn 17h. Ví dụ: Bạn có dữ liệu về giờ vào và ra của nhân viên như sau: Bạn muốn tính số giờ tăng ca của nhân viên B. Bạn có thể sử dụng công thức sau: =MAX(0,C3-"17:00") Nhập công thức tính Kết quả trả về của công thức là 1:30, tức là nhân viên B làm việc tăng ca 1 giờ 30 phút trong ngày. Kết quả tính toán 2. Cách 2: Kết hợp các hàm để tính thời gian làm thêm Một cách khác để tính giờ tăng ca trong excel là sử dụng các hàm để xác định thời gian làm thêm của nhân viên. Bạn có thể sử dụng các hàm sau để tính giờ tăng ca theo cách này: =IF(HOUR(X)>=17;ROUND((X-TIME(17;0;0))*24*60;0);0) Trong đó: - X: là giờ ra về của nhân viên - Nếu giờ trong ô X lớn hơn 17 thì kết quả sẽ trả về số phút được làm tròn của thời gian trong ô X trừ đi 17h. Nếu giờ trong ô X nhỏ hơn 17 thì kết quả sẽ trả về là 0. Ví dụ: Bạn có dữ liệu về giờ vào và ra của nhân viên như sau: Yêu cầu: Tính số giờ tăng ca của nhân viên B trong ngày 1/9/2023. Cách dùng hàm if trong excel kết hợp với HOUR, ROUND và TIME như sau: - Bước 1: Nhập công thức vào ô E3=IF(HOUR(D3)>=17;ROUND((D3-TIME(17;0;0))*24*60;0);0). Nhập công thức vào ô E3 - Bước 2: Nhấn Enter sẽ thu được kết quả là 90, tức là nhân viên A làm việc tăng ca 90 phút tức là 1h30 phút trong ngày 1/9/2023. Kết quả tính toán Công thức tính giờ đi trễ về sớm Giờ đi trễ là số giờ mà nhân viên vào làm sau giờ quy định của công ty hoặc pháp luật. Giờ đi trễ thường bị trừ lương hoặc bị phạt theo quy chế của công ty. Cách tính giờ đi trễ trong excel là bạn dùng hàm Max có cú pháp là: =MAX(0,"8:30"-B2) Trong đó: - "8:30" là mốc thời gian bắt đầu giờ bình thường, bạn có thể thay đổi theo quy định của công ty hoặc pháp luật. - B2 là ô chứa dữ liệu về giờ vào của nhân viên. - "8:30"-B2 trừ hai ô để tính số giờ đi trễ. - MAX(0,"8:30"-B2) lấy số lớn hơn giữa 0 và số giờ đi trễ, để loại bỏ trường hợp nhân viên vào sớm hơn 8:30. Ví dụ: Bạn có dữ liệu về giờ vào và ra của nhân viên như sau: Bạn muốn tính số giờ đi trễ của nhân viên B. Bạn có thể sử dụng công thức sau: =MAX(0;B4-$B$2) Nhập công thức Kết quả trả về của công thức là 0:45, tức là nhân viên B đi trễ 45 phút trong ngày. Kết quả tính toán Câu hỏi thường gặp về cách tính thời gian làm việc trong excel Trong phần này, chúng tôi sẽ trả lời một số câu hỏi thường gặp về cách tính thời gian làm việc trong excel. 1. Tính số giờ làm việc trong excel thường sử dụng cho cách tính lương nào? Tính số giờ làm việc trong excel thường sử dụng cho cách tính lương theo giờ. Đây là cách tính lương dựa trên số giờ làm việc của nhân viên, không phụ thuộc vào chất lượng hoặc kết quả công việc. Cách tính lương theo giờ thường được áp dụng cho các công việc đơn giản, lặp đi lặp lại, hoặc có tính linh hoạt cao. Để tính lương theo giờ, bạn cần có dữ liệu về số giờ làm việc và mức lương mỗi giờ của nhân viên. Bạn có thể sử dụng công thức sau để tính lương theo giờ: =E2*F2 Trong đó: - E2 là ô chứa dữ liệu về số giờ làm việc của nhân viên. - F2 là ô chứa dữ liệu về mức lương mỗi giờ của nhân viên. - E2*F2 nhân hai ô để tính lương theo giờ. Ví dụ: Bạn có dữ liệu về số giờ làm việc và mức lương mỗi giờ của nhân viên như sau: Bạn muốn tính lương theo giờ của nhân viên A thì có thể áp dụng cách tính lương theo giờ trong excel như sau: =E2*F2 Nhập công thức tính Kết quả trả về của công thức là 900000, tức là nhân viên A có lương theo giờ là 900000 đồng. Kết quả tính lương 2. Số giờ làm việc tối đa theo tuần đối với người lao động làm theo ca là bao nhiêu? Theo Luật Lao động Việt Nam, số giờ làm việc tối đa theo tuần đối với người lao động làm theo ca là 48 giờ. Điều này có nghĩa là người lao động không được làm việc quá 8 giờ một ngày và quá 48 giờ một tuần, trừ khi có sự thoả thuận khác giữa người sử dụng lao động và người lao động. Ngoài ra, người lao động cũng được quyền nghỉ ít nhất một ngày trong tuần, thường là Chủ nhật. Nếu người lao động phải làm việc vào ngày nghỉ hàng tuần, họ sẽ được hưởng phụ cấp tăng ca hoặc được đổi lấy thời gian nghỉ phép. 3. Ở dữ liệu máy chấm công chỉ có “Giờ vào làm” và “Giờ kết thúc”, sử dụng cách tính số giờ làm việc trong excel được không? Nếu ở dữ liệu máy chấm công chỉ có “Giờ vào làm” và “Giờ kết thúc”, bạn vẫn có thể sử dụng cách tính số giờ làm việc trong excel được. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý một số điểm sau: - Xác định rõ số giờ ăn trưa của nhân viên và trừ đi số giờ này khi tính số giờ làm việc. Bạn có thể sử dụng cách tính giờ làm việc không tính giờ ăn trưa mà chúng tôi đã hướng dẫn ở trên. - Cần xác định rõ mốc thời gian bắt đầu và kết thúc giờ bình thường và so sánh với giờ vào và ra của nhân viên để tính giờ tăng ca hoặc giờ đi trễ. Bạn có thể sử dụng các cách tính giờ tăng ca và giờ đi trễ mà chúng tôi đã hướng dẫn ở trên. - Định dạng các ô chứa dữ liệu về giờ vào và ra thành kiểu Thời gian và các ô chứa kết quả thành kiểu Thời gian hoặc Số. Bạn có thể định dạng các ô bằng cách nhấn chuột phải vào ô, chọn Định dạng ô, chọn kiểu Thời gian hoặc Số theo ý muốn. Sử dụng cách tính giờ chấm công trong excel Trên đây là cách tính giờ làm việc với các trường hợp khác nhau mà Unica đã tổng hợp và chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tính giờ làm việc trong excel. Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu học tập cho học viên Unica cung cấp rất nhiều kiến thức hữu ích khác xoay quanh chủ đề tin học văn phòng khác với các khoá học excel cơ bản đến nâng cao, học Powerpoint từ cơ bản đến nâng cao đang chờ bạn khám phá. Chúc các bạn thành công.

22167 Lượt xem

Bật mí cách căn lề trong word 2016 đơn giản, chi tiết nhất

Bật mí cách căn lề trong word 2016 đơn giản, chi tiết nhất Khi làm việc với Word, bạn có thể tạo ra các tài liệu đẹp mắt và chuyên nghiệp với nhiều kiểu định dạng khác nhau. Một trong những yếu tố quan trọng để tạo ra một tài liệu hoàn chỉnh và chuẩn xác đó là căn lề. Căn lề là khoảng cách giữa nội dung của tài liệu và các mép của trang giấy. Căn lề giúp cho tài liệu trông gọn gàng, dễ đọc và dễ in ấn. Tùy theo mục đích và nội dung của tài liệu, bạn có thể căn lề khác nhau cho các trang giấy, các đoạn văn bản hay các tiêu đề. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách căn lề trong word 2016 đơn giản, chi tiết nhất. Tiêu chuẩn căn lề văn bản chuẩn trong các tài liệu hành chính Trước khi học cách căn lề trong word 2016, bạn cần biết tiêu chuẩn căn lề trong các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính là những văn bản được sử dụng trong công việc của các cơ quan, tổ chức hay cá nhân để giao tiếp, trao đổi hay thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn. Các văn bản hành chính thường có yêu cầu cao về tính chính xác, rõ ràng và trang trọng. Do đó, việc căn lề trong các văn bản hành chính cũng phải tuân theo một số quy định nhất định. Theo Thông tư số 01/2009/TT-BNV ngày 07/01/2009 của Bộ Nội vụ, tiêu chuẩn căn lề trong các văn bản hành chính là như sau: - Khổ giấy: A4 (210 x 297 mm) - Căn lề trên: 20 - 25 mm - Căn lề dưới: 20 - 25 mm - Căn lề trái: 30 - 35 mm - Căn lề phải: 15 - 20 mm Tùy theo loại văn bản hay nội dung cụ thể, bạn có thể điều chỉnh căn lề cho phù hợp, miễn là không quá nhỏ hoặc quá lớn so với tiêu chuẩn trên. Tiêu chuẩn căn lề trong các văn bản hành chính Lưu ý: - Với các phiên bản Word 2007, 2010, 2013, 2019 thao tác căn lề trong Word chuẩn được thực hiện như nhau. >> Xem thêm: Cách xuống dòng trong Word thuận tiện, chính xác Cách đổi đơn vị đo từ Inch sang Centimes Một lưu ý nhỏ cho những bạn dùng Word là trước khi thực hiện thao táccăn lề văn bản hành chính tiêu chuẩn, bạn cần phải đổi đơn vị từ Inch sang cm. Vậy cách làm như thế nào? Mời bạn cùng theo dõi các bước dưới đây nhé: - Bước 1: Vào thẻ Files > Chọn Options. Ví dụ tiêu chuẩn căn lề trong Word - Bước 2: Tại thẻ Advanced các bạn tìm đến mục Display > Chọn đơn vị centimeters như hình bên dưới: Ví dụ tiêu chuẩn căn lề trong Word - Bước 3: Bấm OK. Như vậy, ta đã xong bước thay đổi đơn vị. Tiếp theo chúng ta căn chỉnh lề trong Word theo ý muốn. Hướng dẫn căn lề trong word 2016 Sau khi đã biết tiêu chuẩn căn lề trong các văn bản hành chính, bạn có thể học cách căn lề trong word 2016. Trong phần này, tôi sẽ hướng dẫn cho bạn hai cách căn lề trong word 2016 đơn giản và hiệu quả nhất, bao gồm: 1. Cách căn lề trong word 2016 bằng công cụ Page Setup Đây là cách căn lề trong word 2016 phổ biến và dễ dàng nhất. Bạn chỉ cần làm theo cách căn lề chuẩn trong word sau: - Bước 1: Mở tài liệu Word bạn muốn căn lề. Trên thanh Ribbon, chọn tab Layout (Bố cục). Chọn tab Layout - Bước 2: Trong nhóm Page Setup (Thiết lập trang), chọn nút Margins (Lề), sau đó chọn Custom Margins (Lề tùy chỉnh). Chọn Custom Margins (Lề tùy chỉnh) - Bước 3: Trong hộp thoại Page Setup (Thiết lập trang), bạn có thể nhập hoặc điều chỉnh các giá trị ở thẻ Margins theo ý muốn của mình. Ở đây, tôi sẽ điều chỉnh như sau: Điều chỉnh các giá trị ở thẻ Margins Bạn cũng có thể chọn căn lề cho toàn bộ tài liệu hay cho một phần tài liệu bằng cách chọn tùy chọn trong danh sách Apply to (Áp dụng cho). Chỉnh danh sách Apply to Bạn có thể xem trước kết quả bằng cách chọn nút Print Preview (Xem trước khi in) trong hộp thoại Page Setup (Thiết lập trang). Sau khi xong, bạn nhấn OK để xác nhận. Nhấn OK để xác nhận - Bước 4: Căn lề của tài liệu sẽ được thay đổi theo giá trị bạn đã nhập hoặc điều chỉnh. 2. Cách căn lề chuẩn trong word 2016 2016 bằng công cụ Ruler Đây là một cách căn lề trong word 2016 khác mà bạn có thể sử dụng. Cách này cho phép bạn căn lề word 2016 bằng cách kéo thả các mũi tên trên thanh thước kẻ. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau: - Bước 1: Mở tài liệu Word bạn muốn căn lề. Trên thanh Ribbon, chọn tab View (Xem). Chọn tab View - Bước 2: Trong nhóm Show (Hiển thị), tích chọn vào ô Ruler (Thước kẻ) để hiển thị thanh thước kẻ ở phía trên và bên trái của tài liệu. Chọn vào ô Ruler - Bước 3: Chọn văn bản bạn muốn căn lề. Bạn có thể chọn toàn bộ tài liệu hay một phần tài liệu. Chọn văn bản bạn muốn căn lề - Bước 4: Sử dụng thanh thước kẻ để căn lề bằng cách kéo thả các mũi tên trên thanh thước kẻ. Bạn có thể kéo thả mũi tên hình tam giác để căn lề trái và phải, hoặc kéo thả mũi tên hình vuông để căn lề trên và dưới. Kéo thả chuột để căn lề Cách chọn khổ giấy chuẩn trong Word Ngoài việc thực hiện cách căn chỉnh lề trong word 2016, bạn cũng nên chú ý đến việc chọn khổ giấy chuẩn cho tài liệu của bạn. Khổ giấy là kích thước của trang giấy mà bạn sử dụng để soạn thảo và in ấn tài liệu. Khổ giấy phổ biến nhất hiện nay là khổ A4 (210 x 297 mm). Tuy nhiên, bạn cũng có thể chọn các khổ giấy khác nhau tùy theo mục đích và nội dung của tài liệu, như khổ A3, A5, Letter, Legal… Để chọn khổ giấy chuẩn cho tài liệu trong word 2016, bạn có thể làm theo các bước sau: - Bước 1: Mở tài liệu Word bạn muốn chọn khổ giấy. Trên thanh Ribbon, chọn tab Layout (Bố cục). Chọn tab Layout - Bước 2: Trong nhóm Page Setup (Thiết lập trang), chọn nút Size (Kích thước), sau đó chọn khổ giấy bạn muốn sử dụng trong danh sách. Ở đây, tôi sẽ chọn khổ giấy A4. Chọn khổ giấy A4 Bạn cũng có thể chọn More Paper Sizes (Nhiều kích thước giấy hơn) để nhập hoặc điều chỉnh kích thước giấy tùy ý. Chọn More Paper Sizes để nhập hoặc điều chỉnh kích thước giấy tùy ý - Bước 3: Khổ giấy của tài liệu sẽ được thay đổi theo lựa chọn của bạn. Bạn có thể xem trước kết quả bằng cách chọn nút Print Preview (Xem trước khi in) trong hộp thoại Page Setup (Thiết lập trang). >> Xem thêm: Cách gộp ô trong Word 2016 chi tiết, đơn giản nhất Những lưu ý khi căn lề tiêu chuẩn trong word 2016 Khi căn lề trong word 2016, bạn cũng nên chú ý đến một số điểm sau để tạo ra một tài liệu chất lượng và chuyên nghiệp: 1. Chọn loại căn lề phù hợp Word cung cấp cho bạn nhiều loại căn lề khác nhau như căn lề đều hai bên, căn lề trái, căn lề phải, căn lề giữa, căn lề đối xứng hay căn lề tùy chỉnh. Bạn nên chọn loại căn lề phù hợp với mục đích và nội dung của tài liệu. Ví dụ, nếu bạn muốn tạo ra một tài liệu hành chính hay khoa học, bạn nên sử dụng căn lề đều hai bên để tạo ra một tài liệu cân đối và trang trọng. Nếu bạn muốn tạo ra một tài liệu sáng tạo hay cá nhân, bạn có thể sử dụng các loại căn lề khác để tạo ra các hiệu ứng thiết kế khác nhau. Chọn loại căn lề phù hợp 2. Sử dụng căn lề đều (Justify) một cách cẩn thận Căn lề đều là một loại căn lề phổ biến và được nhiều người sử dụng. Tuy nhiên, bạn cũng nên sử dụng loại căn lề này một cách cẩn thận vì nó có thể gây ra một số vấn đề như: - Khoảng cách giữa các từ không đồng đều, có thể quá rộng hoặc quá hẹp. - Dòng cuối của mỗi đoạn văn bản có thể bị kéo dài hoặc bị rút ngắn quá mức. - Các ký tự có dấu hoặc các ký tự đặc biệt có thể bị sai vị trí hoặc bị mất. Để khắc phục những vấn đề này, bạn có thể làm theo các cách sau: - Sử dụng công cụ Hyphenation (Gạch ngang) trong tab Layout (Bố cục) để chia các từ dài thành các phần ngắn hơn và gạch ngang ở cuối dòng. - Sử dụng công cụ Show/Hide (Hiển thị/Ẩn) trong tab Home (Trang chủ) để xem các ký tự ẩn như khoảng trắng, tab, xuống dòng… và xóa bỏ các ký tự không cần thiết. - Sử dụng công cụ Font (Phông chữ) trong tab Home (Trang chủ) để điều chỉnh kích thước, kiểu hay khoảng cách của các ký tự. 3. Kiểm tra và điều chỉnh độ rộng của căn lề Khi căn lề trong word 2016, bạn cũng nên kiểm tra và điều chỉnh độ rộng của căn lề sao cho phù hợp với khổ giấy, nội dung và mục đích của tài liệu. Bạn cần tránh để căn lề quá rộng hoặc quá hẹp, vì nó có thể gây ra một số hậu quả như: - Căn lề quá rộng sẽ làm giảm diện tích của nội dung, khiến cho tài liệu trông thưa thớt và không đầy đủ. - Căn lề quá hẹp sẽ làm tăng diện tích của nội dung, khiến cho tài liệu trông chật chội và khó đọc. - Căn lề không phù hợp với khổ giấy sẽ làm mất đi sự cân đối và thẩm mỹ của tài liệu, cũng như gây khó khăn khi in ấn hay xuất PDF. Kiểm tra và điều chỉnh độ rộng của căn lề 4. Sử dụng căn lề lớn cho tiêu đề và chú thích Một lưu ý nữa khi căn lề trong word 2016 là bạn nên sử dụng căn lề lớn cho tiêu đề và chú thích của tài liệu. Căn lề lớn sẽ giúp cho tiêu đề và chú thích nổi bật hơn, dễ nhận biết hơn và tránh bị nhầm lẫn với nội dung chính của tài liệu. Bạn có thể sử dụng công cụ Paragraph (Đoạn văn) để thiết lập khoảng cách trước và sau cho tiêu đề và chú thích, hoặc sử dụng công cụ Styles (Kiểu) để áp dụng các kiểu định sẵn cho tiêu đề và chú thích. 5. Chú ý đến căn lề trái và phải cho các đoạn văn bản Một lưu ý cuối cùng khi căn lề trong word 2016 là bạn nên chú ý đến căn lề trái và phải cho các đoạn văn bản trong tài liệu. Căn lề trái và phải sẽ ảnh hưởng đến sự liên kết, logic và mạch lạc của các đoạn văn bản. Bạn có thể sử dụng các loại căn lề khác nhau cho các đoạn văn bản, như: - Căn lề trái: Đây là loại căn lề mặc định trong word 2016, khi các dòng văn bản được căn thẳng hàng với mép trái của trang giấy, còn mép phải được để tự do. Loại căn lề này thường được sử dụng cho các văn bản thông thường, không quá chính thức hay nghiêm túc. - Căn lề phải: Đây là loại căn lề ngược lại với căn lề trái, khi các dòng văn bản được căn thẳng hàng với mép phải của trang giấy, còn mép trái được để tự do. Loại căn lề này ít được sử dụng hơn, chỉ dành cho một số loại văn bản đặc biệt hay mang tính nghệ thuật. - Căn giữa: Đây là loại căn lề khi các dòng văn bản được căn ở giữa trang giấy, tạo ra khoảng cách bằng nhau giữa mép trái và mép phải. Loại căn lề này thường được sử dụng cho các tiêu đề, đầu mục, bảng biểu hay hình ảnh. - Căn lề đều: Đây là loại căn lề khi các dòng văn bản được căn thẳng hàng với cả mép trái và mép phải của trang giấy, tạo ra một khối văn bản đều đặn và chặt chẽ. Loại căn lề này thường được sử dụng cho các văn bản chính thức, nghiêm túc hay mang tính học thuật. Chú ý đến căn lề trái và phải cho các đoạn văn bản Xem lề trước khi in được không? Một câu hỏi thường gặp khi căn lề trong word 2016 là bạn có thể xem lề trước khi in được không? Câu trả lời là CÓ, bạn có thể xem lề trước khi in để kiểm tra và điều chỉnh nếu cần. Để xem lề trước khi in trong word 2016, bạn có thể làm theo các bước sau: - Bước 1: Trên thanh Ribbon, chọn tab File (Tệp). Chọn tab File - Bước 2: Trong menu File (Tệp), chọn Print (In). Chọn Print - Bước 3: Trong cửa sổ Print (In), bạn có thể xem trước kết quả in của tài liệu, bao gồm cả căn lề, trong khung Print Preview (Xem trước khi in). Bạn có thể phóng to, thu nhỏ, xoay hay di chuyển tài liệu để xem chi tiết hơn. Xem trước kết quả in của tài liệu, bao gồm cả căn lề, trong khung Print Preview - Bước 4: Nếu bạn muốn thay đổi căn lề, bạn có thể nhấn nút Page Setup (Thiết lập trang) ở góc dưới bên trái của khung Print Preview (Xem trước khi in). Tùy chỉnh ở Page Setup Bạn sẽ được mở hộp thoại Page Setup (Thiết lập trang), tương tự như cách căn lề trong word 2016 bằng công cụ Page Setup (Thiết lập trang) đã hướng dẫn ở trên. Sau khi nhập hoặc điều chỉnh các giá trị của căn lề, bạn nhấn OK để xác nhận. Kết quả in của tài liệu sẽ được cập nhật theo căn lề mới. Lời kết Trong bài viết này, Unica đã hướng dẫn cho bạn cách căn lề trong word 2016 đơn giản, chi tiết nhất. Tôi cũng đã giới thiệu cho bạn tiêu chuẩn căn lề trong các văn bản hành chính, cũng như những lưu ý khi căn lề trong word 2016. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình soạn thảo văn bản trên Word. Mời bạn đọc quan tâm chủ đề tin học văn phòng cùng những chủ đề hot khác tham khảo thêm những khoá học Word mới tại Unica! Cảm ơn các bạn đã theo dõi!

11592 Lượt xem

9 cách làm tròn số trong Excel đơn giản và chi tiết nhất

9 cách làm tròn số trong Excel đơn giản và chi tiết nhất Nhắc đến cách làm tròn số trong excel đa phần mọi người đều nghĩ ngay đến cách làm tròn số bằng cách chỉnh sửa Number Format. Tuy nhiên nếu chỉ biết một cách làm tròn lên trong excel như vậy thôi thì quả thật là một thiếu sót. Trong nội dung bài viết hôm nay, Unica sẽ chia sẻ đến bạn 9 lệnh làm tròn số trong excel. Các công thức này sẽ giúp bạn là tròn tăng, giảm, làm tròn số nguyên, phân số hoặc bội số,... một cách nhanh chóng và cực kỳ hiệu quả, cùng khám phá nhé. 1. Làm tròn số bằng cách thêm định dạng số Làm tròn số bằng cách thêm định dạng số là công thức làm tròn lên trong excel đơn giản và dễ thực hiện nhất. Sau đây là chi tiết các bước thực hiện cho bạn tham khảo: Bước 1: Bạn hãy chọn ô hoặc cột số bạn muốn làm tròn số. Sau đó trên thanh công cụ chọn General. Chọn General trên thanh công cụ Bước 2: Nhấp vào ô mũi tên trỏ xuống và chọn tiếp "More Number Formats..." Chọn More Number Formats Bước 3: Khi bảng tùy chỉnh hiển thị bạn hãy chọn định dạng đơn vị theo nhu cầu sử dụng. Ở đây mình sẽ chọn số cơ bản là "Number". Ở mục "Decimal places", bạn hãy tùy chỉnh số lượng số thập phân mà bạn muốn hiển thị. Ở đây mình sẽ chọn là "2". Có nghĩa là số chữ số thập phân hiển thị sau dấu "." là 2. Bên cạnh đó, để dãy số của bạn dễ đọc hơn, bạn có thể tick chọn "Use 1000 Separator (,)". Và chọn định dạng số theo mẫu gợi ý bên dưới. Điều chỉnh để làm tròn số trong excel >>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO" [blog_custom:2] [trial-btn-v4[link=https://unica.vn/order/step1?id=2851&quantity=1][text=ĐĂNG KÝ MUA NGAY][color=#ffffff][width=275px][height=50px][bgcolor=#f26c50][newtab=true]] 2. Cách làm tròn số trong excel bằng hàm ROUNDUP Hàm ROUNDUP được gọi là hàm làm tròn số lên. Có nghĩa là khi bạn dùng hàm roundup, kết quả mà excel hiển thị sẽ có giá trị lớn hơn giá trị gốc. Lệnh làm tròn lên trong excel như sau: = ROUNDUP(number,num_digits) Trong đó: - Number: chính là số hoặc ô số chứa dữ liệu mà bạn muốn làm tròn. - Num_digits: là số thứ tự của chữ số mà bạn muốn làm tròn tính từ dấu phẩy phân số. Lưu ý: Num_digits luôn là số nguyên. Trong quá trình sử dụng hàm ROUNDUP chúng ta sẽ có 3 trường hợp sau đây: - Trường hợp 1: Nếu bạn chọn num_digits là "0" thì excel sẽ làm tròn đến số nguyên gần nhất theo nguyên tắc làm tròn thông thường. Trường hợp chọn num_digits là "0" - Trường hợp 2: Nếu num_digits là số n (n > 0) thì số được làm tròn sẽ là số thập phân đứng ở vị trí thứ n sau dấu phẩy theo nguyên tắc làm tròn thông thường. Trường hợp nếu chọn num_digits là số n - Trường hợp 3: Nếu num_digits là số n (n < 0) thì số được làm tròn sẽ là nguyên ở vị trí thứ n phía trước dấu phẩy theo nguyên tắc làm tròn thông thường. Trường hợp nếu chọn num_digits là số n (n < 0) 3. Sử dụng Hàm làm tròn số bằng hàm ROUNDDOWN Hàm Rounddown được gọi là hàm làm tròn số xuống. Có nghĩa là khi bạn dùng hàm roundup, kết quả mà excel hiển thị sẽ có giá trị nhỏ hơn giá trị gốc. Cú pháp sử dụng hàm Rounddown như sau: = ROUNDDOWN(number,num_digits) Trong đó: - Number: chính là số hoặc ô số chứa dữ liệu mà bạn muốn làm tròn. - Num_digits: là số thứ tự của chữ số mà bạn muốn làm tròn tính từ dấu phẩy phân số. Lưu ý: Num_digits luôn là số nguyên. Cách làm tròn xuống trong excel có 3 trường hợp sau đây: - Trường hợp 1: Nếu bạn chọn num_digits là "0" thì excel sẽ làm tròn đến số nguyên nhỏ hơn liền kề theo nguyên tắc làm tròn thông thường. Trường hợp khi chọn num_digits là "0" - Trường hợp 2: Nếu num_digits là số n (n > 0) thì số được làm tròn sẽ là số thập phân đứng ở vị trí thứ n sau dấu phẩy, theo nguyên tắc làm tròn xuống. Trường hợp khi chọn num_digits là số n (n > 0) - Trường hợp 3: Nếu num_digits là số n (n < 0) thì số được làm tròn sẽ là nguyên ở vị trí thứ n phía trước dấu phẩy, theo nguyên tắc làm tròn xuống. Trường hợp khi chọn num_digits là số n (n < 0) 4. Cách dùng hàm round làm tròn Hàm Round là hàm làm tròn số trong excel đến số gần nhất theo công thức đã xác định và theo nguyên tắc số học thông thường. Có nghĩa là những giá trị sau dấu phân số bằng 5 sẽ được giữ nguyên là 5. Giá trị sau dấu phân số bé hơn 5 sẽ được làm tròn thành số nhỏ hơn liền kề. Và giá trị sau dấu phân số lớn hơn 5 sẽ được làm tròn thành số lớn hơn liền kề. Cách làm tròn số nguyên bằng hàm round trong excel như sau: =ROUND(number,num_digits) Trong đó: - Number: chính là số hoặc ô số chứa dữ liệu mà bạn muốn làm tròn. - Num_digits: là số thứ tự (vị trí) của chữ số mà bạn muốn làm tròn tính từ dấu phẩy Lưu ý: Num_digits luôn là số nguyên. Dưới đây là ví dụ minh họa Ví dụ cách làm tròn số trong excel 5. Cách làm tròn đến bội số của số khác bằng hàm MRound Hàm Mround là hàm giúp bạn làm tròn đến bội số của một số yêu cầu. Lúc này kết quả hiển thị sẽ là bội số gần nhất của số mà bạn yêu cầu. Công thức sẽ được áp dụng như sau: =MROUND(Number,Num_digits) Sau đây là ví dụ giúp bạn dễ hiểu hơn: - Ví dụ 1: Nếu bạn muốn làm tròn số 16.787 thành bội số của 5 thì công thức áp dụng sẽ là =Round(16.787,5), kết quả hiển thị sẽ là 15. - Ví dụ 2: Nếu bạn muốn làm tròn số 18.787 thành bội số của 5 thì công thức áp dụng sẽ là =Round(18.787,5), kết quả hiển thị sẽ là 20. Cách làm tròn đến bội số của số khác bằng hàm MRound 6. Cách làm tròn với hàm ODD Khi bạn sử dụng hàm ODD để làm tròn số trong excel kết quả thu về sẽ là số nguyên lẻ gần nhất. Lúc này sẽ có 2 trường hợp: - Trường hợp 1: Số cần làm tròn lớn hơn 0 thì kết quả thu về sẽ là số nguyên dương lẻ gần nhất và lớn hơn giá trị gốc. - Trường hợp 2: Số cần làm tròn nhỏ hơn 0 thì kết quả thu về sẽ là số nguyên âm lẻ gần nhất và nhỏ hơn giá trị gốc. Công thức áp dụng như sau: =ODD(Number) Trong đó, number có thể là một số cụ thể hoặc ô chứa số bạn muốn làm trong trong bảng excel. Dưới đây là ví dụ minh họa cụ thể: Cách làm tròn với hàm ODD 7. Cách làm tròn số trong excel bằng hàm EVEN EVEN là hàm dùng để làm tròn giá trị gốc thành số nguyên chẵn gần giá trị gốc nhất. Khi bạn sử dụng hàm EVEN có 2 trường hợp: - Trường hợp 1: Số cần làm tròn lớn hơn 0 thì kết quả thu về sẽ là số nguyên dương chẵn gần nhất và lớn hơn giá trị gốc. - Trường hợp 2: Số cần làm tròn nhỏ hơn 0 thì kết quả thu về sẽ là số nguyên âm chẵn gần nhất và nhỏ hơn giá trị gốc. Công thức áp dụng cách làm tròn số trong excel như sau: =EVEN(Number) Trong đó, number có thể là một số cụ thể hoặc ô chứa số bạn muốn làm trong trong bảng excel. Dưới đây là ví dụ minh họa cụ thể: Cách làm tròn số trong excel bằng hàm EVEN 8. Hàm làm tròn excel CEILING; FLOOR Hàm Floor và hàm Ceiling có tính năng làm tròn giá trị gốc thành bội số gần nhất của một giá trị cụ thể (significance). Công thức áp dụng như sau: = CEILING(Số cần làm tròn significance) = FLOOR(số cần làm tròn, significance) Lưu ý: significance phải là một số có giá trị lớn hơn 0. Điểm khác biệt giữa Floor và Ceiling là Floor sẽ làm tròn giá trị gốc theo nguyên tắc giảm. Còn Ceiling sẽ làm tròn giá trị gốc theo nguyên tắc tăng. Ví dụ cụ thể sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng 2 hàm này. Chúng ta sẽ lấy số cần làm tròn là 24.567 và significance là 0.25. - Khi sử dụng hàm Floor, kết quả làm tròn sẽ 24.5. Lúc này kết quả sẽ là 24.5, giá trị này là bội số của 0.25 và nhỏ hơn giá trị gốc. - Khi sử dụng hàm Ceiling, kết quả sẽ là 24.75, giá trị này là bội số của 0.25 và lớn hơn giá trị gốc. Dưới đây là ví dụ minh họa cụ thể: Hàm làm tròn excel CEILING, FLOOR 9. Hàm làm tròn số trong excel INT, TRUNC Hàm TRUNC và Trunc cũng là một trong các cách làm tròn số trong excel được sử dụng phổ biến. Trong đó Hàm INT trong Excel được biết đến là hàm có công năng làm tròn một giá trị thành một số nguyên Công thức áp dụng là: =INT(number). Hàm TRUNC được sử dụng để cắt bỏ phần thập phân không làm tròn hoặc có làm tròn với công thức: =TRUNC(number [, num_digits]). Trong đó có 3 trường hợp cần lưu ý sau đây. - Khi num_digits > 0: Nếu number là một số thập phân, thì num_digits sẽ là tổng số các con số trong phần thập phân mà bạn muốn giữ lại sau dấu phẩy. - Khi num_digits = 0 hoặc không nhập thì hàm TRUNC lúc này sẽ cắt bỏ toàn bộ phần thập phân của số và không làm tròn theo nguyên tắc toán học thông thường. - Khi num_digits < 0: Hàm TRUNC sẽ làm tròn giá trị thành một số nguyên có thể chia hết cho 10. Dưới đây là ví dụ minh họa cụ thể: Hàm làm tròn số trong excel INT, TRUNC 10. Kết luận Trên đây 9 cách làm tròn số trong excel nằm trong chuỗi bài học Excel online do Unica tổ chức. Hy vọng rằng nội dung chia sẻ trong bài viết này đã giúp bạn biết thêm nhiều công thức hữu ích trong excel. Hãy thường xuyên theo dõi trang web của chúng tôi để biết thêm nhiều bí quyết hay trong excel nhé. Chúc các bạn có một buổi học hiệu quả! Unica gợi ý cho bạn: Khóa học "Làm chủ excel qua 100+ chuyên đề từ cơ bản đến nâng cao" XEM TRỌN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY

13403 Lượt xem

Cách tìm và thay thế trong word nhanh chóng bạn nên biết

Cách tìm và thay thế trong word nhanh chóng bạn nên biết Bạn có thể dùng word để viết các loại văn bản khác nhau, từ bài luận, báo cáo, đơn xin, đến tiểu luận, luận văn. Trong quá trình soạn thảo, bạn có thể cần tìm và thay thế một số từ hoặc cụm từ trong văn bản để sửa lỗi chính tả, đồng nhất thuật ngữ hay thay đổi nội dung. Word cung cấp cho bạn một công cụ hỗ trợ tìm và thay thế rất tiện lợi và nhanh chóng. Chính vì lý do này, bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách tìm và thay thế trong word và những lợi ích của nó. Lợi ích của việc tìm và thay thế trong word Cách thay thế chữ trong word đem lại rất nhiều lợi ích cho người dùng. Một trong số đó là: 1. Tìm tất cả các từ giống nhau một cách nhanh chóng Bạn có thể dùng cách tìm kiếm từ trong word để tìm ra tất cả các vị trí xuất hiện của một từ hoặc cụm từ trong văn bản chỉ bằng một cú nhấp chuột. Điều này giúp bạn kiểm tra được số lần sử dụng của một từ, tránh lặp lại hoặc thiếu sót. Tìm kiếm và thay thế trong Excel >> Xem thêm: 2 Đánh dấu tích vào ô vuông trong Word nhanh chóng 2. Đếm số lần xuất hiện của một từ nào đó trong văn bản Khi bạn thực hiện cách tìm kiếm thay thế trong word, word sẽ hiển thị cho bạn số lần xuất hiện của nó ở góc dưới bên trái màn hình. Điều này giúp bạn biết được tần suất sử dụng của một từ, đánh giá được mức độ quan trọng hoặc phổ biến của nó trong văn bản. 3. Thay thế các từ giống nhau bằng một từ khác chỉ trong 1 lần Bạn có thể dùng công cụ thay thế của word để thay đổi một từ hoặc cụm từ bằng một từ hoặc cụm từ khác trong toàn bộ văn bản chỉ bằng một cú nhấp chuột. Điều này giúp bạn tiết kiệm được thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo được tính nhất quán và chính xác của văn bản. Thay thế các từ giống nhau bằng một từ khác chỉ trong 1 lần Hướng dẫn cách tìm kiếm trong word Để tìm kiếm một cụm từ trong word, bạn có thể làm theo các bước sau: - Bước 1: Mở word và chọn văn bản bạn muốn tìm kiếm. - Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại Tìm kiếm. Hoặc bạn thẻ Home, chọn Find trong hộp Editing. Mở hộp thoại Tìm kiếm - Bước 3: Nhập cụm từ bạn muốn tìm vào ô Tìm kiếm ở góc trên bên phải hộp thoại. Ở đây, tôi sẽ nhập từ “excel”. Nhập từ khóa cần tìm - Bước 4: Nhấn Enter hoặc nhấp vào nút Tìm tiếp theo để tìm kiếm cụm từ. Word sẽ đánh dấu các vị trí xuất hiện của cụm từ “excel” bằng màu vàng. Bạn có thể nhấp vào các nút Mũi tên lên xuống để di chuyển đến các vị trí khác nhau. Nhấp vào các nút Mũi tên lên xuống để di chuyển đến các vị trí khác nhau - Bước 5: Để đóng hộp thoại Tìm kiếm, bạn có thể nhấn Esc hoặc nhấp vào dấu x để đóng ở góc trên bên phải hộp thoại. Nhấn dấu x để thoát khỏi hộp thoại Hướng dẫn cách tìm và thay thế trong word Cách tìm và thay thế trong word vô cùng đơn giản, bạn có thể thực hiện theo các bước sau: - Bước 1: Mở word và chọn văn bản bạn muốn thực hiện cách thay thế từ trong word. - Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Thay thế. Hoặc bạn thẻ Home, chọn Replace trong hộp Editing. Mở hộp thoại thay thế - Bước 3: Khi hộp thoại Find and Replace hiện ra, bạn thực hiện hai thao tác: + Điền từ cần tìm vào ô Find What + Điền từ cần thay thế vào ô Replace With Ở đây, tôi sẽ điền “SPELLNUMBER” vào Find What và điền "hàm SPELLNUMBER" vào Replace With. Điền ô Find What và Replace With - Bước 4: Nhấp vào nút Replace để thực hiện lệnh thay thế trong word dành cho từ hoặc cụm từ hiện tại bằng từ hoặc cụm từ mới. Hoặc nhấp vào nút Replace all để thay thế tất cả các từ hoặc cụm từ giống nhau trong văn bản bằng từ hoặc cụm từ mới. Chọn Replace hoặc Replace all - Bước 5: Để đóng hộp thoại Find and Replace, bạn có thể nhấn vào dấu x trên hộp thoại hoặc nhấp vào nút Cancel. Đóng hộp thoại Cách tìm và thay thế trong word nâng cao Ngoài cách tìm kiếm và thay thế trong word đơn giản, word còn cho phép bạn tìm và thay thế theo một số tiêu chí nâng cao. Để sử dụng phần nâng cao này, bạn thực hiện các bước sau: - Bước 1: Mở word và chọn văn bản bạn muốn tìm và thay thế. - Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Thay thế. Hoặc bạn thẻ Home, chọn Replace trong hộp Editing. Mở hộp thoại thay thế - Bước 3: Khi hộp thoại Find and Replace hiện ra, bạn thực hiện hai thao tác: + Điền từ cần tìm vào ô Find What + Điền từ cần thay thế vào ô Replace With Ở đây, tôi sẽ điền “SPELLNUMBER” vào Find What và điền hàm SPELLNUMBER vào Replace With. Điền ô Find What và Replace With - Bước 4: Nhấn chuột vào nút More, bạn sẽ thấy các tùy chọn nâng cao như sau: + Search: Bao gồm 3 tuỳ chọn nhỏ gồm: * All: Thao tác với tất cả các từ trong văn bản. * Up: Thao tác với các từ phía trên con trỏ văn bản. * Down: Thao tác với các từ phía dưới con trỏ văn bản. + Match case: Kiểm tra khớp từ với việc phân biệt chữ cái viết hoa và thường. + Use wildcards: Sử dụng các ký tự đại diện để tìm kiếm. Ví dụ bạn tìm kiếm với các ký tự là “tr*”, kết quả trả về sẽ có thể gồm: trắng, trên, trà, trăng,... + Sounds Like: Tìm kiếm các từ có phát âm giống nhau về ngữ âm (chỉ nên sử dụng với các từ tiếng Anh). + Find All Word Forms: Tìm kiếm tất cả các dạng từ (các danh, động từ tiếng Anh). + Match prefix: Tìm các từ, cụm từ có chung tiền tố. + Match suffix: Tìm các từ, cụm từ có chung hậu tố. + Ignore punctuation characters: Bỏ qua những ký tự là dấu câu. + Ignore white-space characters: Bỏ qua những ký tự là khoảng trắng. + Format: Tìm kiếm theo font chữ hoặc những đoạn văn có căn chỉnh và format cụ thể. Nhấn chuột vào nút More để mở tùy chọn nâng cao Tùy vào mục đích và nhu cầu cá nhân mà bạn sẽ chọn tùy chọn phù hợp theo gợi ý bên trên của chúng tôi. Tạm kết Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu cho bạn cách tìm và thay thế trong word nhanh chóng và hiệu quả. Bạn đã biết được những lợi ích của việc tìm và thay thế trong word, cũng như cách sử dụng các ký tự đại diện và ký tự đặc biệt để tìm kiếm theo mẫu. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình soạn thảo văn bản word. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm các khóa học Word của Unica. Tại đây, giảng viên của chúng tôi sẽ đem tới những bài giảng chất lượng và hấp dẫn nhất. Chúc các bạn thành công. >> Xem thêm: - Cách dùng chức năng Replace trong Word chi tiết nhất - Học tin học văn phòng trọn đời từ 199k

11815 Lượt xem

Cách in full khổ giấy a4 trong word trên tất cả các phiên bản

Cách in full khổ giấy a4 trong word trên tất cả các phiên bản Word là một phần mềm soạn thảo văn bản rất phổ biến và được nhiều người sử dụng. Tuy nhiên, khi in văn bản từ word, bạn có thể gặp phải một số vấn đề như không in được hết khổ giấy A4, bị mất chữ hay mất góc, hoặc không in được đúng định dạng mong muốn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách in full khổ giấy a4 trong word trên tất cả các phiên bản, cũng như những lợi ích của việc làm như vậy. Ngoài ra, Unica cũng sẽ chỉ cho bạn cách khắc phục những lỗi thường xảy ra khi in hết khổ giấy A4 trong word. Hướng dẫn cách định dạng khổ giấy a4 trong word cũng như cách trình bày Lợi ích của việc in hết khổ giấy A4 trong Word Việc in hết khổ giấy A4 trong word có nhiều lợi ích, chẳng hạn như tiết kiệm giấy và mực in, in toàn bộ nội dung trên 1 trang giấy và tạo sự chuyên nghiệp cho chính bản in. Chi tiết của cách in a4 này như sau: 1. Tiết kiệm được giấy và mực khi in. Khi thực hiện cách in full khổ giấy a4 trong word, bạn sẽ không bị lãng phí giấy và mực do không để lại khoảng trống ở các mép của giấy. Bạn có thể in được nhiều nội dung hơn trên một tờ giấy và cũng giảm được chi phí cho việc in ấn. 2. Có thể in được tất cả nội dung 1 cách rõ ràng mà không bị mất chữ hay mất góc. Việc in vừa khổ a4 trong word sẽ đảm bảo được rằng tất cả nội dung của văn bản sẽ được hiển thị đầy đủ và rõ ràng trên giấy. Bạn sẽ không gặp phải tình trạng bị mất chữ hay mất góc do không khớp với kích thước của giấy. Bạn cũng sẽ không phải lo lắng về việc điều chỉnh lại kích thước hay căn lề của văn bản khi in. Khổ giấy Letter và khổ A4 trong công cụ Word 3. Tạo được sự chuyên nghiệp khi in ấn các văn bản. Khi thực hiện cách in full khổ giấy a4 trong word, bạn sẽ tạo được sự chuyên nghiệp và đẹp mắt cho các văn bản của bạn. Bạn sẽ không để lại ấn tượng xấu cho người nhận hoặc người đọc văn bản do có những khoảng trống hay lỗi khi in. Bạn cũng sẽ thể hiện được sự tôn trọng và quan tâm đến nội dung cũng như hình thức của văn bản. >> Xem thêm: Cách in 2 mặt trong word 2007, 2010, 2013, 2016 Cách chỉnh cỡ giấy A4 cho file Word trước khi in Trước khi in hết khổ giấy A4 trong word, bạn cần phải chỉnh cỡ giấy A4 cho file word của bạn. Cách làm này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng kích thước của văn bản sẽ phù hợp với kích thước của giấy khi in. Để chỉnh cỡ giấy A4 cho file word, bạn có thể làm theo các bước sau: - Bước 1: Mở file word bạn muốn in hết khổ giấy A4. - Bước 2: Nhấn vào tab Layout trên thanh công cụ. Chọn tab Layout - Bước 3: Nhấn vào nút Size ở mục Page Setup. Nhấn vào nút Size - Bước 4: Chọn A4 trong danh sách các kích thước giấy. Chọn A4 Căn lề trước khi in ra giấy A4 Trước khi thực hiện cách in full khổ giấy a4 trong word, bạn cần căn lề bằng cách dùng nút lệnh Page Setup hoặc dùng công cụ Ruler. Cách căn lề chi tiết như sau: 1. Cách căn chỉnh in trong 1 trang word bằng Page Setup - Bước 1: Mở file Word cần in. Sau đó, bạn chọn thẻ Layout (Page Layout) trên thanh công cụ. Chọn tab Layout - Bước 2: Ở mục Page Setup, nhấn vào mũi tên chéo xuống như hình dưới đây: Nhấn vào mũi tên chéo xuống - Bước 3: Khi hộp thoại Page Setup hiện lên, bạn chọn thẻ Margins (Căn lề). Chọn thẻ Margins - Bước 4: Ở phần Margins, bạn cần thiết lập các mục Top, Left, Bottom, Right, Gutter về 0 cm. - Bước 5: Chọn thẻ Paper. Chọn thẻ Paper - Bước 6: Ở trong hộp thoại Paper size > Nhấn vào mũi tên xổ xuống và chọn A4. Chọn A4 2. Căn lề trước khi in bằng thanh Thước (Ruler) Ưu điểm của cách chỉnh trang in trong word này là nhanh, không mất nhiều thời gian thực hiện. Còn nhược điểm là dễ mắc lỗi trên các thanh thước. Cách thực hiện căn lề bằng Ruler như sau: - Bước 1: Mở file Word cần in. Sau đó, bạn chọn thẻ Layout (Page Layout) trên thanh công cụ. Chọn tab Layout - Bước 2: Chọn Size ở mục Page Setup. Chọn Size - Bước 3: Chọn A4 trong danh sách các kích thước giấy. Chọn A4 - Bước 4: Nhấn tổ hợp phím Alt + W rồi nhấn R để thanh thước trong Word hiện ra. Nhấn tổ hợp phím Alt + W rồi nhấn R để lấy thanh thước ra - Bước 5: Bôi đen toàn bộ văn bản cần in ra giấy A4. Bôi đen toàn bộ văn bản cần in - Bước 6: Kéo thanh thước sang bên phải đến khi hết trang giấy. Kéo thanh thước sang bên phải - Bước 7: Kéo thanh thước sang bên trái đến khi hết trang giấy. Kéo thanh thước sang bên trái - Bước 8: Hoàn thành xong các bước bạn chỉ cần vào thẻ File rồi chọn In (Print). Cách in full khổ giấy a4 trong word Sau khi đã chỉnh cỡ giấy A4 cho file word, bạn có thể thực hiện cách in vừa khổ giấy a4 trong word theo các bước sau: Bước 1: Mở file word bạn muốn in hết khổ giấy A4. Bước 2: Chọn thẻ Layout (Page Layout) trên thanh công cụ. Chọn tab Layout Bước 3: Nhấn vào mũi tên chéo xuống ở mục Page Setup. Nhấn vào mũi tên chéo xuống Bước 4: Trong hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Paper. Chọn thẻ Paper Bước 5: Ở mục Paper size, bạn chọn kích thước giấy a4. Chọn A4 Bước 6: Ở mục Margins > Thực hiện căn lề theo tỷ lệ chuẩn như sau: + Top (Căn lề trên): 2cm – 2,5cm. + Bottom (Căn lề dưới): 2cm – 2,5cm. + Left (Căn lề trái): 3cm – 3,5cm. + Right (Căn lề phải): 1,5cm – 2cm. Căn lề theo tỷ lệ Bước 7: Chọn thẻ File > Chọn mục Print > Chọn In (Print) là in vừa 1 trang trong word. Những lỗi thường xảy ra khi in vừa trang trong word và cách khắc phục Khi thực hiện cách in full khổ giấy a4 trong word, bạn có thể gặp phải một số lỗi như: 1. Lỗi nhấn Print nhưng chỉ lưu chứ không in Đây là một lỗi phổ biến khi bạn sử dụng máy in mạng hoặc máy in không dây. Nguyên nhân có thể là do máy in không được kết nối với máy tính của bạn, hoặc do word không nhận diện được máy in. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể thử các cách sau: - Kiểm tra lại kết nối của máy in với máy tính, đảm bảo rằng máy in được bật và có địa chỉ IP hợp lệ. - Cập nhật driver mới nhất cho máy in từ trang web của nhà sản xuất. - Xóa và cài lại máy in trên máy tính của bạn, theo các bước sau: + Mở Control Panel và chọn Devices and Printers. + Chuột phải vào máy in mà bạn muốn xóa và chọn Remove device. + Nhấn vào nút Add a printer và làm theo hướng dẫn để cài lại máy in. Lỗi nhấn Print nhưng chỉ lưu chứ không in 2. Lỗi thanh Ruler không đúng với mặc định khi thực hiện cách in giấy a4 Khi thực hiện cách in hết khổ giấy a4 trong word, đôi khi thanh Ruler không giống như mặc định. Để khắc phục lỗi này, bạn cần thiết lập lại thanh Ruler như sau: - Bước 1: Nhấp 2 lần chuột trái vào tab đã tạo trên Thước (Ruler). - Bước 2: Nhấn vào Clear All > Nhấn OK. Thiết lập lại thanh Ruler 3. Lỗi tiêu đề không lặp lại ở các trang khi in Đây là một lỗi do word không in lại tiêu đề của bảng hoặc đoạn văn bản ở các trang tiếp theo. Nguyên nhân có thể là do word không được cài đặt tính năng Repeat Header Rows hoặc Repeat as Header Row at the top of each page. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể thử các cách sau: 3.1. Cách 1: In lại tiêu đề của bảng ở các trang tiếp theo Nếu bạn muốn in lại tiêu đề của bảng ở các trang tiếp theo, bạn có thể làm theo các bước sau: - Bước 1: Chọn hàng chứa tiêu đề của bảng. - Bước 2: Nhấn vào tab Layout trên thanh công cụ của bảng. - Bước 3: Nhấn vào nút Repeat Header Rows. In lại tiêu đề của bảng ở các trang tiếp theo 3.2. Cách 2: In lại tiêu đề của đoạn văn bản ở các trang tiếp theo Nếu bạn muốn in lại tiêu đề của đoạn văn bản ở các trang tiếp theo, bạn có thể làm theo các bước sau: - Bước 1: Chọn đoạn văn bản chứa tiêu đề. - Bước 2: Nhấn vào tab Home trên thanh công cụ. - Bước 3: Nhấn vào nút Paragraph dialog box launcher (biểu tượng hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Paragraph). - Bước 4: Trong hộp thoại Paragraph, chọn tab Line and Page Breaks. - Bước 5: Chọn ô Repeat as header row at the top of each page. In lại tiêu đề của đoạn văn bản ở các trang tiếp theo Kết luận Trong bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách in full khổ giấy a4 trong word trên tất cả các phiên bản, cũng như những lợi ích của việc làm như vậy. Cùng với đó, chúng tôi cũng đã chỉ cho bạn cách khắc phục những lỗi thường xảy ra khi in hết khổ giấy A4 trong word. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn in ấn các văn bản một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngoài ra, để sử dụng thành thạo Word cũng như làm việc chuyên nghiệp hơn chúng tôi khuyên bạn nên có một lộ trình học Word bài bản và chi tiết nhất từ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực tin học văn phòng trên Unica. Những chứng chỉ tin học văn phòng giúp bạn nâng cao kiến thức, kỹ năng cũng như mức lương lên không thể bỏ qua bạn hãy đăng ký và theo dõi thêm các khoá học chứng chỉ tin học IC3 trên Unica. >> Xem thêm: Cách in ngang trong Word 2016, 2013, 2010, 2007, 2003 Chúc các bạn thành công!

19392 Lượt xem

Cách tìm kiếm trong excel đơn giản dành cho người mới bắt đầu

Cách tìm kiếm trong excel đơn giản dành cho người mới bắt đầu Excel là một phần mềm quản lý dữ liệu phổ biến và hữu ích, cho phép bạn thực hiện nhiều tính toán và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, để sử dụng Excel hiệu quả, bạn cần biết cách tìm kiếm trong excel. Mời bạn đọc cùng xem thông tin chi tiết trong chuỗi bài học Excel dưới đây. Tìm kiếm trong excel bằng Filter Để có thể thực hiện cách tìm tên trong excel nhanh chóng và dễ dàng, bạn thực hiện như sau: - Bước 1: Bôi đen cột "Họ và tên" bằng cách nhấn chuột trái cột B. Trên thanh công cụ, bạn chọn thẻ "Data", trong mục "Sort & Filter" bạn chọn biểu tượng "Filter". Chọn biểu tượng Filter - Bước 2: Sau khi nhấn vào Filter, cột B sẽ xuất hiện mũi tên thả xuống như hình dưới đây. Bạn cần nhấn vào đây để tìm kiếm. Nhấn vào mũi tên thả xuống - Bước 3: Trong thanh cuộc của Filter, bạn cần nhập tên đối tượng mình muốn tìm kiếm vào mục "Search". Ở ví dụ, chúng tôi sẽ nhập tên "Dũng", sau đó nhấn OK. Nhập tên muốn tìm kiếm vào ô tìm kiếm Sau thao tác này, các cột có tên Dũng sẽ được trả về như hình dưới đây: Tìm kiếm bằng Filter (4) Cách lọc dữ liệu bằng Filter sẽ giúp bạn sắp xếp dữ liệu có điều kiện trong excel chi tiết và logic. >>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO" [blog_custom:2] [trial-btn-v4[link=https://unica.vn/order/step1?id=2851&quantity=1][text=ĐĂNG KÝ MUA NGAY][color=#ffffff][width=275px][height=50px][bgcolor=#f26c50][newtab=true]] Sử dụng hàm Search tìm kiếm trong Excel Để tìm kiếm một vị trí hay để xác định một thông tin chuỗi văn bản hay ký tự nào đó ngoài cách tìm dữ liệu trong Excel bằng chức năng Find, sử dụng hàm Search, diễn tả chức năng đúng như cái tên của hàm, hàm này sẽ thực hiện việc tìm kiếm chuẩn xác từ vị trí của mỗi ký tự khác nhau. Công thức của hàm Search: =SEARCH (find text, within text, start num) Đến với ví dụ để hiểu rõ hơn về hàm, thực hiện việc tìm kiếm vị trí của chữ cái F trong ô EF1 ở cột mã sản phẩm. - Đặt một ô để định dạng vị trí của chữ F và số 1 cho vị trí bắt đầu thứ tự tìm kiếm. - Chọn một ô bất kỳ để hiển thị kết quả và nhập công thức hàm Search: - Trong ví dụ này đặt công thức vào ô A10: =SEARCH(A9;A6), chúng ta không cần nhập start num cũng được bởi hệ thống cũng đã cố định ngay từ đầu. Sử dụng hàm Search tìm kiếm trong Excel - Enter và cho ra kết quả vị trí của chữ F trong mã EF1 ở vị trí thứ 2. - Một chú ý nho nhỏ nhưng rất quan trọng, người dùng hàm cần chú ý và tính cả vị trí của dấu cách, dấu cách cũng được nằm vào một vị thứ tự nhất định. Việc sử dụng các hàm tìm kiếm giá trị trong excel, cụ thể ở đây là hàm Search là cách tìm kiếm trong Excel khiến cho công việc đã trở nên dễ dàng hơn, có thể tìm kiếm thứ tự vị trí của một ký tự không hay dùng nhưng khi phải tìm thì không thể không sử dụng đến hàm này. Sử dụng công cụ Find Công thức hàm Find trong Excel là một trong những công cụ tìm kiếm mạnh mẽ và phổ biến nhất của. Với công cụ này, bạn có thể tìm kiếm hàng loạt trên một sheet, tìm kiếm trên nhiều sheet cùng một lúc, tìm kiếm các ô với định dạng cụ thể và tìm kiếm ô công thức. 1. Hướng dẫn tìm kiếm hàng loạt trong 1 sheet của trong Excel Cho bảng số liệu sau: Yêu cầu: Tìm tất cả sản phẩm kem đánh răng trong bảng trên bằng công cụ Find Cách thực hiện như sau: - Bước 1: Trên thanh công cụ, trong Tab Home, bạn tìm và nhấn chọn mục Find & Select Chọn mục Find & Select - Bước 2: Chọn thẻ Find như hình dưới đây hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F để mở công cụ Find. - Bước 3: Khi hộp thoại Find and Replace xuất hiện, bạn nhập tên sản phẩm cần tìm vào ô Find What. Ở đây tôi sẽ nhập cụm từ “Kem đánh răng”. Nhập từ khóa cần tìm - Bước 4: Ở mục Within bạn chọn Sheet. Sau đó, nhấn Find All, toàn bộ dữ liệu về “Kem đánh răng” trong sheet 1 sẽ được trả về như hình dưới đây: 2. Tìm kiếm trên nhiều Sheet cùng lúc Cho bảng số liệu sau: Yêu cầu: Tìm tất cả sản phẩm ở tình trạng Còn hàng Cách làm: - Bước 1: Nhấn phím tắt Ctrl+F để mở công cụ Find. Mở công cụ Find - Bước 2: Khi hộp thoại Find and Replace xuất hiện, bạn nhập tên sản phẩm cần tìm vào ô Find What. Ở đây tôi sẽ nhập cụm từ “Còn hàng”. - Bước 3: Ở mục Within bạn chọn Workbook. Within bạn chọn Workbook - Bước 4: Nhấn Find All, toàn bộ dữ liệu về “Còn hàng” trong 3 sheet sẽ được trả về như hình dưới đây: 3. Tìm các ô với định dạng cụ thể Cho bảng số liệu sau: Yêu cầu: Tìm tất cả sản phẩm Kem đánh răng được tô màu vàng như ô B4 Các bước thực hiện: - Bước 1: Trên thanh công cụ, trong Tab Home, bạn tìm và nhấn chọn mục Find & Select. Chọn mục Find & Select - Bước 2: Chọn thẻ Find như hình dưới đây hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F để mở công cụ Find. - Bước 3: Khi hộp thoại Find and Replace xuất hiện, bạn nhấn vào nút lệnh Format… > Chọn Choose Format From Cell. Chọn Choose Format From Cell - Bước 4: Khi biểu tượng cây bút xuất hiện, bạn đưa con trỏ chuột vào ô B4. - Bước 5: Ở mục Within bạn chọn Sheet nếu bạn muốn tìm dữ liệu ở Sheet đang làm việc, chọn Workbook nếu bạn muốn tìm dữ liệu ở cả 3 Sheet. Chỉnh mục Within - Bước 6: Nhấn Find All, toàn bộ dữ liệu về “Kem đánh răng” được tô màu vàng sẽ được trả về như hình dưới đây: 4. Tìm ô có công thức Để dùng công cụ Find tìm kiếm ô có công thức, bạn sẽ cần thực hiện các bước sau: - Bước 1: Trên thanh công cụ, trong Tab Home, bạn tìm và nhấn chọn mục Find & Select - Bước 2: Chọn mục Go to special. Chọn Go to special - Bước 3: Khi hộp thoại Go to special xuất hiện, bạn chọn mục Formulas. Ở mục Formulas, bạn đánh dấu những lựa chọn tương ứng với kết quả công thức bạn đang tìm và chọn OK. Chỉnh thông số ở Formulas Trong đó: + Numbers: Tìm công thức chứa giá trị số, kể cả ngày tháng. + Text:Tìm kiếm các công thức chứa các giá trị văn bản. + Logicals: Tìm ra các công thức chứa giá trị Boolean của TRUE và FALSE. + Errors: Tìm các ô với các công thức lỗi như #N/A, #NAM ?, #REF!, #VALUE!, #DIV/0 !, #NULL!, và #NUM!. Tìm kiếm trong excel nhanh bằng phím tắt Excel cung cấp nhiều phím tắt để bạn tìm kiếm nhanh trong các sheet khác nhau. Bạn có thể sử dụng các phím tắt tìm kiếm trong excel sau: - Ctrl+F: Tìm kiếm trong sheet hiện tại - Ctrl+H: Tìm kiếm trong sheet hiện tại hoặc sheet mới - Ctrl+G: Tìm kiếm trong sheet hiện tại hoặc sheet mới - Ctrl+Shift+F: Tìm kiếm trong sheet hiện tại hoặc sheet mới - Ctrl+Shift+H: Tìm kiếm trong sheet hiện tại hoặc sheet mới - Ctrl+Shift+G: Tìm kiếm trong sheet hiện tại hoặc sheet mới Tìm nhanh bằng phím tắt trong Excel Bạn có thể xem lại các kết quả được lọc ra ở góc trên bên phải của sheet. Tìm dữ liệu trong một bảng của Excel bằng hàm Excel cung cấp nhiều hàm để bạn tìm dữ liệu trong một bảng của Excel. Bạn có thể sử dụng các hàm sau: 1. Lệnh tìm kiếm trong excel: LOOKUP() Khi sử dụng hàm Lookup, Vector được hiểu là 1 hàng hay 1 cột trong Excel. Muốn tìm dữ liệu trong một bảng của Excel, bạn có thể sử dụng hàm Lookup. Dưới đây sẽ là cú pháp và ví dụ cho bạn tham khảo: 1.1. Cú pháp LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, [result_vector]) Trong đó: - lookup_value (Bắt buộc): Giá trị mà hàm LOOKUP tìm kiếm trong vector thứ nhất. Lookup_value có thể là số, văn bản, giá trị logic, tên hoặc tham chiếu tới một giá trị. - lookup_vector (Bắt buộc): Phạm vi chỉ chứa một hàng hoặc một cột. Giá trị trong lookup_vector có thể là văn bản, số hoặc giá trị logic. - result_vector (Tùy chọn): Phạm vi chỉ chứa một hàng hay một cột. Tham đối result_vector phải có cùng kích cỡ với lookup_vector. Nó phải cùng một kích cỡ. 1.2. Ví dụ Cho bảng số liệu sau: Yêu cầu: Tìm số lượng Cam trong bảng bằng hàm LOOKUP Cách tìm nhanh trong excel bằng LOOKUP như sau: - Bước 1: Nhập công thức vào ô C3=LOOKUP(C2;F3:F6;G3:G6) Nhập công thức vào ô C3 - Bước 2: Nhấn enter, kết quả trả về như hình dưới đây: 2. Cách tìm dữ liệu trong excel bằng VLOOKUP Hàm tìm dữ liệu trong excel VLOOKUP có khả năng tìm kiếm được đánh giá là tốt và mạnh hơn hàm Lookup. Hàm VLOOKUP được sử dụng khi cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang tương ứng. 2.1. Cú pháp =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup) Trong đó: - Lookup_value: Giá trị cần dò tìm, có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính. - Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm. - Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trái qua phải. - Range_lookup: tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1. + Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối. + Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác. 2.2. Ví dụ Cho bảng số liệu sau: Yêu cầu: Tìm xếp loại học lực của từng học sinh trong ví dụ trên. Cách tìm giá trị trong excel bằng hàm VLOOLUP như sau: - Bước 1: Nhập công thức vào ô E4=VLOOKUP(D4;$B$10:$C$14;2;1) Nhập công thức - Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả như sau: - Bước 3: Để con trỏ chuột bên dưới cùng ô E4 và kéo xuống bên dưới để copy công thức sẽ thu được bảng kết quả như sau: 3. Các hàm tìm kiếm dữ liệu trong excel bằng Hlookup Hàm tìm kiếm excel HLOOKUP được sử dụng khi bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng ngang (từ trái qua phải) và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng dọc (từ trên xuống dưới) tương ứng. 3.1. Cú pháp =HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_ num, Range_lookup) Trong đó: - Lookup_value: Giá trị cần dò tìm, có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính. - Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm. - Row_index_num: Số thứ tự của hàng lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trên xuống dưới. - Range_lookup: tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1. + Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối. + Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác. 3.2. Ví dụ Cho bảng số liệu sau: Yêu cầu: Tìm mức phụ cấp cho từng nhân viên trong bảng 1. Cách tìm giá trị trong bảng excel trong ví dụ như sau: - Bước 1: Ở ô D4, nhập công thức =HLOOKUP(C4;$B$10:$E$11;2;0) Nhập công thức - Bước 2: Nhấn Enter, kết quả thu được như sau: - Bước 3: Kéo con trỏ chuột xuống phía dưới để copy công thức sẽ thu được kết quả như sau: >>> Xem thêm: Gợi ý 5 thủ thuật bỏ dấu tiếng Việt trong excel mới nhất 2023 4. Tìm giá trị theo điều kiện trong Excel bằng hàm Index Hàm tìm kiếm nhanh trong excel Index được thực hiện bằng 2 cú pháp như sau: - Cú pháp 1: INDEX(Array, Row_Num, [Column_num]) - Cú pháp 2: = INDEX (Reference, Row_Num, [Column_num], [Area_num]) Trong đó: - Array: Là mảng hoặc có thể hiểu là vùng dữ liệu - Row_num: Số lượng dòng được tính từ dòng đầu tiên của Array đến dòng có chứa giá trị cần tìm kiếm. - Column_num: Số lượng cột được tính từ cột đầu tiên của Array đến cột đang có chứa trị cần tìm kiếm - Area_num: Chọn 1 vùng dữ liệu để thực hiện tham chiếu tại đó trả về sự giao nhau giữa dòng và cột. Ví dụ: Cho bảng số liệu sau: Yêu cầu: Tìm điểm trung bình của bạn Nguyễn Linh An. Cách tìm kiếm nhanh trong excel bằng hàm INDEX như sau: - Bước 1: Nhập công thức tìm kiếm ở ô D9=INDEX(C4:D7;3;2) Nhập công thức tìm kiếm - Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả như sau: Kết luận Tìm kiếm trong excel là một kỹ năng quan trọng để bạn có thể xử lý dữ liệu một cách hiệu quả và linh hoạt. Trong bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách tìm kiếm trong excel đơn giản dành cho người mới bắt đầu, bao gồm: - Tìm kiếm trong excel bằng Filter - Sử dụng công cụ Find - Tìm nhanh trong excel bằng phím tắt - Hàm tìm kiếm trong excel Search - Tìm dữ liệu trong một bảng của Excel bằng hàm Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn nắm được các khái niệm và cách thức sử dụng các tính năng này. Nếu bạn có thắc mắc hoặc góp ý gì, xin vui lòng để lại bình luận. Chúc bạn thành công! Unica gợi ý cho bạn: Khóa học "Làm chủ excel qua 100+ chuyên đề từ cơ bản đến nâng cao" XEM TRỌN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY Tham khảo thêm: Trọn bộ khóa học tin học văn phòng chất lượng từ giảng viên hàng đầu giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc 100%

19039 Lượt xem

Cách áp dụng replace trong excel hiệu quả

Cách áp dụng replace trong excel hiệu quả Nếu như sử dụng chức năng replace trong word để tìm kiếm và thay thế dữ liệu nào đó thì replace trong excel cũng được dùng với chức năng như vậy, đối với một trang tính excel và một loạt các danh sách và hàng trăm các con số lớn nhỏ khác nhau,... bạn thấy bạn đã nhập sai một số các giá trị trong xuyên suốt toàn danh sách, bạn nên cần đến chức năng replace để chỉnh sửa điều này thay vì cố gắng bỏ công sức của mình đi tìm lại những dữ liệu bạn đã sai. Sẽ thật tiện lợi nếu như các bạn biết cách sử dụng chức năng này. Bạn đọc quan tâm đón đọc các bài viết mới: >> Đơn giản cách tìm và thay thế trong Word >> Hàm Find và cách dùng hàm Find hiệu quả trong Excel >> Cách sử dụng hàm Iferror trong Excel Cách tìm kiếm dữ liệu bằng Replace trong Excel Trước hết mở ra bảng tính Excel làm việc ra. Trên thanh công cụ mở Home --> click chọn Find & Select để mở rộng tính năng tìm kiếm - thay thế dữ liệu. Click chọn Find có biểu tượng ốm nhòm ngay đầu tiên để mở hộp thoại Find & Replace. Hoặc bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + F để mở hộp thoại trên: Cách tìm kiếm dữ liệu bằng Replace trong Excel(1) Hộp thoại Find and Replace hiển thị ra, chúng ta nhập dữ liệu chúng ta muốn tìm kiếm vào Find what: Cách tìm kiếm dữ liệu trong Excel (2) Ở đây chúng ta có 3 lựa chọn: - Find All: chúng ta chọn để tìm kiếm tất cả các dữ liệu chúng ta tìm sẽ được khoanh vùng trên bảng dữ liệu. - Find Next: chúng ta chọn lần lượt các dữ liệu, ngay khi đưa lệnh tìm kiếm này, trên bảng tính ô có dữ liệu này sẽ được hiển thị màu khác với các ô khác. Cách tìm kiếm dữ liệu trong Excel (3) - Close: kết thúc quá trình tìm kiếm nếu như bạn không muốn thực hiện thao tác nào thêm. Xem thêm: >> Cách tìm kiếm trong Excel nhanh và chuẩn xác >> Cách tìm lọc và xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel Sử dụng chức năng Replace trong excel Chức năng Replace có thể được coi là chức năng nâng cao của Find. Bởi dùng chức năng này chúng ta có thể tìm kiếm và chỉnh sửa thay thế được trực tiếp các giá trị muốn thay đổi. Tương tự cũng có hai cách để mở tính năng Relpace trong Excel rất đơn giản: - Home trên thanh công cụ --> Click chọn Find & Select --> Repalce (ngay phía dưới Find) - Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Replace. Chức năng Replace trong Excel (1) Thực hiện từng bước theo thứ tự trên trang tính như trên hình ảnh, trong mục Find what nhập dữ liệu muốn tìm và thay đổi giá trị. Sau đó nhập dữ liệu muốn thay thế vào Replace with. Ví dụ: muốn thay giá trị BB2 thành BD3 thực hiện như sau: Nhập vào Find what: BB2. Tiếp tục nhập BD3 vào Replace with. Chức năng Replace trong Excel (2) Ở đây bạn có thể lựa chọn: - Replace All để tìm kiếm và thay thế toàn bộ các dữ liệu BB2 có trong danh sách thay thế thành một giá trị khác khi bạn đã nhập giá trị thay vào Replace with. Chức năng Replace trong Excel (3) - Chọn Replace bạn thực hiện thao tác thay thế lần lần lượt các giá trị nếu như bạn muốn thay thế toàn bộ. Bạn có thể không thực hiện các thao tác trên thanh công cụ mà sử dụng phím tắt Ctrl + H cũng sẽ hiển thị ra cửa sổ Replace and Find các bạn cũng thực hiện công việc tìm kiếm và thay thế. Qua bài viết trên đây chúng tôi đã chi tiết đến bạn đọc cách áp dụng replace trong excel một cách hiệu quả nhất. Ngoài ra, chúng tôi còn có học excel online khác với sự hướng dẫn và giảng dạy từ các chuyên gia hàng đầu tại Unica.vn. Mời bạn đọc cùng tham khảo. Chúc bạn thành công!

3377 Lượt xem

6 Cách đọc số thành chữ trong Excel đơn giản nhất

6 Cách đọc số thành chữ trong Excel đơn giản nhất Thời đại của công nghệ và ngành công nghệ thông tin phát triển chúng ta phải làm quá nhiều thứ và dựa hầu hết hoàn toàn vào máy tính và kết hợp của các chức năng khác nhau. Ngay cả như những con số cũng được tự động quy đổi thành chữ bởi các chức năng trong Excel. Thật là tiện lợi đến những việc làm nhỏ nhất như vậy. Nhưng sự tiện lợi không bao giờ hiện ra ngay trước mắt để khi cần là chúng ta có thể áp dụng ngay. Vậy nên bài viết này trong chuỗi bài giảng học Excel online từ Unica sẽ hướng dẫn các bạn cách đọc số thành chữ trong Excel - một trong các chức năng mà không thể thiếu cho người dùng excel. Ngoài những cách mà Unica đã chia sẻ, nếu bạn đọc muốn tìm hiểu thêm về thao tác chuyển số thành chữ trong Excel để nâng cao hiệu suất làm việc của mình thì có thể tham khảo nội dung Video bài giảng sau Cách chuyển số thành chữ trong Excel 1. Cách để quy đổi số thành chữ trong excel Để thực hiện việc quy đổi số thành chữ trong Excel trước hết chúng ta phải cài đặt phần mềm đổi là vnTools hoặc Acchelper để có thể quy đổi. Lưu ý khi tải về các bạn cần giải nén bằng cách trỏ chuột vào và nhấp chuột phải chọn extract here, sau vài giây chúng ta đã giải nén xong. Chọn Extract Here để giải nén 2. Cài đặt công cụ đọc số thành chữ trong excel Sau khi đã giải nén xong các bạn cần cài đặt nó thì mới có thể hoạt động được chức năng. Tuy nhiên là việc cài đặt này không giống nhau ở từng phiên bản. 2.1. Ở phiên bản 2003 Trong một trang tính bất kỳ, chọn vào Tools và chọn Add-Ins… Cài đặt công cụ đổi số thành chữ trong Excel 2003 (1) Để mở ra hộp thoại bên dưới đây, thực hiện theo các bước: Cài đặt công cụ đổi số thành chữ trong Excel 2003 (2) Thao tác xong chọn > ok Cài đặt công cụ đổi số thành chữ trong Excel 2003 (3) 2.2. Phiên bản excel 2007 Cài đặt công cụ đổi số thành chữ trong Excel 2007 (1) Làm theo các bước trên để hiển thị ra hộp thoại Excel Options > Go để lựa chọn file: Cài đặt công cụ đổi số thành chữ trong Excel 2007 (2) Dẫn tới Add-Ins > chọn Browse… => lựa chọn phần mềm đã tải và ok: Cài đặt công cụ đổi số thành chữ trong Excel 2007 (3) Quay lại Add-Ins nhấp chọn OK và hoàn thành việc cài đặt. >>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO" [blog_custom:2] [trial-btn-v4[link=https://unica.vn/order/step1?id=2851&quantity=1][text=ĐĂNG KÝ MUA NGAY][color=#ffffff][width=275px][height=50px][bgcolor=#f26c50][newtab=true]] 2.3. Phiên bản 2010 và 2013 Ở 2 phiên bản này chúng ta chỉ cần chọn vào File trên thanh menu và lựa chọn vào Options Cài đặt công cụ đổi số thành chữ trong Excel 2010 và 2013 Để mở ra Excel Options và tiếp tục thực hiện các thao tác như ở phiên bản 2007. 3. Quy đổi số thành chữ trong excel bằng hàm =VND Áp dụng công thức về hàm đọc số thành chữ trong Excel: =VND(ô muốn đổi) Quy đổi số thành chữ trong Excel (1) Enter và ra kết quả thành chữ: Quy đổi số thành chữ trong Excel (2) Trong trường hợp số lẻ, bạn nhập công thức: =VND(ô muốn đổi;“đồng”;“ảo”;3). 4. Hướng dẫn đọc số thành chữ bằng phần mềm vnTools - Bước 1: Tải phần mềm vnTools về máy tính và hoàn tất các cài đặt. Bước 1 - Bước 2: Mở File Excel cần chỉnh sửa, trên thanh công cụ chọn mục File. Bước 2 - Bước 3: Trong danh mục More, chọn Options. Bước 3 - Bước 4: Trong cửa sổ mới mở lên, bạn chọn Add-Ins. Bước 4 - Bước 5: Trong phần Manage, chọn Go. Bước 5 - Bước 6: Cửa sổ Add-Ins hiện lên, chọn Browse. Bước 6 - Bước 7: Sau đó bạn tiếp tục tìm đến vị trí đã lưu phần mềm vnTools ở bước 1, click vào Ufuncations rồi nhấn OK. Bước 7 - Bước 8: Sau khi thực hiện xong bước 6, cửa sổ mới sẽ hiện ra, bạn chọn mục NTD'Tools sau đó nhấn OK. Bước 8 - Bước 9: Quay trở về giao diện Excel, đi đến thẻ vnToolss vừa thêm vào rồi chọn đổi số thành chữ. Bước 9 - Bước 10: Chọn ô cần chuyển đổi và ô chứa kết quả. Trong đó: + Ô cần chuyển đổi: là ô chứa giá trị số cần chuyển thành chữ. + Ô chứa kết quả: là ô chứa kết quả sau khi dịch từ số ra chữ. Bước 10 Như vậy là bạn đã hoàn thành xong cách chuyển số thành chữ trong Excel vô cùng đơn giản rồi. Hoàn thành cách chuyển số thành chữ bằng phần mềm vnTools 5. Cách đọc số thành chữ trong Excel bằng phần mềm AccHelper - Bước 1: Tải phần mềm AccHelper về máy và hoàn thành các cài đăt. - Bước 2: giải nén tệp đã tải bằng cách nhấn chuột phải và chọn Extract Here. Giải nén tệp đã tải về - Bước 3: Thêm AccHelper vào Excel bằng cách thực hiện như sau: + Mở file Excel cần chỉnh sửa, trên thanh công cụ, bạn chọn File sao đó chọn Options. + Tại giao diện Excel Options, chọn mục Add-ins, sau đó chọn Go để tiếp tục. Hình 1 Trên giao diện màn hình chính, cửa sổ Add-ins xuất hiện, chọn Browse để đi tới thư mục chứa AccHelper. Hình 2 Sau đó chọn phần danh mục đã lưu phần mềm đã tải ở bước 1. Tiếp tục chọn AccHelper rồi nhấn OK. Hình 3 Sau khi chọn xong, cửa sổ Add-ins lại mở, bạn chọn mục Acchelper và nhấn OK để hoàn tất việc thêm Acchelper vào Excel. Hình 4 - Bước 4: Sử dụng công thức đọc số thành chữ =VND (số_cần_đổi) để đổi số thành chữ. Ví dụ tại ô A2, bạn cần chuyển số 252300 thành chữ. Bạn nhập công thức "=VND(A2)” vào ô B2 thì sẽ thu được kết quả như sau: Hình 5 >>> Xem thêm: Lỗi #div/0 trong excel chi tiết, đơn giản và nhanh chóng nhất 6. Đọc số thành chữ trong Excel phần file Add-in - Bước 1: Tải File Excle Add-in về máy và hoàn thành các cài cài đặt. - Bước 2: Thêm file vừa tải về vào Excel thông qua các bước thực hiện như sau. + Mở File Excel, trên thanh công cụ chọn File -> chọn Options. Hình 1 + Trong cửa sổ mới hiện ra, chọn Add-ins sau đó nhấn vào Go. Hình 2 + Chọn Browse. Hình 3 + Tìm đến thư mục bạn đã lưu file ở bước 1, chọn Open. Hình 4 + Nhấn OK để hoàn thành thao tác thêm Add-in vào Excel. Hình 5 - Bước 3: Đổi số thành chữ thông qua công thức như sau: + Nếu sử dụng font chữ là Unicode, bạn nhập lệnh đọc số thành chữ trong excel =UNI(Số_Tiền) + Nếu sử dụng font chữ là VNI, bạn nhập công thức =VNI(Số_Tiền) Hình 6 Sau đó nhấn Enter là bạn đã hoàn thành. Hình 7 >>> Xem thêm: Cách chuyển file excel sang word mà vẫn giữ nguyên định dạng Cách chuyển thời gian thành giờ, cách đổi giờ ra phút trong Excel 7. Cách loại bỏ Add-Ins trong Excel Trong trường hợp bạn không muốn sử dụng những file đã được chọn add-Ins bên triên thì bạn thực hiện theo những bước dưới đây: Bước 1: Mở file Excel > Chọn thẻ File. Bước 2: Chọn More > Chọn Options. Lưu ý: Đối với một số máy sẽ không có chữ More nên bạn hãy cứ nhấn thẳng vào mục Options. Bước 3: Ở hộp thoại hiện lên > Chọn Add-Ins. Bước 4: Ở phần Manage > Chọn Go... Bước 5: Bỏ tích chọn ở các lựa chọn đã được chọn > Nhấn OK. Bước 6: Tắt và mở lại toàn bộ file Excel đang mở là bạn đã bỏ được Add-Ins trong Excel. Trên đây là những hiểu biết của cá nhân tôi trong quá trình tìm hiểu về cách đọc số thành chữ trong Excel và hướng dẫn cho những ai chưa biết về cách quy đổi này. Hy vọng rằng bài viết sẽ hữu ích cho các bạn với những công việc liên quan. Bạn là dân văn phòng muốn nâng cao kỹ năng cũng như tay nghề của mình hãy tham khảo thêm khoá học chứng chỉ IC3 online để biết có thêm chứng chỉ. Tham khảo thêm: Trọn bộ khóa học tin học văn phòng từ chuyên gia

16107 Lượt xem

Hàm match trong excel: Cách sử dụng hàm kèm ví dụ minh họa

Hàm match trong excel: Cách sử dụng hàm kèm ví dụ minh họa Đa số người học Excel với nhiều nhận xét đưa ra rằng excel là một hệ thống hàm chức năng, mỗi hàm chức năng không chỉ thực hiện các chức năng riêng biệt mà còn hỗ trợ kết hợp với nhau để thực hiện các bài toán khác nâng cao khác nhau. Excel cung cấp rất nhiều hàm tính để giúp bạn xử lý bảng dữ liệu nhanh chóng trong thời gian ngắn. Một trong những hàm quan trọng của Excel chính là hàm match. Nếu bạn chưa biết cách dùng hàm match trong excel, những lỗi thường gặp khi dùng hàm này, hãy cùng Unica theo dõi bài viết dưới đây nhé. >>> Xem thêm: Hướng dẫn 5 cách tính đơn giá trong excel, kèm ví dụ chi tiết >>> Xem thêm: 5 cách so sánh dữ liệu 2 cột trong excel chuẩn và nhanh nhất Video hướng dẫn sử dụng hàm MATCH trong excel Hướng dẫn sử dụng hàm MATCH trong Excel 1. Hàm match trong excel là gì? Hàm match là gì? Hàm match trong excel là một hàm tìm kiếm, giúp bạn tìm vị trí của một giá trị trong một dãy hoặc bảng. Hàm match trả về số thứ tự của giá trị tìm được, tính từ đầu dãy hoặc bảng. Bạn có thể sử dụng hàm match để tra cứu giá trị trong một bảng chéo, hoặc kết hợp với các hàm khác như index, vlookup, hlookup để tra cứu giá trị theo hàng và cột. Hàm match trong excel là một hàm tìm kiếm, giúp bạn tìm vị trí của một giá trị trong một dãy hoặc bảng 2. Cú pháp hàm Match trong Excel Công thức match trong excel là: = MATCH (lookup_value, lookup_array, [match_type]) Trong đó: - lookup_value: là giá trị bạn muốn tìm kiếm trong dãy hoặc bảng. Giá trị này có thể là một số, một chuỗi, một ô tham chiếu, hoặc một công thức. - lookup_array: là dãy hoặc bảng chứa các giá trị bạn muốn tìm kiếm. Dãy hoặc bảng này phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, nếu không hàm match sẽ không hoạt động chính xác. - match_type: là một số tùy chọn cho biết bạn muốn tìm kiếm khớp chính xác hay khớp gần đúng. Giá trị này có thể là 1, 0, hoặc -1. Nếu bạn bỏ qua tham số này, excel sẽ mặc định là 1. 3. Cách dùng hàm match trong excel Tùy vào giá trị của tham số match_type, bạn có thể sử dụng các loại hàm match khác nhau trong excel: 3.1. Khớp chính xác Đây là loại hàm match cho bạn kết quả chính xác nhất. Bạn chỉ cần nhập giá trị 0 cho tham số match_type. Hàm match sẽ trả về số thứ tự của ô chứa giá trị lookup_value nếu tìm thấy, hoặc trả về lỗi #NA nếu không tìm thấy. Ví dụ: Cho bảng dữ liệu 1: Yêu cầu: Tìm vị trí của nho trong bảng dữ liệu trên bằng hàm match. Cách sử dụng hàm match trong excel: - Bước 1: Nhập công thức =MATCH(E3;A3:A6;0) vào ô E4. Nhập công thức MATCH - Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả là 3 tức là nho nằm ở vị trí thứ 3 trong bảng dữ liệu 1. Kết quả sau khi nhập công thức Note: Nếu bạn nhập tên một loại quả không có trong bảng, ví dụ thăng long, hàm match sẽ trả về lỗi #NA. 3.2. Khớp gần đúng Đây là loại hàm match cho bạn kết quả gần đúng nhất. Bạn có thể nhập giá trị 1 hoặc -1 cho tham số match_type. Hàm match sẽ trả về số thứ tự của ô chứa giá trị lookup_value nếu tìm thấy, hoặc trả về số thứ tự của ô chứa giá trị gần nhất nếu không tìm thấy. Nếu bạn nhập giá trị 1, hàm match sẽ tìm kiếm từ trên xuống dưới, và trả về giá trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value. Dãy hoặc bảng bạn tìm kiếm phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu bạn nhập giá trị -1, hàm match sẽ tìm kiếm từ dưới lên trên, và trả về giá trị nhỏ nhất lớn hơn hoặc bằng lookup_value. Dãy hoặc bảng bạn tìm kiếm phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần. Ví dụ: Cho bảng dữ liệu 2: Yêu cầu: Tìm vị trí của sinh viên có điểm thi toán cao cấp gần nhất với điểm 7.8. Cách dùng hàm match trong excel: - Bước 1: Đặt công thức =MATCH(7,8;B14:B18;1) trong ô D14. Nhập công thức vào ô D14 - Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả là 1 tức là vị trí của sinh viên có điểm toán cao cấp gần nhất với 7.8 là nằm ở vị trí số 1. Kết quả sau khi nhập công thức cuối 3.3. Khớp ký tự đại diện Đây là loại hàm match cho bạn kết quả khớp với một mẫu nào đó. Bạn chỉ cần nhập giá trị 0 cho tham số match_type, và sử dụng các ký tự đại diện trong lookup_value. Các ký tự đại diện phổ biến trong excel là: - Dấu sao (*) đại diện cho một chuỗi ký tự bất kỳ, có thể rỗng hoặc không. - Dấu chấm hỏi (?) đại diện cho một ký tự bất kỳ. - Dấu ngặc vuông ([]) đại diện cho một tập hợp các ký tự có thể xuất hiện. Hàm match sẽ trả về số thứ tự của ô chứa giá trị khớp với mẫu lookup_value nếu tìm thấy, hoặc trả về lỗi #NA nếu không tìm thấy. Ví dụ: Cho bảng dữ liệu 3: Yêu cầu: Tìm tên học sinh L?nh trong bảng dữ liệu 3. Cách dùng hàm match trong excel: - Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào ô D28, viết công thức =MATCH(D27;A28:A32;0). Nhập công thức MATCH vào ô D28 - Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả là 4, tức là học sinh tên L?nh nằm ở vị trí thứ 4 trong bảng dữ liệu. Kết quả sau khi nhập công thức 4. Lệnh match trong excel kết với các hàm tìm kiếm khác Hàm match trong excel có thể kết hợp với các hàm tìm kiếm khác để tra cứu giá trị theo hàng và cột trong một bảng. Các hàm tìm kiếm phổ biến là: - HLOOKUP: tra cứu giá trị theo hàng ngang. - VLOOKUP: tra cứu giá trị theo cột dọc. - INDEX: trả về giá trị ở vị trí xác định trong một dãy hoặc bảng. - ISNA: kiểm tra xem một giá trị có phải là lỗi #NA hay không. 4.1. Hàm MATCH kết hợp hàm HLOOKUP Hàm HLOOKUP cho phép bạn tra cứu giá trị theo hàng ngang trong một bảng. Cú pháp của hàm HLOOKUP là: = HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]) Trong đó: - lookup_value: là giá trị bạn muốn tìm kiếm trong hàng đầu tiên của bảng. - table_array: là bảng chứa các giá trị bạn muốn tra cứu. Bảng này phải có ít nhất hai hàng. - row_index_num: là số thứ tự của hàng chứa giá trị bạn muốn trả về. Số này phải lớn hơn hoặc bằng 1 và nhỏ hơn hoặc bằng số hàng của bảng. - range_lookup: là một giá trị logic cho biết bạn muốn tìm kiếm khớp chính xác hay khớp gần đúng. Giá trị này có thể là TRUE hoặc FALSE. Nếu bạn bỏ qua tham số này, excel sẽ mặc định là TRUE. Tuy nhiên, hàm HLOOKUP có một nhược điểm là bạn phải nhập số thứ tự của hàng chứa giá trị bạn muốn trả về. Điều này có thể gây khó khăn nếu bạn không biết chính xác số hàng đó, hoặc nếu bảng của bạn thay đổi kích thước. Để khắc phục điều này, bạn có thể sử dụng hàm MATCH để tìm số thứ tự của hàng một cách tự động. Ví dụ: Cho bảng ví dụ 4: Yêu cầu: Tìm điểm môn văn của học sinh tên Khánh bằng cách dùng hàm MATCH kết hợp hàm HLOOKUP. Cách thực hiện: - Bước 1: Ở ô B48, nhập công thức: =HLOOKUP(B47;B43:F45;MATCH(A48;A44:A45;0);FALSE). Nhập công thức HLOOKUP vào ô B48 - Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả là 5.2. Kết quả cuối cùng 4.2. Kết hợp Vlookup và Match Hàm VLOOKUP cho phép bạn tra cứu giá trị theo cột dọc trong một bảng. Cú pháp của hàm VLOOKUP là: = VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) Trong đó: - lookup_value: là giá trị bạn muốn tìm kiếm trong cột đầu tiên của bảng. - table_array: là bảng chứa các giá trị bạn muốn tra cứu. Bảng này phải có ít nhất hai cột. - col_index_num: là số thứ tự của cột chứa giá trị bạn muốn trả về. Số này phải lớn hơn hoặc bằng 1 và nhỏ hơn hoặc bằng số cột của bảng. - range_lookup: là một giá trị logic cho biết bạn muốn tìm kiếm khớp chính xác hay khớp gần đúng. Giá trị này có thể là TRUE hoặc FALSE. Nếu bạn bỏ qua tham số này, excel sẽ mặc định là TRUE. Tuy nhiên, hàm VLOOKUP cũng có một nhược điểm tương tự như hàm HLOOKUP, đó là bạn phải nhập số thứ tự của cột chứa giá trị bạn muốn trả về. Điều này có thể gây khó khăn nếu bạn không biết chính xác số cột đó, hoặc nếu bảng của bạn thay đổi kích thước. Để khắc phục điều này, bạn có thể sử dụng hàm MATCH để tìm số thứ tự của cột một cách tự động. Ví dụ: Cho bảng dữ liệu 5: Yêu cầu: Tìm điểm văn của Linh trong bảng ví dụ 5. Cách hàm match trong excel kết hợp với VLOOKUP: - Bước 1: Nhập công thức hàm match excel vào ô E54: =VLOOKUP(E53;A54:B57;MATCH(D54;A53:B53;0);FALSE). - Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả là 8.5. Kết quả sau khi nhập công thức tính điểm văn của Linh 4.3. Hàm MATCH kết hợp hàm INDEX Hàm INDEX trong Excel trả về giá trị ở vị trí xác định trong một dãy hoặc bảng. Cú pháp của hàm INDEX là: = INDEX (array, row_num, [column_num]) Trong đó: - array: là dãy hoặc bảng chứa các giá trị bạn muốn trả về. - row_num: là số thứ tự của hàng chứa giá trị bạn muốn trả về. Số này phải lớn hơn hoặc bằng 1 và nhỏ hơn hoặc bằng số hàng của dãy hoặc bảng. - column_num: là số thứ tự của cột chứa giá trị bạn muốn trả về. Số này phải lớn hơn hoặc bằng 1 và nhỏ hơn hoặc bằng số cột của dãy hoặc bảng. Nếu bạn bỏ qua tham số này, excel sẽ mặc định là 1. Hàm INDEX cho phép bạn truy cập vào một ô cụ thể trong một dãy hoặc bảng, nếu bạn biết số thứ tự của hàng và cột của ô đó. Tuy nhiên, nếu bạn không biết số thứ tự của hàng và cột, bạn có thể sử dụng hàm MATCH để tìm chúng một cách tự động. Ví dụ hàm match: Cho danh sách như bảng số 6: Yêu cầu: Tìm tên của khách hàng có SĐT là 987654321. Cách thực hiện: - Bước 1: Đưa con trỏ chuột vào vị trí ô B73. Sau đó, bạn nhập công thức hàm index và match trong excel sau vào ô này: =INDEX(B66:B70;MATCH(B72;D67:D70;0)). Nhập công thức vào ô B73 - Bước 2: Nhấn enter, Excel sẽ trả về kết quả là Nguyễn Văn A. Kết quả cuối cùng sau khi nhập công thức 4.4. Hàm MATCH kết hợp hàm ISNA Hàm ISNA kiểm tra xem một giá trị có phải là lỗi #NA hay không. Cú pháp của hàm ISNA là: = ISNA (value) Trong đó: - value: là giá trị bạn muốn kiểm tra. Hàm ISNA trả về TRUE nếu giá trị là lỗi #NA, và FALSE nếu không. Hàm ISNA có thể kết hợp với hàm MATCH để xử lý các trường hợp không tìm thấy giá trị trong dãy hoặc bảng. Bạn có thể sử dụng công thức sau: = IF (ISNA (MATCH (lookup_value, lookup_array, [match_type])), “Không tìm thấy”, “Tìm thấy”) Công thức này sẽ kiểm tra xem hàm MATCH có trả về lỗi #NA hay không. Nếu có, công thức sẽ trả về chuỗi “Không tìm thấy”. Nếu không, công thức sẽ trả về chuỗi “Tìm thấy”. 5. Một số lưu ý khi sử dụng cấu trúc hàm match Khi sử dụng hàm match trong excel, bạn cần lưu ý một số điểm sau: - Hàm match chỉ trả về số thứ tự của ô chứa giá trị tìm được, không phải giá trị đó. Nếu bạn muốn trả về giá trị đó, bạn có thể sử dụng hàm INDEX kết hợp với hàm MATCH. - Hàm match chỉ tìm kiếm trong một dãy hoặc bảng một chiều, không phải trong một bảng hai chiều. Nếu bạn muốn tìm kiếm trong một bảng hai chiều, bạn có thể sử dụng các hàm HLOOKUP, VLOOKUP, hoặc INDEX kết hợp với hàm MATCH. - Hàm match yêu cầu dãy hoặc bảng bạn tìm kiếm phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, nếu không hàm match sẽ không hoạt động chính xác. Bạn có thể sử dụng chức năng Sort của excel để sắp xếp dữ liệu của bạn. - Hàm match phân biệt chữ hoa chữ thường khi tìm kiếm các chuỗi. Nếu bạn muốn tìm kiếm không phân biệt chữ hoa chữ thường, bạn có thể sử dụng hàm UPPER, LOWER hoặc PROPER để chuyển đổi các chuỗi thành cùng một định dạng. Lưu ý khi sử dụng cấu trúc hàm match 6. Một số lỗi thường gặp Khi sử dụng hàm match trong excel, bạn có thể gặp một số lỗi thường gặp như sau: 6.1. Lỗi #NA Lỗi #NA xuất hiện khi hàm match không tìm thấy giá trị lookup_value trong lookup_array. Nguyên nhân có thể là: - Giá trị lookup_value không tồn tại trong lookup_array. - Giá trị lookup_value có định dạng khác với lookup_array. Ví dụ: lookup_value là một số, nhưng lookup_array là một chuỗi. - Giá trị lookup_value có ký tự đại diện, nhưng match_type là 1 hoặc -1. Ví dụ: lookup_value là “A*”, nhưng match_type là 1. - Dãy hoặc bảng lookup_array không được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể: - Kiểm tra lại giá trị lookup_value và lookup_array, xem có sai sót hay không. - Chuyển đổi định dạng của giá trị lookup_value và lookup_array cho phù hợp. - Sử dụng ký tự đại diện chỉ khi match_type là 0. - Sắp xếp lại dãy hoặc bảng lookup_array theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. - Sử dụng hàm ISNA kết hợp với hàm MATCH để xử lý các trường hợp không tìm thấy giá trị. Lỗi #NA xuất hiện khi hàm match không tìm thấy giá trị lookup_value trong lookup_array 6.2. Lỗi #VALUE Lỗi #VALUE xuất hiện khi hàm match nhận được một tham số không hợp lệ. Nguyên nhân có thể là: - Giá trị lookup_value hoặc lookup_array bị thiếu hoặc sai kiểu dữ liệu. Ví dụ: lookup_value là một ô trống, hoặc lookup_array là một số. - Giá trị match_type không phải là 1, 0, hoặc -1. Ví dụ: match_type là 2, hoặc “ABC”. - Giá trị row_num hoặc column_num trong hàm INDEX không phải là một số nguyên dương. Ví dụ: row_num là -1, hoặc 0.5. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể: - Kiểm tra lại các tham số của hàm match, xem có bị thiếu hoặc sai kiểu dữ liệu hay không. - Nhập đúng giá trị cho tham số match_type, chỉ có thể là 1, 0, hoặc -1. - Nhập đúng giá trị cho tham số row_num hoặc column_num trong hàm INDEX, phải là một số nguyên dương và nằm trong phạm vi của dãy hoặc bảng. Lỗi #VALUE xuất hiện khi hàm match nhận được một tham số không hợp lệ 7. Kết luận Đây là những điều cần biết về hàm match trong excel. Chúng tôi hy vọng bạn đã nắm được cách sử dụng hàm match và cách khắc phục các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm match. Hàm match là một hàm rất tiện ích và linh hoạt khi bạn muốn tìm kiếm và tra cứu các giá trị trong excel. Bạn có thể áp dụng hàm match vào nhiều tình huống và bài toán khác nhau. Tôi mong bạn sẽ thành công với hàm match và excel. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết của Unica. >> Xem thêm: Tin học văn phòng cơ bản đến nâng cao

9268 Lượt xem

«
36
37
38
39
40
41
»

247 Cầu Giấy, TP.Hà Nội

Hotline 1: 19001568

Hotline 2: 090 488 6095

Email: cskh@unica.vn

08h00 - 17h30, thứ 2 - thứ 7

Về Unica

Hợp tác

Mobile

Công ty cổ phần đào tạo trực tuyến Unica - Số 247 Cầu Giấy, P. Dịch Vọng, Q. Cầu Giấy, TP Hà Nội.

Đại Diện: Ông Nguyễn Trọng Thơ

Mã số thuế: 0107695756 cấp tại Phòng đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội

Tiếng Việt