Tin học văn phòng
Cách tạo Heading trong Word đơn giản, chi tiết bạn đã biết chưa?
Nếu bạn muốn sở hữu một văn bản word trông chuyên nghiệp và khoa học, bạn nhất định phải biết cách tạo heading trong word. Thẻ heading trong word đóng vai trò vô cùng quan trọng, không chỉ có chức năng nhấn mạnh nội dung chính mà thẻ heading còn giúp tối ưu bài viết trên web. Bài viết dưới đây Unica sẽ hướng dẫn bạn đọc cách làm heading trong word nhanh chóng và dễ dàng nhất.
1. Heading trong Word là gì?
Heading hay còn được gọi bằng tên khác là thẻ tiêu đề. Trong một văn bản word, Heading sẽ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên giảm dần từ: Heading 1 -> Heading 2 -> Heading 3... Heading mang ý nghĩa là giới thiệu ngắn gọn nội dung chính của bài viết đó.
Heading trong word chính là các thẻ tiêu đề
Thông thường trong một văn bản, thẻ H1, H2, H3 được sử dụng nhiều nhất. Nếu thẻ H1 là tiêu đề bài viết thì thẻ H2, H3 là tiêu đề chương hoặc mục bài viết.
2. Mục đích của việc tạo thẻ heading trong bài viết
Định dạng tiêu đề trong word (tạo thẻ heading trong bài viết) sẽ hướng đến các mục đích sau đây:
- Tạo mục lục cho bài viết.
- Hệ thống các thẻ tiêu đề tạo thành cấu trúc nội dung.
- Sắp xếp các thành phần nội dung trong bài viết để người xem dễ dàng nhận biết và đánh giá được sự liên quan giữa các thành phần nội dung trong bài viết.
- Tạo Heading trong Word giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt được nội dung chính của bài viết.
- Thẻ heading còn có vai trò quan trọng trong việc tối ưu bài viết SEO để hiển thị trên Google.
Tạo heading trong word giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung bài viết
Khám phá ngay các chứng chỉ IC3 online chỉ có tại Unica
3. Các bước tạo thẻ Heading trong Word
Cách làm heading trong Word rất đơn giản bạn cần làm theo hướng dẫn ở những bước dưới đây:
- Bước 1: Trên thanh menu của các bản word, bạn chọn trong mục Home chọn ký hiệu có biểu tượng mở rộng, các bạn có thể thấy được qua hình ảnh minh họa dưới đây:
Cài đặt heading trong word (1)
Đối với mỗi bản word của người dùng sử dụng có cung cấp các số lượng heading khác nhau có thể là đến heading 6, heading 7, tuy nhiên trên nhiều các styles không hiện nhiều các heading vậy nên để tạo thêm nhiều các heading các bạn có thể thực hiện thực hiện cách thêm heading trong word như sau.
- Bước 2: Chọn vào mục Normal và ấn vào biểu tượng sau:
Cài đặt heading trong word (2)
- Bước 3: Hộp thoại Manage styles xuất hiện chọn vào mục Recommend và dùng chuột chọn ấn và giữ chọn vùng từ heading 1 đến heading bạn muốn tạo:
Cài đặt heading trong word (3)
- Bước 3: Nhấn chọn ô Show thuộc mục Set whether style shows when viewing recommended styles > chọn Only in this document > OK.
Cài đặt heading trong word (4)
Vậy là bạn đã tương đối hoàn thành xong việc cài đặt heading trong word một cách khá đơn giản và nhanh chóng.
>> Xem thêm: Cách tạo Header and Footer trong Word cho mọi phiên bản Word
4. Cách chỉnh sửa heading trong word
Ở phần trên chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách tạo heading trong word. Ở phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chỉnh heading trong word và cách thêm heading trong word.
4.1. Cách chỉnh heading trong word
Để chỉnh heading trong word, bạn hãy thực hiện theo trình tự sau đây:
- Bước 1: Bạn chọn tab Home trên thanh công cụ, chọn tiếp ký hiệu mở rộng công cụ (mũi tên trỏ xuống) ở góc phải bên dưới thanh công cụ.
Chọn mũi tên trỏ xuống
- Bước 2: Ở mục Styles bạn hãy chọn thẻ heading bạn muốn chỉnh sửa. Ở đây chúng tôi sẽ chọn thẻ Heading 1 làm ví dụ. Sau đó, bạn hãy nhấn vào biểu tượng tam giác trỏ xuống ở góc phải rồi chọn tiếp Modify…
Chọn Modify…
- Bước 3: Tùy chỉnh thẻ heading theo mong muốn
Bạn có thể chỉnh heading trong word theo các gợi ý sau đây:
Tại hộp thoại Modify Style, bạn hãy chú ý 2 lựa chọn:
+ Properties: Dùng để thay đổi tên heading, lựa chọn định dạng cho chữ, đoạn.
Chọn tuỳ chọn Properties
+ Formatting: Dùng để định dạng font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ (in đậm, in nghiêng, màu chữ, giãn dòng, tạo viền cho văn bản, định dạng khung, đánh số hoặc tạo dấu đầu dòng, tạo hiệu ứng chữ…
Chọn tuỳ chọn Formatting
- Bước 4: Nhấn chọn Only in this document sau đó nhấn Ok để lưu lại quá trình chỉnh sửa.
4.2. Cách thêm heading trong word
Để thêm heading trong word bạn hãy thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:
- Bước 1: Bạn hãy bôi đen dòng văn bản bạn muốn đặt làm heading.
- Bước 2: Chọn cấp bậc heading mà bạn muốn thêm. Ở đây chúng tôi chọn thêm heading 1 nên sẽ chọn Heading 1 trên thanh công cụ.
Chọn cấp bậc heading
- Bước 3: Kiểm tra kết quả bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + F và chọn tab Headings
Kiểm tra kết quả
5. Cách tạo mục lục trong Word bằng Heading
Lưu ý, để tạo mục lục trong Word bằng Heading trước hết bạn hãy tạo các heading trong word theo hướng dẫn ở trên. Tiếp theo, bạn hãy thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:
- Bước 1: Xác định vị trí bạn muốn đặt mục lục. (Thông thường vị trí đặt mục lục sẽ ở đầu trang hoặc cuối trang).
- Bước 2: Đặt con trỏ tại vị trí bạn muốn tạo mục lục. Tiếp theo bạn vào tab References trên thanh công cụ, chọn mục Table of Contents. Khi hộp thoại hiển thị bạn có thể chọn 1 trong 2 lựa chọn sau:
+ Automatic Table ( Mẫu có sẵn)
+ Custom Table of Contents... (tự tạo mục lục theo ý muốn)
Chọn vị trí muốn tạo mục lục bằng heading
- Bước 3: Chọn kiểu mục lục bạn muốn.
Ở đây chúng ta có 2 trường hợp:
+ Trường hợp 1: Bạn chỉ cần chọn mẫu có sẵn ở mục Automatic Table. Phần mềm word sẽ tự động tạo mục lục theo mẫu bạn chọn. Và đây là kết quả:
Kết quả trường hợp 1
- Trường hợp 2: Bạn chọn Custom Table of Contents... (tự tạo mục lục theo ý muốn). Lúc này để hoàn thành mục lục bạn cần thực hiện thêm vài bước sau đây.
- Bước 4: Tạo kiểu mục lục theo ý muốn.
Sau khi bạn nhấn chọn Custom Table of Contents sẽ xuất hiện hộp thoại. Bạn hãy chọn tab “Tab of Contents”. Tại mục “Tab Leader” bạn hãy chọn định dạng xuất hiện của mục lục. Trong đó:
+ None - không gì cả
+ Dấu chấm
+ Dấu gạch ngang
+ Dấu gạch dưới liền.
Chọn định dạng xuất hiện
Tại mục Format, bạn hãy định dạng kiểu mục lục theo ý muốn bằng cách nhấn vào mũi tên trỏ xuống và chọn kiểu định dạng yêu thích.
Chọn kiểu định dạng tại hộp thoại Format
- Bước 5: Nhấn “OK” để nhận kết quả.
Kết quả nhận được
>> Xem thêm: 4 Cách kẻ khung trong Word 2007, 2010, 2013, 2016 chi tiết nhất
6. Cách xóa Heading trong Word
- Bước 1: Trên thanh Menu, bạn chọn View -> chọn Outline
Xóa Heading trong Word - Hình 1
- Bước 2: Bôi đen Heading muốn xóa. Sau đó nhấn chọn Body Text như hình minh họa để thực hiện tao tác xóa Heading.
Xóa Heading trong Word - Hình 2
- Bước 3: Nhấn chọn Close Outline View trong mục Close để kết thúc thao tác xóa Heading.
7. Kết luận
Trên đây là hướng dẫn cách tạo heading trong word và một số thông tin có liên quan cho bạn tham khảo. Bạn thấy bài hướng dẫn cách hiển thị heading trong word thế nào? Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Nếu bạn đọc quan tâm có thể tham khảo thêm các khóa học tin học văn phòng để hiểu rõ hơn về các thủ thuật, cách sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản chuyên nghiệp trong các khoá học Word giúp tiết kiệm thời gian cũng như nâng cao hiệu suất công việc.
Xin cảm ơn và chúc bạn thành công!
28/02/2019
16382 Lượt xem
Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ Gantt trong Excel vô cùng đơn giản
Bạn muốn quản lý một dự án hay muốn theo dõi tình hình tiến độ một công việc đã đặt ra, bạn nên sử dụng biểu đồ Gantt. Biểu đồ Gantt trong excel là một công cụ thông minh được sử dụng phổ biến trong quá trình làm việc nhằm mục đích quản trị tiến độ thực hiện dự án. Nếu bạn là người thường xuyên làm việc với các dự án nhưng chưa biết tạo biểu đồ tiến độ công việc, vậy thì hãy tham khảo nội dung trong bài học Excel online dưới đây ngay nhé.
1. Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt có tên Tiếng Anh đầy đủ là Gantt Chat, được Henry Gantt phát minh ra vào năm 1910. Đây là một loại biểu đồ thanh được sử dụng để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của các dự án. Biểu đồ Gantt trong excel cho thấy cấu trúc từng phần của dự án bằng cách hiển thị ngày bắt đầu, ngày kết thúc và các mối quan hệ khác trong dự án. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi được một cách cụ thể và chi tiết nhất dự án của mình theo một cột mốc thời gian đã định trước.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tạo biểu đồ chứng khoán trong excel
>>> Xem thêm: Cách vẽ biểu đồ cột trong excel đơn giản, nhanh chóng và đẹp mắt
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ kết hợp cột và đường trong excel đơn giản
Biểu đồ Gantt được sử dụng để lập kế hoạch
Biểu đồ này được chia thành hai trục: trục hoành thể hiện thời gian và trục tung thể hiện các công việc cần thực hiện. Các thanh được sử dụng để biểu thị thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và thời lượng của từng công việc.
2. Biểu đồ Gantt phù hợp với đối tượng nào?
Biểu đồ Gantt phù hợp với các đối tượng sau:
- Người quản lý dự án: Biểu đồ Gantt giúp lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và giao tiếp kế hoạch dự án.
- Các thành viên trong nhóm dự án: Họ sử dụng biểu đồ để hiểu rõ các công việc cần thực hiện và thời hạn hoàn thành.
- Các bên liên quan: Biểu đồ Gantt có thể được sử dụng để giao tiếp kế hoạch dự án với các bên liên quan, chẳng hạn như: khách hàng, nhà cung cấp và nhà đầu tư.
Biểu đồ Gantt phù hợp với người làm quản lý dự án
3. Ưu và nhược điểm của Gantt Chart
Để quản lý dự án, theo dõi tiến độ kế hoạch được dễ dàng và chủ động nhất, biểu đồ Gantt đang là công cụ được ứng dụng sử dụng nhiều nhất. Sau đây là một số thông tin về ưu điểm và nhược điểm của loại biểu đồ này cho bạn tham khảo.
3.1. Ưu điểm của sơ đồ Gantt
Biểu đồ Gantt trong excel sở hữu rất nhiều ưu điểm tuyệt vời, tiêu biểu có thể kể đến như:
- Hỗ trợ người dùng có thể quản lý nhiều công việc cùng một lúc: Biết vẽ Gantt Chart trong excel với các cách thức trình bày đơn giản bạn có thể nắm được chi tiết và cụ thể các thông tin quan trọng. Bởi biểu đồ Gantt có cách thể hiện cực trực quan nên ai cũng dễ dàng nắm được thông tin từ biểu đồ này.
- Nâng cao năng suất công việc: Trên biểu đồ Gantt hiển thị đầy đủ các thông tin liên quan đến dự án như: Người thực hiện, thời gian thực hiện, cách thực hiện. Nhờ đó, tất cả các thành viên trong nhóm dự án sẽ nắm được thông tin để thực hiện theo đúng kế hoạch đề đặt ta ban đầu.
- Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Lập sơ đồ Gantt trong excel đóng vai trò quan trọng bởi nó sẽ giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về dự án. Từ đó dễ dàng phân bổ công việc, phân chia nguồn lực để làm sao sử dụng hợp lý và tối ưu nhất.
Biểu đồ Gantt giúp tăng năng suất công việc
3.2. Nhược điểm của biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là một công cụ hữu ích cho việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của các dự án. Tuy nhiên, biểu đồ Gantt cũng có một số nhược điểm như:
- Không thể xử lý các dự án phức tạp: Biểu đồ Gantt đôi khi sẽ trở nên phức tạp và khó theo dõi đối với các dự án có nhiều công việc, phụ thuộc lẫn nhau hoặc có các yếu tố bất định.
- Không thể xử lý các thay đổi: Khó cập nhật khi có các thay đổi trong kế hoạch dự án.
- Không thể cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ: Biểu đồ Gantt chỉ cung cấp một cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án chứ không cung cấp chi tiết. Để có thông tin chi tiết hơn, cần sử dụng các công cụ khác.
4. Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ Gantt trong excel
Cách tạo Gantt Chart trong excel khá đơn giản, trước khi tạo một biểu đồ gantt trong Excel bạn cần phải tạo một bảng phân chia công việc cho rõ ràng. Sau đó tiến hành vẽ sơ đồ Gantt bằng excel theo các bước như sau:
Ví dụ có bảng phân chia công việc theo các ngày tháng bắt đầu kết thúc hoạt động dưới đây:
Tạo bảng dữ liệu
4.1. Tạo mới 1 biểu đồ dựa trên ngày bắt đầu
Sau khi đã có bảng kế hoạch công việc để tạo biểu đồ Gantt trong excel, tiếp theo bạn bắt tay vào tạo mới biểu đồ dựa vào ngày bắt đầu.
Do vẽ biểu đồ dựa vào ngày bắt đầu nên đầu tiên bạn cần thao tác chọn vùng. Ở đây chúng tôi thao tác chọn vùng ngày bắt đầu từ ô C3:C9, sau đó bạn chọn vào Insert trên thanh menu, chọn vào biểu tượng biểu đồ thanh ngang, trong danh sách menu xổ xuống chọn vào vào biểu đồ thanh ngang xếp chồng:
Chèn biểu đồ thanh ngang
Thực hiện các thao tác như trên là bạn đã hoàn thành việc vẽ biểu đồ thanh ngang xếp chồng trong excel
Hình ảnh biểu đồ thanh ngang xếp chồng
4.2. Thêm dữ liệu khoảng thời gian vào biểu đồ
Tiếp theo thực hiện thao tác thêm dữ liệu khoảng thời gian vào biểu đồ. Cách vẽ biểu đồ theo thời gian trong excel thực hiện theo các thao tác như sau:
- Bước 1: Nhấn chuột phải vào biểu đồ trống => Chọn Select Data.
Click chuột phải chọn Select Date
- Bước 2: Hộp thoại Select Data xuất hiện => Nhấn chọn Add.
Nhấn chọn Add
- Bước 3: Hộp thoại Edit Series xuất hiện, bạn nhập dữ liệu cho mục Series name bằng cách chọn vào ô ngày bắt đầu. Ví dụ trong bài viết này chúng tôi nhập "Khoảng thời gian" và chọn đến ô tiêu đề trong bảng "Thời gian hoàn thành". Đối với mục Series values thì bạn chọn vào biểu tượng bảng tính và dấu mũi tên đỏ.
Thao tác nhập thông tin vào hộp thoại Edit Series
- Bước 4: Trong cột thời gian hoàn thành (E4:E9) bạn nhấn giữ và kéo chuột để chọn vùng dữ liệu.
Chọn vùng dữ liệu trong cột thời gian
- Bước 5: Sau đó bạn nhấn Enter để trở về giao diện trước. Cuối cùng nhấn OK để đóng hộp thoại Edit Series và Select Data Source.
Nhấn OK để đóng Edit Series và Select Data Source
- Bước 6: Sau khi thêm khoảng thời gian thì bản đồ sẽ hiển thị như sau:
Hình ảnh bản đồ hiển thị sau khi thêm dữ liệu khoảng thời gian
4.3. Nhập mô tả công việc
Để nhập mô tả công việc thì bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Đầu tiên bạn cần mở lại hộp thoại Select Data Source bằng cách click chuột phải => Chọn Select Data.
Mở hộp thoại Select Data Source
- Bước 2: Khi cửa sổ Select Data Source xuất hiện, trong phần Horizontal bạn nhấn chọn Edit.
Chọn Edit trong Horizontal
- Bước 3: Hộp thoại Axis Labels xuất hiện bạn chọn vùng dữ liệu là cột Công việc thực hiện (B4:B9) => Nhấn OK để đóng.
Nhấn OK để đóng Axis Labels
- Bước 4: Thực hiện xong các thao tác bên trên xong sẽ thấy xuất hiện cột Công việc thực hiện trên biểu đồ
Biểu đồ xuất hiện cột công việc thực hiện
4.4. Bấm cột màu xanh để chuyển sang dạng Gantt
- Bước 1: Trên biểu đồ bạn click chuột trái vào một thanh màu xanh bất kỳ nào đó. Với thao tác này, tất cả các ô màu xanh đều sẽ được chọn, khi này bạn click chuột phải => Chọn Format Data Series.
Chọn Format Data Series
- Bước 2: Hộp thoại Format Data Series xuất hiện bạn để ý phía bên phải phần Fill & Line bạn chọn No Fill và No Line.
Chọn No Fill và No Line trong hộp thoại Format Data Series
- Bước 3: Hoàn tất các bước thực hiện trên bạn sẽ nhận được biểu đồ Gantt trong excel như hình bên dưới.
Kết quả biểu đồ nhận được
4.5. Xóa khoảng trắng phía trước và khoảng trắng giữa các thanh
Để xoá khoảng trắng phía dưới và khoảng trắng giữa các thanh thì bạn thực hiện các bước sau:
Xoá khoảng trắng phía trước
- Bước 1: Tại bảng dữ liệu đã lập ban đầu bạn click chuột phải vào ô đầu tiên trong cột Ngày bắt đầu => Chọn Format Cells.
Chọn Format Cells
- Bước 2: Hộp thoại Format Cells mở ra, trong thẻ Home bạn chọn định dạng General. Tiếp theo bạn cần phải ghi nhớ cách lưu trữ ngày mà bạn chọn trong excel bằng cách chọn vào phần Sample.
Chọn định dạng ngày General
- Bước 3: Click chuột vào phần ngay dưới bản đồ => Chọn Format Axis.
Chọn Format Axis
- Bước 4: Hộp thoại Format Axis xuất hiện, bạn để ý phía bên phải phần Sample cần nhập số. Như vậy khoảng trắng sẽ được xoá.
Nhập số để xoá khoảng trắng
Xoá khoảng trắng giữa các thanh
- Bước 1: Trên biểu đồ bạn click chuột vào một thanh màu xám bất kỳ nào đó. Khi này tất cả thanh màu xám sẽ được chọn => Click chuột phải => Chọn Format Data Series.
Chọn Format Data Series
- Bước 2: Hộp thoại Format Data Series mở ra, trong mục Series Options bạn chỉnh Series Overlap là 100% và Gap Width là 0%. Khi này khoảng trắng giữa các thanh ngang sẽ không còn nữa.
Thao tác xoá khoảng trắng giữa các thanh ngang
- Bước 3: Sau khi chỉnh sửa xong thì biểu đồ Gantt sẽ trông như hình bên dưới
Kết quả biểu đồ sau khi chỉnh sửa
4.6. Sắp xếp lại thứ tự các task
Công đoạn tiếp theo trong quá trình vẽ biểu đồ tiến độ trong excel đó là sắp xếp lại thứ tự các task. Bởi nếu như bạn để ý thì thứ tự công việc khi này đang bị đảo ngược. Cách sắp xếp dữ liệu cho đúng trình tự thực hiện như sau:
- Bước 1: Bạn click chuột vào chỗ Công việc thực hiện => Chọn Format Axis.
Chọn Format Axis
- Bước 2: Tại hộp thoại Format Axis bạn đánh dấu tích chọn Categories in reverse order, sau đó đóng Format Axis lại
Chọn Categories in reverse order
- Bước 3: Sau khi thao tác xong bước sắp xếp bạn sẽ được biểu đồ Gantt trong excel theo đúng thứ tự sắp xếp như sau:
Biểu đồ Gantt trong excel
4.7. Theo dõi tỉ lệ hoàn thành công việc
Sau khi đã tạo biểu đồ Gantt thành công bạn chỉ cần theo dõi biểu đồ là có thể biết được tiến độ hoàn thành của dự án. Vậy là việc tạo biểu đồ gantt trong Excel của bạn đã xong cơ bản rồi đó, bạn có thể sử dụng biểu đồ cho việc trình bày phân tích báo cáo công việc một cách rõ ràng hơn khi kèm theo lời thuyết trình.
5. Những điều cần lưu ý để lập biểu đồ Gantt trong excel hiệu quả
Trong quá trình tạo biểu đồ Grantt trong excel bạn cần phải đặc biệt chú ý tới một số vấn đề quan trọng sau, như vậy thì mới có thể tạo biểu đồ hiệu quả.
5.1. Xác định các đầu mục công việc cần thiết
Trước khi bắt tay vào việc tạo biểu đồ bạn cần phải liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần phải thực hiện trong dự án ra. Mục đích là để những đầu mục này hiển thị trực quan nhất trên bản đồ giúp người quản lý và người trong nhóm dễ quan sát. Để xác định được đầu mục công việc một cách chi tiết và đầy đủ nhất, bạn cần phải suy nghĩ về mục tiêu mà bạn mong muốn sẽ đạt được. Sau khi đã xác định được đầu mục công việc cần thiết, bạn sẽ xác định rõ thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc.
Trước khi vẽ biểu đồ Gantt cần phải xác định rõ đầu mục công việc
5.2. Xác định mối quan hệ giữa các công việc
Ưu điểm của biểu đồ Gantt đó là biểu diễn được mối quan hệ giữa các công việc với nhau. Tuy nhiên trong số nhhững công việc đó sẽ có công việc được thực hiện song song và có công việc phải thực hiện tuần tự. Việc xác định rõ các mối quan hệ này sẽ giúp bạn nắm bắt sâu sắc được về cách tổ chức dự án và giúp ích khi bạn mô tả thời gian hoạt động trên biểu đồ.
5.3. Cập nhật tiến độ dự án
Lưu ý cuối cùng bạn cần phải chú ý trong quá trình tạo biểu đồ đó là phải cập nhật tiến độ dự án. Bởi trong quá trình diễn ra tiến độ dự án thì sẽ có rất nhiều thay đổi. Vì vậy bạn cần phải theo dõi để điều chỉnh lại tiến độ, nhằm đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Việc theo dõi, cập nhật tiến độ sẽ giúp bạn cập nhật thông tin về kế hoạch cho nhóm của mình và nhà tài trợ.
6. Tổng kết
Bài viết trên Unica đã hướng dẫn bạn chi tiết cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel một cách đơn giản và dễ thực hiện nhất. Có thể nói, sơ đồ Gantt có vai trò rất quan trọng trong các dự án nên bạn cần biết cách tạo chi tiết. Đồng thời bạn cũng cần phải nhớ thật kỹ những lưu ý trên để quá trình tạo Gantt trong excel đáp ứng được đúng nhu cầu của bản thân.
Cảm ơn và chúc các bạn thành công!
>>> Xem thêm: Trọn bộ khóa học tin học văn phòng từ cơ bản đến nâng cao
28/02/2019
9706 Lượt xem
Cách dùng hàm INDIRECT trong Excel để tham chiếu dễ hiểu nhất
Hàm Indirect trong excel là gì? Dùng hàm indirect excel bạn đã biết chưa? Yêu cầu bạn áp dụng hàm indirect excel vào xử lý công việc cụ thể nào đó chắc bạn chưa thể làm ngay được, bạn cần làm gì để có thể hiểu nhanh hiểu cơ bản về hàm về cách sử dụng ứng dụng của hàm trong excel. Bạn chỉ cần xem nhanh bài viết hướng dẫn dưới đây, chỉ sau vài phút bạn có thể áp dụng ngay để xử lý công việc của bạn một cách hiệu quả.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách cố dịnh hàm trong excel đơn giản, nhanh chóng
1. Hàm indirect trong excel là gì?
Hàm indirect là gì? Hàm INDIRECT trong Excel là một hàm thuộc nhóm hàm Tham chiếu và Tra cứu. Hàm INDIRECT cho phép bạn tạo một tham chiếu ô hoặc vùng dựa trên một giá trị văn bản. Hàm INDIRECT có thể được sử dụng để tham chiếu đến các ô, các vùng, các vùng đã đặt tên, hoặc các trang tính khác.
Hàm INDIRECT trong Excel là một hàm thuộc nhóm hàm Tham chiếu và Tra cứu
2. Ứng dụng của hàm INDIRECT trong Excel
Hàm INDIRECT có nhiều ứng dụng trong Excel, chẳng hạn như:
- Tạo các tham chiếu động, linh hoạt và có thể điều chỉnh được.
- Tạo các công thức có thể tự động cập nhật khi thêm hoặc xóa các hàng hoặc cột.
- Kết hợp với các hàm khác như SUM, SUMIF, COUNTIF, VLOOKUP, INDEX, MATCH, ADDRESS… để tăng khả năng tính toán và tra cứu.
- Tạo các bảng tính liên kết với nhau một cách dễ dàng và hiệu quả.
Hàm INDIRECT có nhiều ứng dụng trong Excel
3. Cấu trúc hàm indirect trong excel
Công thức indirect trong excel như sau:
=INDIRECT(ref_text,[a1])
Trong đó:
- ref_text: là một giá trị văn bản chứa thông tin về tham chiếu ô hoặc vùng. Ví dụ: “A1”, “B2:C5”, “Sheet1!A1”, “NamedRange”…
- a1: là một giá trị logic (TRUE hoặc FALSE) xác định kiểu tham chiếu của ref_text. Nếu a1 là TRUE (hoặc bỏ trống), ref_text sẽ được hiểu theo kiểu A1 (dạng hàng-cột). Nếu a1 là FALSE, ref_text sẽ được hiểu theo kiểu R1C1 (dạng số hàng-số cột).
Cấu trúc hàm INDIRECT
4. Cách sử dụng hàm indirect trong excel
Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét cách dùng hàm INDIRECT trong Excel với các ví dụ cụ thể.
4.1. Tạo các tham chiếu INDIRECT từ các ô chứa giá trị
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu:
Yêu cầu: Dùng hàm INDIRECT để tham chiếu gián tiếp dữ liệu trong bảng dữ liệu vừa cho.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Ở ô D4, bạn nhập lệnh indirect trong excel =INDIRECT(C4).
Nhập công thức vào ô D4
- Bước 2: Nhấn enter, Excel sẽ trả về kết quả là 8. Nhấn đúp chuột để sao chép công thức xuống bên dưới sẽ thu được bảng kết quả như hình:
4.2. Tạo các tham chiếu gián tiếp từ các giá trị ô và văn bản
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu:
Yêu cầu: Dùng hàm INDIRECT để tham chiếu gián tiếp dữ liệu trong bảng dữ liệu vừa cho.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào ô D4, nhập công thức tính là =INDIRECT("B"&C4).
Nhập công thức hàm INDIRECT vào ô D4
Trong đó:
- INDIRECT: Là lệnh hàm.
- "B": Là ký tự dùng để chỉ cột B trong bảng tính.
- C4: Là giá trị liên kết với chữ B để tạo ra ô tham chiếu truy xuất kết quả.
- Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả là 10.
- Bước 3: Copy công thức xuống các ô bên dưới sẽ thu được bảng kết quả là:
4.3. Sử dụng hàm INDIRECT với các vùng đã đặt tên
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu:
Yêu cầu: Dùng công thức hàm INDIRECT để tham chiếu gián tiếp với các vùng dữ liệu đã đặt tên trong bảng dữ liệu vừa cho.
Cách thực hiện hàm indirect trong excel:
- Bước 1: Nhập công thức tương đương như trong hình vào ô G5 đến G8.
Nhập công thức vào ô G5 đến G8
- Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả như sau:
5. Các ứng dụng của hàm INDIRECT
Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét một số ví dụ minh họa cho các ứng dụng của hàm INDIRECT trong Excel.
5.1. Công thức INDIRECT – tự động tham chiếu đến một trang tính khác
Nếu muốn dùng hàm INDIRECT để tự động tham chiếu đến một trang tính khác, bạn cần dùng cấu trúc hàm là:
=INDIRECT("" & Sheet’s name & "!" & Cell to pull data from)
Giải thích công thức hàm indirect trong excel:
- INDIRECT: Là lệnh hàm.
- "", & và !: Là những ký tự liên kết các giá trị trong hàm.
- Sheet's name: Là tên Sheet tính trong bảng tính.
- Cell to pull data from: Là tên cột bạn muốn gọi dữ liệu.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu với tên gọi là My Sheet.
Yêu cầu: Dùng hàm INDIRECT để tham chiếu gián tiếp dữ liệu trong bảng dữ liệu đã cho.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Nhập hàm =INDIRECT("'"&$A$1&"'!"&B1) vào ô C4.
Nhập công thức hàm INDIRECT
Trong đó:
- INDIRECT: Là lệnh hàm
- "", &, !: Là những ký tự liên kết các giá trị trong hàm.
- A1: Là ô tham chiếu chứa tên Sheet muốn gọi.
- B1: Là ô tham chiếu chứa cột dữ liệu muốn gọi.
- Bước 2: Nhấn enter, ô C4 sẽ trả về kết quả là 76. Kéo thả chuột xuống các ô bên dưới sẽ thu được kết quả như hình sau:
5.2. Tạo một tham chiếu động đến một bảng tính khác
Nếu muốn dùng hàm INDIRECT để tạo một tham chiếu động đến một bảng tính khác, bạn cần dùng cấu trúc hàm là:
=INDIRECT("[" & Book name & "]" & Sheet name & "!" & Cell address)
Giải thích công thức:
- INDIRECT: Là lệnh hàm.
- "", & và !: Là những ký tự liên kết các giá trị trong hàm.
- Book name: Là tên của bảng tính bạn muốn gọi.
- Sheet name: Là tên Sheet tính trong bảng tính.
- Cell address: Là tên cột bạn muốn gọi dữ liệu.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu với tên gọi là My Sheet.
Yêu cầu: Dùng công thức lệnh INDIRECT để tham chiếu gián tiếp dữ liệu trong bảng dữ liệu đã cho.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Ở ô D4, bạn nhập công thức:
=INDIRECT("("&$A$4&")"&$B$4&"!"&C4).
Nhập công thức INDIRECT
- Bước 2: Nhấn enter, ô D4 sẽ trả về kết quả là 1002.
- Bước 3: Kéo thả chuột xuống bên dưới sẽ thu được bảng kết quả như sau:
5.3. Sử dụng hàm INDIRECT để cố định một tham chiếu ô
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu như hình:
Yêu cầu: Dùng hàm INDIRECT để cố định dải tham chiếu dữ liệu trong bảng dữ liệu đã cho.
Cách thực hiện hàm indirect trong excel:
- Bước 1: Nhập công thức =SUM(INDIRECT("$B$5:$B$7")) vào ô D5.
Nhập công thức vào D5
- Bước 2: Nhấn enter, Excel sẽ trả về kết quả là 51 như hình dưới đây:
6. Kết hợp hàm indirect và một số hàm khác
Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét cách kết hợp hàm INDIRECT và một số hàm khác trong Excel để tạo các công thức phức tạp và linh hoạt hơn.
6.1. Hàm indirect kết hợp address
Hàm ADDRESS trong Excel là một hàm thuộc nhóm hàm Tham chiếu và Tra cứu. Hàm ADDRESS cho phép bạn trả về một giá trị văn bản chứa thông tin về tham chiếu ô hoặc vùng dựa trên số hàng, số cột, kiểu tham chiếu, và tên trang tính. Hàm ADDRESS có cấu trúc như sau:
=ADDRESS(row_num,column_num,[abs_num],[a1],[sheet_text])
Trong đó:
- row_num: là số hàng của tham chiếu ô hoặc vùng.
- column_num: là số cột của tham chiếu ô hoặc vùng.
- abs_num: là một giá trị số xác định kiểu tham chiếu của hàng và cột (tùy chọn). Có thể là một trong các giá trị sau:
+ 1 hoặc bỏ trống: trả về kiểu tham chiếu tuyệt đối (dạng $A$1).
+ 2: trả về kiểu tham chiếu tương đối cho hàng và tuyệt đối cho cột (dạng A$1).
+ 3: trả về kiểu tham chiếu tuyệt đối cho hàng và tương đối cho cột (dạng $A1).
+ 4: trả về kiểu tham chiếu tương đối (dạng A1).
- a1: là một giá trị logic (TRUE hoặc FALSE) xác định kiểu tham chiếu của ref_text. Nếu a1 là TRUE (hoặc bỏ trống), ref_text sẽ được hiểu theo kiểu A1 (dạng hàng-cột). Nếu a1 là FALSE, ref_text sẽ được hiểu theo kiểu R1C1 (dạng số hàng-số cột) (tùy chọn).
- sheet_text: là một giá trị văn bản chứa tên của trang tính có chứa tham chiếu ô hoặc vùng (tùy chọn).
Bài tập hàm indirect trong excel: Cho bảng dữ liệu:
Yêu cầu: Kết hợp hàm ADDRESS và INDIRECT để tham chiếu giá trị của ô tính có địa chỉ bất kỳ.
Cách làm:
- Bước 1: Tại ô C1, bạn nhập hàm tính là =INDIRECT(ADDRESS(4;2)).
- Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả là 12.
Kết quả sau khi nhập công thức
6.2. Sử dụng hàm indirect trong excel với các hàm AVERAGE, SMALL và ROW
Trong trường hợp bạn cần thêm/xóa dòng, cột trong bảng tính Excel mà không muốn làm thay đổi kết quả tính toán thì bạn nên kết hợp hàm INDIRECT với hàm small và row hoặc average.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau:
Yêu cầu:
Cách thực hiện:
- Bước 1: Ở ô kết quả, bạn nhập công thức sau:
=AVERAGE(SMALL(B5:B9,ROW(INDIRECT("1:3")))).
Nhập công thức hàm AVERAGE
Trong đó:
- AVERAGE, SMALL, ROW và INDIRECT: Là lệnh hàm.
- B5:B9: Là dải tham chiếu.
- ("1:3"): Là điều kiện lấy giá trị thỏa mãn.
- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter, Excel sẽ trả về kết quả là 2.
Kết quả sau nhập công thức
6.3. Sử dụng hàm INDIRECT với hàm SUM
Trong excel bạn không chỉ gặp những công việc có sử dụng nguyên chỉ hàm indirect mà thường sẽ áp dụng hàm indirect kết hợp với một số hàm khác như hàm tính tổng Sum.
Kết hợp 2 hàm bạn sẽ giải quyết được cho một công việc tính tổng nhanh chóng mà không cần phải chọn mảng dữ liệu cụ thể, bạn có thể thấy rõ qua ví dụ dưới đây:
Dùng hàm Indirect kết hợp hàm Sum (1)
Trong ví dụ trên đây, có dữ liệu của 3 cột với từng mục khác nhau, để có thể tính tổng số mũ mà sử dụng việc kết hợp 2 hàm trên thì đầu tiên việc bạn làm đó là chọn vùng dữ liệu từ ô C2 đến C6 và đặt tên ở phần name box là Mũ:
Dùng hàm Indirect kết hợp hàm Sum (2)
Và chỉ cần nhập công thức của kết hợp 2 hàm là: =SUM(INDIRECT(F1)) và ngay sau đó hàm sẽ tính tổng theo dạng tham chiếu. Và bạn thực hiện tương tự với 2 cột bên cạnh.
7. Một số lỗi khi dùng hàm INDIRECT
Khi dùng hàm INDIRECT trong Excel, bạn có thể gặp phải một số lỗi thường gặp như sau:
7.1. Lỗi #REF!
Lỗi #REF! xảy ra khi tham chiếu ô hoặc vùng không tồn tại hoặc không hợp lệ. Ví dụ:
- =INDIRECT(“A0”) sẽ trả về lỗi #REF! bởi vì không có ô A0 trong bảng tính.
- =INDIRECT(“Z1000”) sẽ trả về lỗi #REF! bởi vì ô Z1000 ngoài phạm vi của bảng tính (giới hạn là XFD1048576).
- =INDIRECT(“Sheet3!A1”) sẽ trả về lỗi #REF! bởi vì không có trang tính nào có tên là Sheet3 trong bảng tính.
Để khắc phục lỗi này, bạn cần kiểm tra lại giá trị văn bản của tham số ref_text và đảm bảo rằng nó là một tham chiếu ô hoặc vùng hợp lệ và tồn tại.
Lỗi thường gặp khi dùng hàm INDIRECT
7.2. Lỗi #NAME?
Lỗi #NAME? xảy ra khi giá trị văn bản của tham số ref_text không được nhận dạng là một tham chiếu ô hoặc vùng. Ví dụ:
- =INDIRECT(“Hello”) sẽ trả về lỗi #NAME? bởi vì Hello không phải là một tham chiếu ô hoặc vùng.
- =INDIRECT(A1) sẽ trả về lỗi #NAME? nếu ô A1 chứa một giá trị không phải là một tham chiếu ô hoặc vùng. Ví dụ, nếu ô A1 chứa giá trị 100, công thức sẽ trả về lỗi #NAME?.
Để khắc phục lỗi này, bạn cần kiểm tra lại giá trị văn bản của tham số ref_text và đảm bảo rằng nó là một tham chiếu ô hoặc vùng hợp lệ và được nhận dạng bởi Excel.
Lỗi thường gặp khi dùng hàm INDIRECT
8. Kết luận
Vậy qua bài hướng dẫn và giới thiệu cơ bản về học Excel online từ cơ bản đến nâng cao chi tiết hàm bạn đã biết cách sử dụng hàm cho công việc của mình chưa? Thực tế thì cách dùng hàm indirect trong excel để tạo các tham chiếu động, linh hoạt và có thể điều chỉnh được, cách kết hợp hàm INDIRECT với các hàm khác để tăng khả năng tính toán và tra cứu, và cách khắc phục một số lỗi thường gặp khi dùng hàm INDIRECT. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn và áp dụng hàm INDIRECT một cách hiệu quả trong các bảng tính của mình.
Chúc các bạn mọi ngày làm việc hiệu quả!
28/02/2019
6981 Lượt xem
Cách vẽ biểu đồ tròn trong Word đơn giản, có video hướng dẫn
Trong quá trình làm việc với Word, để giảm thiểu tối đa các văn bản hay dữ liệu phức tạp, chúng ta sẽ chọn cách vẽ biểu đồ. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách vẽ biểu đồ trong Word. Trong nội dung bài viết hôm nay, Unica sẽ hướng dẫn các bạn cách làm biểu đồ hình tròn trong word cực kỳ đơn giản, hãy tham khảo nhé.
1. Ứng dụng của biểu đồ tròn trong Word
Bạn sẽ cần vẽ biểu đồ tròn trong word trong một số trường hợp sau:
- Tạo báo cáo thống kê các nội dung được chia theo tỷ lệ phần trăm ( Tổng tỷ lệ là 100%)
- Cách vẽ 2 biểu đồ tròn trong word giúp bạn tạo sự so sánh sự biến đổi tỷ lệ phần trăm giữa 2 thời điểm, 2 khu vực khác nhau.
- Cách vẽ nhiều biểu đồ tròn trong word giúp bạn so sánh sự biến đổi tỷ lệ phần trăm theo thời gian, theo chu kỳ, theo khu vực một cách sinh động hơn.
2. Các dạng biểu đồ hình tròn trong Word
Trước tìm hiểu cách tạo biểu đồ tròn trong word, chúng ta hãy cùng nhau nhận dạng các loại biểu đồ hình tròn thường dùng trong word trước nhé.
2.1. Biểu đồ hình tròn 2D (Pie)
Đây là loại biểu đồ hình tròn thông thường giúp bạn thể hiện tỷ lệ % của các nội dung trong báo cáo tổng hợp.
Biểu đồ hình tròn 2D
2.2. Biểu đồ hình tròn 3D (3-D Pie)
Với việc vẽ biểu đồ 3D trong word sẽ tạo nên trực quan sinh động hơn cho người dùng. Do đó, trong các bảng báo cáo, thuyết trình biểu đồ tròn 3D thường được ưu tiên hơn biểu đồ tròn 2D.
Biểu đồ hình tròn 3D
2.3. Biểu đồ tròn lớn + biểu đồ tròn nhỏ (Pie of Pie)
Cách làm biểu đồ hình tròn trong word với biểu đồ hình tròn lớn kèm theo biểu đồ hình tròn nhỏ nhằm mục đích thể hiện các ý nhỏ của một phần biểu đồ tròn lớn.
Thông thường biểu đồ hình tròn nhỏ sẽ được thể hiện ở bên phải biểu đồ hình tròn lớn.
Gợi ý: Bạn có thể thêm các nội dung thông tin ở phần biểu đồ hình tròn nhỏ để làm rõ hơn phần nội dung trong biểu đồ tròn lớn.
Biểu đồ tròn lớn + biểu đồ tròn nhỏ
2.4. Biểu đồ tròn + biểu đồ cột (Bar of Pie)
Đây là dạng biểu đồ tròn tương tự như biểu đồ tròn lớn kết hợp biểu đồ tròn nhỏ (Pie of pie). Sự khác biệt là biểu đồ tròn nhỏ được thay thế bằng biểu đồ dạng cột. Lúc này, biểu đồ dạng cột sẽ làm nhiệm vụ phân tích, thể hiện các ý nhỏ của một phần biểu đồ tròn lớn. Và biểu đồ cột sẽ được sắp xếp ở bên phải biểu đồ hình tròn lớn.
Biểu đồ tròn + biểu đồ cột
2.5. Biểu đồ hình Doughnout
Biểu đồ hình Doughnout là một dạng biểu đồ hình tròn đặc trưng gần giống như hình chiếc phao cứu sinh. Trong đó, phần viền ngoài của vòng tròn được dùng để biểu thị các nội dung tỷ lệ. Phần bên trong vòng tròn có thể được bỏ trống hoặc bạn có thể thêm nội dung để tạo điểm nhấn cho biểu đồ.
Biểu đồ hình Doughnout
3. Cách vẽ biểu đồ tròn trong word
Chi tiết các bước tạo biểu đồ hình tròn trong word cũng tương tự như cách làm biểu đồ trong word. Cụ thể như sau:
- Bước 1: Ở trên thanh công cụ của Microsoft Word, bạn hãy chọn tab Insert, sau đó chọn Chart.
Chọn Chart
- Bước 2: Khi hộp thoại Insert Chart xuất hiện, bạn hãy chọn Pie. Sau đó chọn dạng biểu đồ tròn mà bạn muốn vẽ. Tiếp theo nhấn Ok để chuyển qua bước 3.
Mô tả cách vẽ biểu đồ tròn trong Word
- Bước 3: Bạn nhập các dữ liệu vào bảng tính hiển thị ở phía trên biểu đồ.
Nhập các dữ liệu vào bảng tính
- Bước 4: Điều chỉnh lại số liệu có trong biểu đồ bằng cách nhấn chuột phải, sau đó chọn Edit Data.
Chọn Edit Data
4. Chỉnh sửa biểu đồ tròn trong Word
Sau khi đã thực hiện cách vẽ biểu đồ tròn trong word thành công, tiếp theo bạn cần học cách chỉnh sửa biểu đồ. Cụ thể để chỉnh sửa biểu đồ bạn thực hiện như sau:
3.1. Chỉnh sửa tiêu đề cho biểu đồ
Bạn thực hiện như sau:
- Bước 1: Dùng chuột nhấn chọn vào phần tiêu đề. Sau đó bạn thực hiện xóa hoặc thêm nội dung như mong muốn.
- Bước 2: Nhấn Enter để hoàn thành.
Chỉnh sửa tiêu đề cho biểu đồ - Hình 1
Trong trường hợp biểu đồ chưa hiển thị tiêu đề, bạn có thể thực hiện như sau:
- Nhấn chọn vào biểu đồ và chọn biểu tượng Chart Elements -> tích chọn ô Chart Title để hiển thị tiêu đồ biểu đồ.
Chỉnh sửa tiêu đề cho biểu đồ - Hình 2
3.2. Di chuyển biểu đồ
Để thực hiện thao tác di chuyển biểu đồ, bạn chỉ cần giữ vào vùng trống có trong biểu đồ. Sau đó kéo đến vị trí bạn muốn là hoàn thành.
Di chuyển biểu đồ trong Word
3.3. Thay đổi kích thước biểu đồ
Để thay đổi kích thước biểu đồ, bạn chỉ cần di chuyển chuột đến viền bên ngoài của biểu đồ hình tròn. Sau đó nhấn giữ và kéo cho đến khi đúng kích thước bạn mong muốn.
Thay đổi kích thước biểu đồ trong Word
3.4. Thêm số liệu từ bảng dữ liệu vào biểu đồ
Để thêm dữ liệu từ bảng dữ liệu vào biểu đồ, bạn thực hiện bằng cách nhấn vào dấu + màu xanh. Sau đó nhấn tích chọn ô Data Labels.
Thêm số liệu từ bảng dữ liệu vào biểu đồ tròn - Hình 1
Trong trường hợp vị trí của số liệu chưa hợp lý, bạn có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa như sau:
- Nhấn vào dấu + màu xanh -> Di chuyển trỏ chuột đến mục Data Labels -> chọn tiếp dấu mũi tên màu đen và chọn vị trí hiển thị của số liệu. Trong đó, các mục hiển thị mang ý nghĩa như sau:
- Center: Ở giữa các phần.
- Inside End: Ngoài rìa bên trong của các phần.
- Outside End: Ngoài rìa bên ngoài của các phần.
- Best Fit: Vị trí phù hợp nhất.
- Data Callout: Ở bên ngoài gần vien nhưng có chú thích dữ liệu.
Thêm số liệu từ bảng dữ liệu vào biểu đồ tròn - Hình 2
3.5. Thay đổi kiểu (Style) trong biểu đồ
Để chỉnh sửa lại kiểu biểu đồ, bạn chỉ cần nhấp vào Char Styles-> sau đó chọn Style và chọn kiểu mà mình muốn.
Thay đổi kiểu trong biểu đồ tròn - Hình 1
Hoặc bạn có thể mở Design sau đó chọn kiểu mà mình muốn:
Thay đổi kiểu trong biểu đồ tròn - Hình 2
3.6. Thay đổi màu sắc của biểu đồ
Để thay đổi màu sắc cho biểu đồ, bạn thực hiện như sau: Click chuột để chọn Char Styles -> chọn thẻ Color -> chọn màu theo ý thích của mình.
Chỉnh sửa màu sắc biểu đồ tròn - Hình 1
Hoặc bạn có thể mở thẻ Design -> nhấp vào Change Color mà chọn màu mà mình muốn sử dụng:
Chỉnh sửa màu sắc biểu đồ tròn - Hình 2
Nếu bạn muốn thay đổi mà của từng phần thì thực hiện như sau: Click chuột phải vào phần muốn đổi màu -> chọn Fill -> chọn màu muốn sử dụng.
Chỉnh sửa màu sắc biểu đồ tròn - Hình 3
>> Xem thêm: Cách vẽ sơ đồ trong Word đơn giản, chi tiết nhất
3.7. Tách một hoặc nhiều phần ra khỏi biểu đồ
- Để tách một phần ra khỏi biểu đồ tròn bạn thực hiện như sau:
+ Click 2 lần chuột trái -> giữ chuột ở phần cần tách -> kéo ra khỏi biểu đồ.
- Để tách nhiều phần ra khỏi biểu đồ tròn bạn thực hiện như sau:
+ Nhấn chuột phải vào biểu đồ tròn -> chọn Data Format Date Series.
Tách một hoặc nhiều phần ra khỏi biểu đồ tròn - Hình 1
+ Xuất hiện hộp thoại bên tay phải -> điều chỉnh thanh kéo tại Pie Explosion.
Tách một hoặc nhiều phần ra khỏi biểu đồ tròn - Hình 2
3.8. Thêm chú thích vào biểu đồ
Để thêm chú thích cho biểu đồ, bạn chọn vào biểu tượng dấu + và tích chọn vào ô Legend. Tiếp tục nhấn vào biểu tượng tam giác đen và chọn vị trí hiển thị chú thích.
Thêm chú thích vào biểu đồ - Hình 1
3.9. Thay đổi bố cục cho biểu đồ
Bạn thực hiện như sau: chọn biểu đồ -> Design -> Quick Layout -> chọn bố cục mà bạn muốn.
Thay đổi bố cục cho biểu đồ tròn
3.10. Xoay biểu đồ tròn
Bạn thực hiện như sau:
- Bước 1: Nhấp chuột phải vào biểu đồ để mở Format Data Series -> chọn Format Data Series.
- Bước 2: Trong Series Options -> bạn ké thanh trượt trong mục Angle of Firts Slice để xoay biểu đồ.
Xoay biểu đồ tròn trong Word
5. Cách xóa biểu đồ tròn khỏi trang Word
Có hai cách để xóa biểu đồ tròn khỏi trang Word:
Cách 1: Xóa biểu đồ bằng chuột
- Nhấp vào biểu đồ để chọn biểu đồ.
- Nhấn Delete trên bàn phím.
Cách 2: Xóa biểu đồ bằng menu ngữ cảnh
- Nhấp chuột phải vào biểu đồ.
- Chọn Delete.
Lưu ý: Khi xóa biểu đồ, Word sẽ tự động xóa tất cả các dữ liệu và định dạng của biểu đồ. Nếu bạn muốn giữ lại dữ liệu hoặc định dạng của biểu đồ, bạn có thể sao chép biểu đồ sang một tài liệu mới trước khi xóa.
6. Kết luận
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách vẽ biểu đồ tròn trong word. Với những chia sẻ này chắc chắn bạn đã biết cách tạo biểu đồ trong word một cách đơn giản nhất. Đừng quên bạn hoàn toàn có thể nắm trọn hệ thống phím tắt và công cụ giúp bạn xây dựng các văn bản, báo cáo một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp, giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc một cách hiệu quả nhất với các khóa học tin học văn phòng.
Chúc các bạn có một buổi học Word thú vị.
28/02/2019
9312 Lượt xem
3 Cách xóa dòng trống trong Excel nhanh và dễ nhất
Trong quá trình học và làm việc với Excel một trong những ứng dụng tin học văn phòng được sử dụng vô cùng phổ biến hiện nay bạn đang loay hoay không biết cách xóa dòng trống trong Excel như thế nào để bảng tính của mình dễ nhìn hơn, hiệu quả mà không phải thực hiện quá nhiều thao tác. Hiện nay có rất nhiều cách để có thể xóa được các dòng trống không cần thiết. Trong đó phổ biến nhất là có 3 cách để xóa. Vậy bài viết dưới đây Unica xin mời bạn đọc đi tìm hiểu 3 cách thực hiện xóa dòng trống thừa trong Excel nhé!
Hướng dẫn cách xóa dòng / cột dữ liệu trống một cách nhanh chóng
Khi nào cần xóa dòng trống trong Excel
Khi làm việc đánh máy nhập liệu với Excel, đôi lúc bạn sẽ thấy xuất hiện dòng trống giữa các ô dữ liệu. Sự xuất hiện của những dòng trống này sẽ làm cho nội dung văn bản của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp. Bạn có thể xóa các dòng trống này để văn bản mang tính thẩm mỹ hơn trong các trường hợp như sau:
- Ô trống đó không được áp dụng cho bất kỳ công thức nào
- Ô trống xuất hiện giữa các ô, dòng dữ liệu làm mất thẩm mỹ.
- Ô trống xuất hiện riêng biệt do thao tác coppy dữ liệu từ các Sheet khác trong Excel.
>>> Xem thêm: 9 cách xóa khoảng trắng trong Excel tự động cho mọi phiên bản cực đơn giản
Cách 1: Xóa dòng trống trong Excel bằng tổ hợp phím Ctrl + G
Bạn thực hiện cách xóa các dòng trống trong excel bằng cách làm theo các bước hướng dẫn dưới đây:
- Bước 1: Chọn tất cả các vùng dữ liệu bạn muốn xóa bằng cách kéo thả chuột bôi đen hoặc ấn giữ phím Ctrl + chuột phải để chọn từng ô hoặc mảng khác nhau
Cách xóa dòng trống bằng tổ hợp phím Ctrl + G - Hình 1
- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + G để xuất hiện hộp thoại Go to.
Sau đó chọn Special phía dưới bên trái.
Cách xóa dòng trống bằng tổ hợp phím Ctrl + G - Hình 2
- Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Go to Special .
Trong hộp thoại Go to Special tìm Blanks và chọn Blanks
Cách xóa dòng trống bằng tổ hợp phím Ctrl + G - Hình 3
- Bước 4: Chọn Home → Delete → Delete sheet rows, bạn sẽ thấy dòng trống sẽ tự động biến mất ngay.
Cách xóa dòng trống bằng tổ hợp phím Ctrl + G - Hình 4
Ngoài xóa hàng trống, trong một số trường hợp bạn sẽ cần chèn thêm hàng thêm cột trong Excel để việc xử lý dữ liệu thuận lợi hơn.
TẤT CẢ ĐỀU CÓ TRONG CUỐN SÁCH
"HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"
[blog_custom:2]
[trial-btn-v4[link=https://unica.vn/order/step1?id=2851&quantity=1][text=ĐĂNG KÝ MUA NGAY][color=#ffffff][width=275px][height=50px][bgcolor=#f26c50][newtab=true]]
Cách 2: Xóa dòng trống trong Excel bằng Filter
Để thực hiện bằng cách xoá dòng trong Excel bằng Filter bạn thực hiện theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Chọn Data trên thanh công cụ → Filter
Cách xóa dòng trống bằng Filter - Hình 1
- Bước 2: Chọn Create Filter ->Nhấn vào biểu tượng lọc trên hàng mới tạo lọc -> chọn chỗ trống (Blanks).
Cách xóa dòng trống bằng Filter - Hình 2
- Bước 3: Trong Home chọn Delete → Delete sheet rows
Cách xóa dòng trống bằng Filter - Hình 3
Kết quả sau khi hoàn thành như sau, như vậy là bạn đã biết thêm được một cách xóa dòng trắng trong excel nhanh chóng và dễ dàng rồi phải không.
Cách xóa dòng trống bằng Filter - Hình 4
Cách 3: Xóa dòng trống trong Excel bằng lệnh Go to Special
Cách thứ 3 rất đơn giản đây là cách bỏ dòng trống trong Excel được nhiều người sử dụng bạn chỉ cần nhấn phím F5 để xuất hiện bảng Go to và thực hiện các bước như trên là được.
>> Tham khảo thêm chứng chỉ IC3 để biết thêm nhiều kiến thức hay
- Bước 1: Đầu tiên, bạn dùng chuột trái để chọn phạm vi ô đánh dấu tất cả các ô muốn lọc. Trên thanh công cụ, chọn mục Home.
Xóa dòng trống trong Excel bằng Go to Special - Hình 1
- Bước 2: Nhấn vào biểu tượng kính lúp Find&Select. Nhấn nút Go to Special trong hộp thoại.
Xóa dòng trống trong Excel bằng Go to Special - Hình 2
- Bước 3: Trong hộp thoại Go to special, chọn nút Blanks và nhấn OK.
Xóa dòng trống trong Excel bằng Go to Special - Hình 3
- Bước 5: Nhấp phải vào bất kỳ ô được chọn, vào thẻ Home và chọn Delete. Sau đó, bạn chọn Delete Sheet Rows -> Nhấn Ok để hoàn thành.
Xóa dòng trống trong Excel bằng Go to Special - Hình 4
Kết quả thu về sẽ như sau:
Xóa dòng trống trong Excel bằng Go to Special - Hình 5
>>> Xem thêm: Tiết lộ cách group trong excel chi tiết cho cột, hàng và trang tính
Như vậy, bài học hôm nay Unica đã giới thiệu cho bạn đọc 3 cách xóa dòng trống trong Excel cực kỳ nhanh và đơn giản hiệu quả. Và đừng quên nâng cao cho mình các kỹ năng xử lý số liệu, lập báo cáo cũng nắm trọn hệ thống hàm Excel thông dụng và quan trọng nhất với các khóa học Excel Online tại Unica. Đặt mua ngay cuốn sách Excel ứng dụng văn phòng với những kiến thức cơ bản giúp bạn nắm rõ các thủ thuật Excel trong lòng bàn tay.
Chúc các bạn thành công!
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách khóa dòng, khóa cột trong Excel chi tiết nhất
28/02/2019
22095 Lượt xem
Hướng dẫn cách cộng trừ ngày tháng năm trong excel chi tiết từ A - Z
Ngoài chứng chỉ tin học IC3 chứng tôi chia sẻ ở bài viết trước thì trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu những cách hữu dụng để cộng trừ ngày tháng trong Excel một cách dễ dàng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách cộng trừ ngày tháng năm trong excel bằng hàm, cách trừ ngày trong excel, cách trừ hoặc cộng thêm tuần trong Excel, cách cộng trừ tháng trong Excel và cách cộng năm hoặc trừ năm kể từ ngày trong Excel.
1. Cách cộng trừ ngày tháng năm trong excel bằng hàm
Bạn có thể cộng trừ ngày tháng năm trong excel bằng các hàm như DATE hoặc TODAY. Cách dùng cụ thể từng hàm như sau:
1.1. Sử dụng hàm DATE để cộng trừ ngày tháng trong Excel
Hàm DATE là một hàm có sẵn trong Excel, có công thức như sau:
=DATE(năm;tháng;ngày)
Trong đó:
- năm: là số năm bạn muốn nhập, có thể là một số nguyên hoặc một ô tham chiếu.
- tháng: là số tháng bạn muốn nhập, có thể là một số nguyên hoặc một ô tham chiếu.
- ngày: là số ngày bạn muốn nhập, có thể là một số nguyên hoặc một ô tham chiếu.
Hàm DATE sẽ trả về một giá trị ngày tháng theo định dạng ngày tháng của Excel. Bạn có thể định dạng lại giá trị này theo ý muốn bằng cách chọn ô chứa giá trị và nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells.
Để cộng trừ ngày tháng trong Excel bằng hàm DATE, bạn chỉ cần tăng hoặc giảm giá trị của các thành phần năm, tháng hoặc ngày.
Ví dụ 1: Cộng 10 ngày vào ngày 15/8/2023.
Cách cộng ngày trong excel này như sau:
=DATE(2023;8;15+10)
Kết quả sẽ là 25/8/2023.
Cách dùng hàm Date cộng ngày trong Excel
Ví dụ 2: Trừ 5 tháng từ ngày 15/8/2023.
Hàm trừ tháng trong excel áp dụng vào ví dụ này là:
=DATE(2023;8-5;15)
Kết quả sẽ là 15/3/2023.
Dùng hàm Date trừ tháng
Sau khi dùng hàm Date xử lý số liệu, nếu bạn muốn tăng thêm độ bảo mật thì cần khóa file trong excel. Chỉ với thao tác nhỏ này, file dữ liệu của bạn sẽ được bảo vệ tốt hơn.
>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"
[blog_custom:2]
[trial-btn-v4[link=https://unica.vn/order/step1?id=2851&quantity=1][text=ĐĂNG KÝ MUA NGAY][color=#ffffff][width=275px][height=50px][bgcolor=#f26c50][newtab=true]]
1.2. Sử dụng hàm TODAY
Hàm TODAY là một hàm không có đối số, sẽ trả về ngày hiện tại theo định dạng của Excel. Bạn có thể sử dụng hàm TODAY để cộng trừ ngày tháng từ ngày hiện tại.
Ví dụ 1: Tính số ngày còn lại đến Tết Dương lịch năm 2024.
Bạn có thể viết công thức như sau:
=DATE(2024;1;1)-TODAY()
Kết quả sẽ là 111 ngày từ ngày hiện tại đến 1/1/2024.
Dùng hàm today để tính số ngày còn lại đến Tết Dương lịch năm 2024
Ví dụ 2: Tính số tuổi của một người sinh vào ngày 15/8/2000.
Bạn có thể viết công thức như sau:
=YEAR(TODAY())-YEAR(DATE(2000;8;15))
Kết quả sẽ là 23 tuổi tính đến ngày hiện tại.
Tính số tuổi của một người sinh vào ngày 15/8/2000
2. Cách trừ ngày trong Excel
Cách cộng trừ ngày tháng năm trong excel bên trên sẽ bao gồm các công thức tổng quát dành cho các phần tử như ngày, tháng, năm. Còn nếu muốn trừ ngày trong Excel, bạn có thể dùng công thức trực tiếp, dùng hàm DATEDIF hoặc thực hiện theo 2 cách khác sẽ được chúng tôi giới thiệu ở dưới đây:
2.1. Cách trừ ngày trong Excel trực tiếp
Bạn có thể trừ ngày trong Excel trực tiếp bằng cách sử dụng toán tử trừ (-).
Ví dụ 1: Tính số ngày giữa hai ngày 15/8/2023 và 15/9/2023.
Bạn có thể viết công thức như sau:
=DATE(2023;9;15)-DATE(2023;8;15)
Kết quả sẽ là 31.
Ví dụ tính số ngày giữa hai ngày
Ví dụ 2: Tính số ngày từ ngày 15/8/2023 đến ngày hiện tại.
Bạn có thể viết công thức như sau:
=TODAY()-DATE(2023;8;15)
Kết quả sẽ là 28 ngày từ ngày 15/8/2023 đến ngày hiện tại.
Tính số ngày từ ngày 15/8/2023 đến ngày hiện tại
2.2. Hàm trừ ngày tháng trong excel DATEDIF
Hàm DATEDIF là một hàm ẩn trong Excel, có công thức như sau:
=DATEDIF(ngày_bắt_đầu;ngày_kết_thúc;đơn_vị)
Trong đó:
- ngày_bắt_đầu: là ngày bắt đầu của khoảng thời gian bạn muốn tính, có thể là một giá trị ngày tháng hoặc một ô tham chiếu.
- ngày_kết_thúc: là ngày kết thúc của khoảng thời gian bạn muốn tính, có thể là một giá trị ngày tháng hoặc một ô tham chiếu.
- đơn_vị: là đơn vị bạn muốn trả về kết quả, có thể là một trong các giá trị sau:
+ Y: Số năm giữa hai ngày
+ M: Số tháng giữa hai ngày
+ D: Số ngày giữa hai ngày
+ MD: Số ngày giữa hai ngày trong cùng một tháng
+ YM: Số tháng giữa hai ngày trong cùng một năm
+ YD: Số ngày giữa hai ngày trong cùng một năm
Hàm DATEDIF sẽ trả về một số nguyên là kết quả của việc trừ hai ngày theo đơn vị bạn chọn.
Ví dụ 1: Tính số năm giữa hai ngày 15/8/2000 và 15/8/2023.
Bạn có thể viết công thức như sau:
=DATEDIF((2000;8;15);(2023;8;15);“Y”)
Kết quả sẽ là 23 năm.
Tính số năm giữa hai ngày 15/8/2000 và 15/8/2023
Ví dụ 2: Tính số tháng giữa hai ngày 15/8/2000 và 15/9/2023.
Bạn có thể viết công thức như sau:
=DATEDIF((2000,8,15),(2023,9,15),“M”)
Kết quả sẽ là 277 tháng.
Tính số tháng giữa hai ngày 15/8/2000 và 15/9/2023
2.3. Công thức trừ ngày trong excel từ ngày hiện tại
Bạn có thể sử dụng hàm TODAY trừ đi ngày tháng năm cụ thể đã được cho trước để tính số ngày đến ngày hiện tại.
Ví dụ: Tính số ngày từ ngày 15/8/2000 đến ngày hiện tại.
Hàm trừ ngày trong excel áp dụng ở đây là:
=TODAY() - Ngày cho trước
Kết quả là 8428 ngày tính từ ngày 15/8/2000 đến ngày hiện tại.
Tính số ngày từ ngày 15/8/2000 đến ngày hiện tại
Note: Bạn cần định dạng ngày tháng trong Excel bằng cách đổi Number Format thành General để có được kết quả đúng nhất.
3. Cách trừ hoặc cộng thêm tuần trong Excel
Để trừ hoặc cộng thêm tuần trong Excel, bạn áp dụng 2 công thức được hướng dẫn dưới đây:
3.1. Cộng thêm tuần vào một ngày trong Excel
Bạn có thể cộng thêm tuần vào một ngày trong Excel bằng cách sử dụng toán tử cộng (+) và nhân (*) với số tuần bạn muốn cộng. Ví dụ:
Ví dụ: Cộng thêm 2 tuần vào ngày 15/8/2023.
Bạn có thể viết công thức như sau:
=DATE(2023;8;15)+2*7
Kết quả sẽ là 29/8/2023.
Cộng thêm 2 tuần vào ngày 15/8/2023
3.2. Trừ các tuần kể từ ngày trong Excel
Bạn có thể trừ các tuần kể từ một ngày trong Excel bằng cách sử dụng toán tử trừ (-) và nhân (*) với số tuần bạn muốn trừ. Ví dụ:
Ví dụ: Trừ 3 tuần từ ngày 15/8/2023
Bạn có thể viết công thức như sau:
=DATE(2023;8;15)-3*7
Kết quả sẽ là 25/7/2023.
Trừ 3 tuần từ ngày 15/8/2023
4. Cách cộng trừ tháng trong Excel
Để cộng hoặc trừ tháng trong Excel, bạn có thể sử dụng hai hàm là DATE hoặc EDATE. Cách dùng mỗi hàm như sau:
4.1. Sử dụng hàm DATE để cộng trừ tháng
Ví dụ, Cột A là số ngày, cột B là số tháng muốn cộng thêm, tại ô cần điền kết quả ta nhập công thức sau:
=DATE(YEAR(A2), MONTH(A2) + $B$2, DAY(A2))
Trong đó :
- Hàm DATE Năm của ngày trong ô A2;
- Tháng của ngày trong A2 + số tháng mà bạn chỉ định trong ô B2 và ngày của ngày trong A2.
Cách cộng trừ ngày tháng năm trong Excel
Hàm DATE phép trừ tháng trong Excel
Tương tự với phép trừ tháng
=DATE(YEAR(A2), MONTH(A2) - $B$2, DAY(A2))
Hoặc bạn có thể nhập số tháng để cộng hay trừ trong công thức thay vì tham chiếu đến một ô:
=DATE(YEAR(date), MONTH(date) + N months, DAY(date))
4.2. Sử dụng hàm EDATE
Hàm EDATE là một hàm có sẵn trong Excel, có công thức như sau:
=EDATE(ngày_gốc;số_tháng)
Trong đó:
- ngày_gốc: là ngày gốc bạn muốn cộng trừ tháng, có thể là một giá trị ngày tháng hoặc một ô tham chiếu.
- số_tháng: là số tháng bạn muốn cộng hoặc trừ vào ngày gốc, có thể là một số nguyên hoặc một ô tham chiếu.
Hàm EDATE sẽ trả về một giá trị ngày tháng là kết quả của việc cộng trừ số tháng vào ngày gốc.
Ví dụ 1: Cộng 6 tháng vào ngày 15/8/2023.
Bạn có thể viết công thức như sau:
=EDATE(DATE(2023;8;15);6)
Kết quả sẽ là 15/2/2024.
Cộng 6 tháng vào ngày 15/8/2023
Ví dụ 2: Trừ 7 tháng từ ngày 15/8/2023.
Bạn có thể viết công thức như sau:
=EDATE(DATE(2023;8;15);-7)
Kết quả sẽ là 15/1/2023.
Trừ 7 tháng từ ngày 15/8/2023
5. Cộng năm hoặc trừ năm kể từ ngày trong Excel
Để cộng hoặc trừ năm kể từ ngày trong Excel bạn làm theo một trong hai trường hợp dưới đây:
5.1. Hướng dẫn cách thêm/xóa ngày, tháng và năm
Bạn có thể cộng năm hoặc trừ năm kể từ một ngày trong Excel bằng cách sử dụng hàm DATE để tăng hoặc giảm giá trị của thành phần năm. Ví dụ:
Ví dụ 1: Cộng 2 năm vào ngày 15/8/2023.
Hàm cộng năm trong excel được áp dụng ở đây là:
=DATE(2023+2;8;15)
Kết quả sẽ là 15/8/2025.
Cộng 2 năm vào ngày 15/8/2023
Ví dụ 2: Trừ 3 năm từ ngày 15/8/2023.
Cách trừ năm trong excel áp dụng trong ví dụ này như sau:
=DATE(2023-3;8;15)
Kết quả sẽ là 15/8/2020.
5.2. Hướng dẫn cách cộng và trừ thời gian trong Excel
Bạn có thể cộng và trừ thời gian trong Excel bằng cách sử dụng các toán tử cộng (+) và trừ (-) với các giá trị thời gian. Ví dụ:
Ví dụ 1: Cộng 2 giờ vào thời gian 10:00 AM.
Bạn có thể viết công thức như sau:
=TIME(10;0;0)+TIME(2;0;0)
Kết quả sẽ là 12:00 PM.
Cộng 2 giờ vào thời gian 10:00 AM
Ví dụ 2: Trừ 30 phút từ thời gian 10:00 AM.
Bạn có thể viết công thức như sau:
=TIME(10;0;0)-TIME(0;30;0)
Kết quả sẽ là 9:30 AM.
6. Kết luận
Trong bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách cộng trừ ngày tháng năm trong excel bằng hàm DATE và TODAY, cách trừ ngày trong excel bằng hàm DATEDIF và toán tử trừ, cách trừ hoặc cộng thêm tuần trong excel bằng toán tử cộng và nhân, cách cộng trừ tháng trong excel bằng hàm DATE và EDATE và cách cộng năm hoặc trừ năm kể từ ngày trong excel bằng hàm DATE. Bạn có thể áp dụng các hàm và công thức này để xử lý các bài toán liên quan đến dữ liệu thời gian trong Excel một cách hiệu quả và chính xác.
Tham khảo thêm: Các khóa học Excel Online, Powerpoint,... tin học văn phòng với các nội dung cực kỳ hấp dẫn đang chờ bạn khám phá.
Cảm ơn bạn và hẹn gặp lại.
28/02/2019
20917 Lượt xem
Cách chuyển thời gian thành giờ, cách đổi giờ ra phút trong Excel
Excel là một phần mềm quản lý dữ liệu phổ biến và hữu ích, cho phép người dùng thực hiện nhiều tính toán và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Trong Excel, có nhiều cách để chuyển đổi thời gian thành giờ, cũng như cách đổi giờ ra phút trong excel. Nếu bạn vẫn chưa biết đó là những cách nào hãy theo dõi bài viết dưới đây của Unica nhé. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng các công thức, hàm và tính năng của Excel để làm được điều này.
Cách chuyển đổi thời gian thành giờ trong Excel
Để chuyển đổi thời gian thành giờ trong Excel, bạn có thể sử dụng 3 công thức sau:
1. Công thức 1: Phép toán
Phép toán để chuyển đổi giá trị giờ thành số trong Excel nhanh nhất là lấy giá trị của ô cần tìm nhân với 24. Trong trường hợp muốn lấy Complete hours, bạn cần dùng thêm hàm INT để bỏ phần lẻ
Ví dụ: Cho bảng ví dụ sau:
Yêu cầu: Chuyển đổi thời gian thành giờ trong Excel, lấy cả Complete hours.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Ở ô B2 nhập công thức =A2*24.
Nhập công thức
- Bước 2: Nhấn enter, kết quả tính của ô B2 sẽ là 6,5 giờ.
Kết quả tính của ô B2 là 6,5
- Bước 3: Kéo con trỏ chuột xuống các ô bên dưới sẽ thu được kết quả đổi thời gian ra giờ như sau:
- Bước 4: Ở ô C2 nhập công thức =INT(B2).
Nhập hàm INT
- Bước 5: Nhấn enter sẽ thu được kết quả ở ô C2 là 6.
Kết quả tính INT của C2
- Bước 6: Kéo con trỏ chuột xuống các ô bên dưới sẽ thu được kết quả Complete hours như sau:
>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"
[blog_custom:2]
[trial-btn-v4[link=https://unica.vn/order/step1?id=2851&quantity=1][text=ĐĂNG KÝ MUA NGAY][color=#ffffff][width=275px][height=50px][bgcolor=#f26c50][newtab=true]]
2. Công thức 2: Hàm CONVERT
Hàm CONVERT là một hàm của Excel cho phép bạn chuyển đổi một số từ một đơn vị sang một đơn vị khác.
Công thức tổng quát của hàm CONVERT là:
=CONVERT(number; “day”;“hr”)
Ví dụ: Cho bảng ví dụ sau:
Yêu cầu: Chuyển đổi thời gian thành giờ trong Exce bằng hàm CONVERT.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Ở ô B2 nhập công thức =CONVERT(A2; "day";"hr").
Nhập công thức hàm CONVERT
- Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả ở ô B2 như dưới đây:
- Bước 3: Kéo thả chuột xuống ô B3, B3 và B5 sẽ thu được bảng kết quả dưới đây:
3. Công thức 3: Hàm HOUR
Hàm HOUR trả về số giờ trong một khoảng thời gian. Cú pháp của hàm này là:
=HOUR(serial_number)+MINUTE(serial_number)/60+SECOND(serial_number)/3600
Trong đó:
- serial_number: Thời gian cần đổi ra giờ trong bảng tính
Ví dụ: Cho bảng ví dụ sau:
Yêu cầu: Chuyển đổi thời gian thành giờ trong Exce bằng hàm HOUR.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Nhập công thức hàm HOUR vào ô B2=HOUR(A2)+MINUTE(A2)/60+SECOND(A2)/3600.
Nhập công thức tính hàm HOUR
- Bước 2: Nhấn enter, kết quả ô B2 sẽ trả về là 6.
Kết quả ô B2 sẽ trả về là 6
- Bước 3: Kéo thả chuột xuống các ô bên dưới để copy công thức sẽ thu được bảng kết quả cuối cùng như sau:
>>> Xem thêm: Hướng dẫn nhanh 3 cách chỉnh kích thước ô trong excel
Hướng dẫn cách đổi giờ ra phút trong excel
Trong nhiều trường hợp, bạn cần đổi thời gian ra phút trong excel. Cũng giống như quy đổi thời gian ra giờ, trong trường hợp của phút cũng sẽ có 3 cách sau:
1. Công thức 1: Cách đổi giờ ra phút trong excel bằng phép toán
Muốn quy đổi thời gian ra phút, bạn nhân giá trị thời gian với 1440. Con số 1440 được tính ra từ phép toán 24 giờ*60 phút. Trong trường hợp muốn lấy Complete minutes, bạn cần dùng thêm hàm INT.
Ví dụ: Cho bảng ví dụ sau:
Yêu cầu: Chuyển đổi thời gian thành phút trong Excel, lấy cả Complete minutes.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Nhập công thức tính vào ô B19=A19*1440.
Nhập công thức tính
- Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả như dưới đây:
Ô B19 nhảy ra kết quả là 45,5
- Bước 3: Kéo thả chuột xuống các ô bên dưới sẽ thu được bảng kết quả tính như sau:
- Bước 4: Dùng hàm INT ở ô C19 theo công thức =INT(B19).
Nhập hàm INT
- Bước 5: Nhấn enter, kết quả ô C19 trả về là 45 phút.
Kết quả tính INT
- Bước 6: Kéo thả chuột xuống các ô bên dưới sẽ thu được bảng kết quả tính Complete minutes như sau:
2. Công thức 2: Cách đổi giờ ra phút trong excel bằng hàm CONVERT
Hàm CONVERT là một hàm của Excel cho phép bạn chuyển đổi một số từ một đơn vị sang một đơn vị khác.
Công thức tổng quát của hàm CONVERT để quy đổi thời gian ra phút là:
=CONVERT(number;“day”; “mn”)
Ví dụ: Cho bảng ví dụ sau:
Yêu cầu: Chuyển đổi thời gian thành phút trong Excel bằng hàm CONVERT.
Cách dùng hàm quy đổi giờ ra phút được thực hiện như sau:
- Bước 1: Ở ô B10, bạn nhập công thức hàm CONVERT là =CONVERT(A10; "day";"mn").
Nhập công thức
- Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả ở ô B10 là 390.
Kết quả ở ô B10 là 390
- Bước 3: Kéo thả chuột xuống phía dưới để copy phép tính sẽ thu được bảng kết quả cuối cùng như sau:
3. Công thức 3: Cách đổi giờ sang phút bằng hàm MINUTE
Công thức hàm Minute như sau:
=HOUR(serial_number)*60+MINUTE(serial_number)+SECOND(serial_number)/60
Trong đó:
- serial_number: Thời gian cần đổi ra giờ trong bảng tính
Ví dụ: Cho bảng ví dụ sau:
Yêu cầu: Đổi thời gian trong bảng sau ra phút bằng cách dùng hàm MINUTE.
Cách đổi giờ ra phút trong excel bằng hàm MINUTE như sau:
- Bước 1: Nhập công thức =HOUR(A11)*60+MINUTE(A11)+SECOND(A11)/60 vào hàm B11.
Nhập công thức hàm MINUTE
- Bước 2: Nhấn enter, kết quả trả về ô B11 như sau:
Kết quả ô B11
- Bước 3: Kéo thả chuột xuống bên dưới, sẽ thu được bảng kết quả như sau:
Cách chuyển đổi thời gian thành giây trong Excel
Ngoài cách đổi từ giờ sang phút, trong nhiều trường hợp bạn sẽ cần đổi giờ ra giây. Để chuyển đổi thời gian thành giây trong Excel, bạn có thể sử dụng phép toán, hàm CONVERT hoặc hàm Second. Chi tiết từng phương pháp sẽ được trình bày chi tiết ở dưới đây:
1. Công thức 1: Phép toán
Muốn quy đổi thời gian ra giây, bạn nhân giá trị thời gian với 86400. Con số 86400 được tính ra từ phép toán 24 giờ * 60 phút * 60 giây.
Ví dụ: Cho bảng ví dụ sau:
Yêu cầu:
Cách thực hiện:
- Bước 1: Ở ô B33, bạn nhập công thức =A33*86400.
Nhập công thức
- Bước 2: Nhấn enter, ô B33 sẽ tự nhảy ra kết quả là 24600.
Kết quả ô B33 là 24600
- Bước 3: Kéo thả chuột xuống các ô B34, B35 và B36 sẽ thu được bảng kết quả như sau:
2. Công thức 2: Hàm CONVERT
Cũng giống quy đổi giờ ra phút trong excel, bạn có thể dùng hàm CONVERT để quy đổi thời gian ra giây.
Công thức tổng quát của hàm CONVERT là:
=CONVERT(number;“day”;“sec”)
Ví dụ: Cho bảng ví dụ sau:
Yêu cầu: Quy đổi thời gian ra giây bằng hàm CONVERT.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Nhập công thức =CONVERT(A23; "day";"sec") vào ô B23.
Nhập công thức tính hàm CONVERT
- Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả tính là 28320.
Kết quả tính là 28320
- Bước 3: Kéo thả chuột xuống bên dưới sẽ thu được bảng kết quả cuối cùng là:
>>> Xem thêm: IRR là gì? Cách tính IRR trong Excel chi tiết, có bài tập kèm lời giải
3. Công thức 3: Hàm SECOND
Công thức hàm Second như sau:
=HOUR(serial_number)*3600+MINUTE(serial_number)*60+SECOND(serial_number)
Trong đó:
- serial_number: Thời gian cần đổi ra giờ trong bảng tính
Ví dụ: Cho bảng ví dụ sau:
Yêu cầu: Quy đổi thời gian trong bảng dưới đây ra giây bằng cách dùng hàm Second.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Nhập công thức sau vào ô B24:
=HOUR(A24)*3600+MINUTE(A24)*60+SECOND(A24).
Nhập công thức hàm Second
- Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả ở B24 như ảnh dưới đây:
Kết quả ô B24
- Bước 3: Kéo thả chuột xuống bên dưới sẽ thu được bảng kết quả tổng quát là:
Trên đây Unica đã bật mí đến bạn đọc 3 cách đổi giờ ra phút trong excel, quy đổi thời gian ra giờ và ra giây. Mong rằng bạn đọc sẽ hiểu vè thực hiện được. Nhằm nâng cao kiến thức cũng như kỹ năng áp dụng vào làm việc và học tập Unica còn mang đến bạn đọc những kiến thức xoay quanh lĩnh vực tin học văn phòng với các khoá học Powerpoint, học Word, học Excel từ cơ bản đến nâng cao,... đang được nhiều người quan tâm. Mời bạn đọc cùng khám phá.
28/02/2019
18596 Lượt xem
Tổng hợp các hàm công thức trong excel thường được sử dụng
Excel là công cụ văn phòng hữu ích chứa đựng rất nhiều các hàm khác nhau giúp việc thực hiện các phép tính được nhanh chóng và thuận tiện hơn. Trong nội dung bài học Excel hôm nay, Unica sẽ tổng hợp các hàm công thức trong excel thường được sử dụng trong quá trình học tập và làm việc, hãy cùng tìm hiểu nhé.
1. Hàm tính toán Logic
Các hàm trong excel được chia thành nhiều loại khác nhau, trong đó các các công thức tính excel cơ bản hàm logic là phổ biến, thường hay được sử dụng nhiều nhất. Vậy các phép tính trong excel hàm logic như thế nào? Sau đây Unica sẽ giải đáp cho bạn.
1.1. Hàm SUM
Tất cả công thức trong Excel được thực hiện bằng dấu = và theo sau là các thẻ văn bản cụ thể biểu thị công thức bạn muốn Excel thực hiện.
Công thức sum trong Excel là một trong những công thức cơ bản nhất, cho phép bạn tìm tổng của 2 hoặc nhiều các giá trị khác nhau. Muốn thực hiện tính tổng của các giá trị chỉ cần nhập công thức =SUM(giá trị 1, giá trị 2,...).
Các giá trị ở đây cũng có thể là các số thực, hoặc bằng số trong một ô cụ thể của bảng tính của bạn.
Ví dụ về cách sử dụng của hàm SUM trong Excel:
Quan sát bảng dữ liệu dưới đây, yêu cầu tính tổng điểm của các môn học của từng học sinh.
- Bước 1: Trong ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả, bạn nhập công thức hàm: =SUM(C9:F9)
Hàm Sum trong Excel - Hình 1
- Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả.
Hàm Sum trong Excel - Hình 2
1.2. Hàm MIN/MAX
Nhắc đến các lệnh trong excel hàm logic không thể không nhắc đến hàm MIN/MAX. Sử dụng hàm MIN để tìm số nhỏ nhất trong một phạm vi giá trị và hàm MAX để tìm số cao nhất. Cụ thể cách tính trong excel hàm này như sau:
Cú pháp hàm MAX: =MAX(number1, number2,...)
Trong đó:
- Number 1, Number 2 là giá trị cần so sánh.
Ví dụ về hàm Max: Dựa vào bảng số điểm về điểm số của các bạn học sinh, yêu cầu tìm điểm CAO nhất trong lớp.
- Bước 1: Trong ô muốn hiển thị kết quả, bạn nhập công thức sau: = MAX(C2:E6), trong đó C2:E6 là vùng dữ liệu có chứa giá trị lớn nhất.
Ví dụ về hàm Max trong Excel - Hình 1
- Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả.
Ví dụ về hàm Max trong Excel - Hình 2
Cú pháp hàm MIN: =MIN(number1, number2,...)
Trong đó:
- Number 1, Number 2 là giá trị cần so sánh.
Ví dụ về hàm MIN:
Dựa vào bảng số điểm về điểm số của các bạn học sinh, yêu cầu tìm điểm THẤP nhất trong lớp.
- Bước 1: Trong ô muốn hiển thị kết quả, bạn nhập công thức sau: = MAX(E2:E6), trong đó E2:E6 là vùng dữ liệu có chứa giá trị nhỏ nhất.
Ví dụ về hàm Min trong Excel - Hình 3
- Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả.
Ví dụ về hàm Min trong Excel - Hình 4
1.3. Hàm COUNT/COUNTA
Hàm COUNT/COUNTA cũng là những hàm logic trong excel cơ bản được ứng dụng rất nhiều trong công việc và học tập.
Công thức hàm COUNT trong Excel được ký hiệu =COUNT(Value1, Value2,....)
Trong đó:
- Value 1: Là giá trị đầu tiên để tham chiếu hoặc vùng chọn để đếm ô giá trị.
- Value 2: Là tham số không bắt buộc.
Công thức này sẽ trả về một giá trị bằng với số lượng mục được tìm thấy trong phạm vi ô mong muốn của bạn. Ví dụ: nếu có 8 ô có giá trị được nhập giữa A1 và A10, = COUNT (A1: A10) sẽ trả về giá trị 8.
Công thức COUNT trong Excel đặc biệt hữu ích cho các bảng tính lớn , trong đó bạn muốn xem có bao nhiêu ô chứa các mục thực tế. Công thức này sẽ không thực hiện bất kỳ phép toán nào về giá trị của các ô. Công thức này chỉ đơn giản là tìm ra có bao nhiêu ô trong một phạm vi được chọn bị chiếm dụng với một cái gì đó.
Ví dụ về cách sử dụng hàm COUNT:
Quan sát bảng dữ liệu sau, yêu cầu dùng công thức Excel COUNT để đếm dữ liệu trong cột.
- Bước 1: Trong ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả, bạn nhập công thức sau: =COUNT(E4:E7)
Cách sử dụng hàm COUNT trong Excel - Hình 1
- Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả.
Cách sử dụng hàm COUNT trong Excel - Hình 2
Hàm COUNTA là hàm dùng để đếm các ô trong khoảng trống ở một vùng dữ liệu nhất định. Hàm COUNTA bao gồm các ô chứa giá trị số, chuỗi, giá trị lỗi, và văn bản trống.
Cú pháp hàm COUNTA trong Excel là: =COUNTA(Value1,...)
Trong đó:
- value1 là đối số bắt buộc, là phạm vi ô hoặc giá trị cần đếm.
Ví dụ: Cho một bảng số dưới đây, yêu cầu bạn đếm số lượng ký tự số. Để đếm bạn áp dụng công thức =COUNTA(A2:C5). Kết quả đạt được như hình:
Ví dụ hàm COUNTA trong excel
1.4. Hàm AVERAGE
Sẽ là một thiếu xót rất lớn nếu như nhắc tới công thức và hàm trong excel mà không sử dụng hàm AVERAGE. Đây là hàm tính trung bình trong excel.
Bạn có thể sử dụng công thức tính hàm AVEGARE theo định dạng: =AVERAGE(number1,number2,...), hoặc =AVERAGE(giá trị đầu:giá trị cuối). Điều này sẽ tính trung bình của tất cả các giá trị hoặc phạm vi của các ô có trong ngoặc đơn.
Việc tìm trung bình của một phạm vi ô trong Excel giúp bạn không phải tìm các tổng riêng lẻ và sau đó thực hiện một phương trình phân chia riêng trên tổng số của bạn. Sử dụng = AVERAGE làm mục nhập văn bản ban đầu của bạn, bạn có thể để Excel thực hiện tất cả công việc cho bạn.
Cách sử dụng hàm AVERAGE trong Excel:
Quan sát ví dụ sau, yêu cầu tính lương trung bình theo các tháng dựa vào các số liệu trong bảng.
- Bước 1: Tại ô C9 cần hiển thị kết quả, bạn nhập công thức sau: =AVERAGE(C3:C8)
Cách dùng hàm AVERAGE trong Excel - Hình 1
- Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả.
Cách dùng hàm AVERAGE trong Excel - Hình 2
1.5. Phép trừ
Để thực hiện các phép trừ trong Excel, bạn chỉ cần nhập ô cần thực hiện phép trừ và sử dụng công thức hàm SUM hoặc là sử dụng định dạng.
Cách sử dụng của phép trừ bằng hàm Sum:
Quan sát bảng dữ liệu sau, yêu cầu dùng hàm SUM để thực hiện phép trừ với các số liệu cụ thể trong bảng tính.
- Bước 1: Trong ô A3 muốn hiển thị kết quả, bạn nhập công thức như sau: =SUM(A1;-B1;-C1;-D1;-E1)
Thực hiện phép trừ bằng hàm SUM - Hình 1
- Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả.
Thực hiện phép trừ bằng hàm SUM - Hình 2
1.6. Phép nhân
Phép nhân là cách tính trong excel cơ bản bạn nhất định phải biết. Để thực hiện công thức nhân trong Excel, bạn chỉ cần thực hiện nhập công thức theo định dạng và công thức này dùng dấu hoa thị để biểu thị công thức nhân.
Ví dụ với phép tính:
Phép nhân trong Excel
1.7. Phép chia
Phân chia trong Excel là một trong những chức năng đơn giản nhất bạn có thể thực hiện. Để làm như vậy, hãy chọn một ô trống, nhập dấu bằng, "=," và theo dõi nó với hai (hoặc nhiều) giá trị bạn muốn chia bằng dấu gạch chéo về phía trước, "/," ở giữa.
Phép chia trong Excel
2. Hàm điều kiện Logic
Ngoài công thức trong excel hàm logic thông thường, nhắc đến các hàm cơ bản trong excel bạn cũng cần phải biết, hiểu rõ tính excel công thức hàm điều kiện logic. Cụ thể các hàm này đó là:
2.1. Hàm COUNTIF
Hàm COUNTIF trong Excel là hàm đếm số ô thỏa mãn một điều kiện nhất định trong một phạm vi ô. Cú pháp của hàm COUNTIF là:
=COUNTIF(range, criteria)
Trong đó:
- range là đối số bắt buộc, là phạm vi ô cần đếm.
- criteria là đối số bắt buộc, là điều kiện để xác định các ô cần đếm.
Ví dụ: Cho một bảng thống kê với dữ liệu là các mặt hàng và số lượng tồn như bên dưới. Yêu cầu bạn đếm xem có bao nhiêu mặt hàng còn tồn trên 150 sản phẩm.
Để đếm bạn nhập vào bảng công thức: =COUNTIF(C2:C11,">150")
Kết quả bạn sẽ nhận về được 8 mặt hàng còn tồn trên 150 sản phẩm.
Ví dụ hàm COUTIF trong excel
2.2. Hàm IF
Hàm IF là hàm logic có điều kiện được ứng dụng rất nhiều trong cuộc sống, nhất là những ai làm trong lĩnh vực kinh doanh, buôn bán. Hàm IF trong Excel là hàm logic cho phép bạn trả về một giá trị nếu điều kiện là True và một giá trị khác nếu điều kiện là False.
Cú pháp của hàm IF là: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
Trong đó:
- logical_test là đối số bắt buộc, là điều kiện cần kiểm tra.
- value_if_true là đối số bắt buộc, là giá trị trả về nếu điều kiện là True.
- value_if_false là đối số bắt buộc, là giá trị trả về nếu điều kiện là False.
Ví dụ: Cho một bảng dữ liệu gồm tên học sinh và điểm số. Nhiệm vụ của bạn là phải tính số học sinh có qua môn với điều kiện: Điểm số từ 7 trở lên là đạt và điểm số thấp hơn 7 là không đạt.
Để tính bạn áp dụng công thức vào D2 là: =IF(C2>=7,"Đạt","Không Đạt"). Kết quả tính được như hình bên dưới.
Ví dụ cách tính hàm IF trong excel
2.3. Hàm SUMIF
SUMIF là công thức tính cơ bản trong excel có chức năng tính tổng các giá trị trong một phạm vi đáp ứng đầy đủ các tiêu chí xác định.
Công thức hàm sumif trong Excel: =SUMIF(range, criteria, [sum_range]).
Trong đó:
- Range: Là vùng được chọn có chứa các ô điều kiện.
- Criteria: Là điều kiện để thực hiện hàm này.
- Sum_range: Vùng dữ liệu cần tính tổng.
Cách sử dụng hàm SUMIF trong Excel:
Giả sử bạn muốn xác định lợi nhuận bạn đã tạo từ danh sách khách hàng tiềm năng được liên kết với mã vùng cụ thể hoặc tính tổng tiền lương của một số nhân viên - nhưng chỉ khi họ vượt quá một mức cụ thể. Với hàm SUMIF, bạn có thể dễ dàng cộng tổng các ô đáp ứng các tiêu chí nhất định.
Ví dụ: Quan sát bảng dữ liệu dưới đây, yêu cầu tính tổng thành tiền của các hóa chất có số lượng >200 bằng hàm SUMIF.
- Bước 1: Trong ô muốn hiển thị kết quả, bạn nhập công thức như sau: =SUMIF(D2:D10; ">200"; E2:E10)
Trong đó:
- D2:D10: Là vùng dữ liệu Số lượng theo yêu cầu của ví dụ.
- ">200": Là điều kiện theo yêu cầu của ví dụ (có số lượng > 200).
- E2:E10: Là vùng dữ liệu Thành Tiền để lấy kết quả.
Hàm SUMIF trong Excel - Hình 1
- Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả.
Hàm SUMIF trong Excel - Hình 2
3. Hàm sử dụng trong văn bản
Bên cạnh các hàm logic có điều kiện và không có điều kiện, nói tới công thức các hàm trong excel không thể không nhắc tới hàm sử dụng trong văn bản. Cụ thể công thức trong excel này như sau:
3.1. Hàm LEFT/RIGHT/MID
LEFT/RIGHT/MID là ba hàm công thức trong excel để sử dụng trong văn bản phổ biến nhất. Cú pháp của các hàm này như sau:
Hàm LEFT
Đây là hàm dùng để cắt chuỗi ký tự bên trái chuõi văn bản mà người dùng lựa chọn.
Cú pháp hàm LEFT đó là: =LEFT(text,[num_chars])
Trong đó:
text là chuỗi văn bản chứa ký tự muốn cắt.
num_chars là số lượng ký tự mà hàm cắt.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu, yêu cầu bạn sử dụng hàm LEFT để tìm 3 ký tự đầu tiên tại ô B2.
Để tìm bạn nhập vào đó hàm =LEFT(B3,3) => Enter là sẽ nhận được kết quả.
Kết quả tính sử dụng hàm LEFT
Hàm RIGHT
Đây là hàm excel có chức năng tách chuỗi ký tự từ bên phải trong một dãy ký tự mà người dùng chọn.
Cú pháp hàm đó là: =RIGHT(text,[num_chars])
Trong đó:
text là chuỗi văn bản chứa ký tự mà bạn muốn tách.
num_chars là số lượng ký tự mà hàm muốn tách.
Ví dụ: Cho bạn dữ liệu, nhiệm vụ của bạn là dùng hàm RIGHT để tìm 7 ký tự cuối tại ô B2. Cách tìm như sau:
Nhập công thức =RIGHT(B3,7) => Nhấn Enter.
Kết quả sau khi tính công thức hàm RIGHT
Hàm MID
Đối với hàm MID bạn có thể tách văn bản từ vị trí mà mình mong muốn và cũng có thể tách số lượng ký tự bao nhiêu tuỳ ý.
Lệnh trong excel hàm MID như sau: =MID(text, start_num, num_chars)
Trong đó:
text là chuỗi văn bản có chứa các ký tự muốn tách.
start_num ví trí của ký tự đầu tiên trong văn bản mà bạn muốn tách.
num_chars là chỉ rõ số ký tự mà bạn muốn hàm MID trả về từ văn bản. Đây là chỉ số bắt buộc.
Ví dụ: Cho một bảng dữ liệu dưới đây, yêu cầu bạn dùng hàm MID để tìm 7 ký tự tại ô B2 bắt đầu từ vị trí thứ 3.
Để tìm bạn nhập công thức =LEFT(B3,3,7) => Nhấn Enter và được kết quả.
Ví dụ cách sử dụng hàm MID
3.2. Hàm LEN
Hàm LEN trong Excel là hàm đếm số ký tự trong một chuỗi ký tự, kể cả ký tự khoảng trống.
Cú pháp của hàm LEN là: =LEN(text)
Trong đó:
- text là đối số bắt buộc, là chuỗi ký tự cần đếm.
Ví dụ: Bạn đếm chuỗi ký tự tại ô A1 xem có bao nhiêu ký tự
Ví dụ sử dụng hàm LED
3.3. Hàm CONCAT
Hàm CONCAT trong Excel là hàm nối chuỗi, cho phép bạn nối hai hoặc nhiều chuỗi văn bản thành một chuỗi.
Cú pháp của hàm CONCAT là: =CONCATENATE(text1, [text2], ...)
Trong đó:
- text1 là đối số bắt buộc, là chuỗi văn bản đầu tiên cần nối.
- text2, [text3], ... là các đối số tùy chọn, là các chuỗi văn bản cần nối bổ sung.
Ví dụ trong bảng dưới đây
Ví dụ hàm CONCAT trong excel
4. Hàm ngày tháng
Excel sử hữu một hệ thống hàm vô cùng phong phú. Dưới đây là các công thức hàm excel liên quan đến ngày tháng cho bạn tham khảo.
4.1. Hàm NOW
Bạn muốn xem ngày giờ hiện tại bất cứ khi nào bạn mở một bảng tính cụ thể? Nhập = NOW() vào ô nơi bạn muốn xem. Nếu bạn muốn xem một ngày trong tương lai từ ngay bây giờ, bạn có thể sử dụng công thức như =NOW()+32. Hàm now không nhận bất kỳ đối số nào vì vậy đừng đặt bất cứ thứ gì vào giữa các dấu ngoặc.
Cách sử dụng của hàm NOW trong Excel:
Quan sát bảng dữ liệu sau, yêu cầu dùng hàm NOW để trả về ngày và thời gian hiện tại.
- Bước 1: Trong ô kết quả, bạn nhập công thức sau: =NOW()
Hàm NOW trong Excel - Hình 1
- Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả sau khi áp dụng công thức hàm.
Hàm NOW trong Excel - Hình 2
>>> Xem thêm: 7 cách đổi chữ thường thành chữ hoa trong excel nhanh chóng
4.2. Hàm DATE
Công thức DATE trong Excel được ký hiệu = DATE (year,month,day). Công thức này sẽ trả về một ngày tương ứng với các giá trị được nhập trong ngoặc đơn - ngay cả các giá trị được gọi từ các ô khác.
- Tạo ngày từ các giá trị ô:
Hàm Day trong Excel (1)
- Tự động thiết lập ngày hôm nay nhập công thức:
Hàm Day trong Excel (2)
- Trong cả hai cách sử dụng công thức ngày của Excel, ngày trả về của bạn phải ở dạng "mm/dd/yy" - trừ khi chương trình Excel của bạn được định dạng khác nhau.
5. Hàm tra cứu dữ liệu
Để tổng hợp đầy đủ nhất tất cả công thức excel bạn không thể bỏ qua hàm tra cứu dữ liệu. Các hàm công thức trong excel để tra cứu dữ liệu như sau:
5.1. Hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP thực hiện tra cứu dọc bằng cách tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của bảng và trả về giá trị trong cùng một hàng ở vị trí index_number.
Hàm VLOOKUP là một hàm tích hợp trong các hàm của Excel. Nó có thể được sử dụng như một hàm bảng tính (WS) trong Excel. Là một hàm trang tính, hàm VLOOKUP có thể được nhập như một phần của công thức trong một ô của trang tính.
Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
- Lookup_value: là giá trị cần dò tìm
- table_array: là bảng cần dò tìm
- col_index_num: là vị trí cột cần lấy giá trị
- range_lookup: nhập vào số 0 để tìm chính xác và nhập vào số 1 để tìm gần đúng
Cách sử dụng của hàm Vlookup:
Quan sát ví dụ sau, yêu cầu xếp loại học sinh theo thứ hạng yếu, trung bình, khá, giỏi.
- Bước 1: Trong ô cần hiển thị kết quả, bạn nhập công thưc sau: =VLOOKUP(B2,$E$2:$G$9,2,0)
Trong đó:
- B2: Giá trị cần dò tìm giá trị
- $E$2:$G$9: Bảng đối chiếu giá trị (đã khóa)
- 2: Vị trí cột cần dò tìm
- 0: Chọn giá trị tuyệt đối để dò tìm
Hàm Vlookup trong Excel - Hình 1
- Bước 2: Kết quả sau khi hoàn thành như sau.
Hàm Vlookup trong Excel - Hình 2
Quan sát bảng dữ liệu bạn có thể thấy có lỗi #N/A xảy ra. Nguyên nhân là do giá trị cần tìm phải là số nguyên dương từ 1-10, lỗi xảy ra do không chấp nhập số trong khoảng hoặc chứa dấu phẩy.
Vì vậy khi sử dụng hàm Vlookup, bạn cần lưu ý chọn điều kiện cho giá trị hiển thị, tuyệt đối hay tương đối để đảm bảo kết quả hiển thị đúng với mục đích tìm kiếm của mình.
Sau khi sửa lại công thức đúng, bạn có kết quả như sau:
Hàm Vlookup trong Excel - Hình 3
5.2. Hàm INDEX
Hàm INDEX trong Excel là hàm trả về một giá trị hoặc tham chiếu tới một giá trị trong bảng hoặc phạm vi.
Cú pháp của hàm INDEX là: =INDEX(array, row_num, column_num)
Trong đó:
- array là đối số bắt buộc, là phạm vi ô hoặc một hằng số mảng.
- row_num là đối số tùy chọn, là số thứ tự hàng trong mảng chứa giá trị được trả về. Nếu bỏ qua đối số này, hàm INDEX sẽ trả về giá trị đầu tiên trong mảng.
- column_num là đối số tùy chọn, là số thứ tự cột trong mảng chứa giá trị được trả về. Nếu bỏ qua đối số này, hàm INDEX sẽ trả về giá trị đầu tiên trong cột.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu, yêu cầu bạn tìm giá trị dữ liệu ở dòng thứ 4 cột 1 trong mảng, mảng này sẽ gồm 10 dòng và 4 cột (B4: E13).
Để tìm dữ liệu bạn nhập vào bảng công thức: =INDEX(B4:E13,4,1)
Trong đó:
- B4:E13 là mảng chứa giá trị cần tìm.
- 4 là số thứ tự của hàng trong mảng chứa giá trị cần tìm.
- 1 là số thứ tự của cột trong mảng chứa giá trị cần tìm.
Kết quả cuối cùng nhận được
5.3. Hàm MATCH
Hàm MATCH trong Excel là hàm tìm kiếm vị trí tương đối của một giá trị trong một phạm vi ô.
Cú pháp của hàm MATCH là: =MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type)
Trong đó:
- lookup_value là đối số bắt buộc, là giá trị cần tìm kiếm.
- lookup_array là đối số bắt buộc, là phạm vi ô cần tìm kiếm.
- match_type là đối số tùy chọn, xác định cách so sánh giá trị tìm kiếm với giá trị trong lookup_array.
Ví dụ: Cho bảng hồ sơ tuyển sinh, yêu cầu bạn tìm vị trí của học sinh tên Lâm Thiên Trang. Cách thực hiện:
Tại ô G3 bạn nhập vào đó công thức: =MATCH(G1,A2:A9,0) => Nhấn Enter để nhận kết quả.
Cách tính hàm MATCH trong excel
5.4. Hàm HLOOKUP
Hàm HLOOKUP trong Excel là hàm dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng ngang (từ trái qua phải) và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng dọc (từ trên xuống dưới) tương ứng.
Cú pháp của hàm HLOOKUP là: =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
- lookup_value là đối số bắt buộc, là giá trị cần tìm kiếm.
- table_array là đối số bắt buộc, là phạm vi ô chứa dữ liệu cần tìm.
- row_index_num là đối số bắt buộc, là số thứ tự hàng trong table_array chứa giá trị được trả về.
- range_lookup là đối số tùy chọn, xác định cách so sánh giá trị tìm kiếm với giá trị trong table_array.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu, nhiệm vụ của bạn là xếp loại học sinh trong bảng 1 (B3:D8) với dữ kiện ở bảng 2 (B11:F12).
Cách thực hiện: Nhập vào ô D4 hàm =HLOOKUP(C4,$B$11:$F$12,2,1). Kết quả nhận được:
Ví dụ hàm HLOOKUP trong excel
>>> Xem thêm: Cách sử dụng Goal Seek trong Excel đơn giản và nhanh chóng
6. Hàm tính % trong excel
Percentage là công thức tính tỷ lệ phần trăm trong Excel, bạn hãy nhập các ô tìm tỷ lệ phần trăm, để chuyển đổi giá trị thập phân thành tỷ lệ phần trăm, chọn ô và nhấp vào tab trang chủ chọn Percentage.
Percentage trong Excel
Không có công thức Excel để tính phần trăm cụ thể, nhưng chúng ta có thể quy đổi và dạng tỉ lệ phần trăm để các bạn không bị vướng mắc.
Cách sử dụng của Percentage trong Excel:
Quan sát ví dụ sau, yêu cầu tính tổng phần trăm trong tổng số của các dữ liệu trong bảng.
- Công thức áp dụng như sau: Tỷ lệ phần trăm (%) = 1 phần / tổng số
- Bước 1: Nhập công thức tính tỷ lệ phần trăm (%) = 1 phần / tổng số (Total) vào ô muốn hiển thị kết quả.
Đầu tiên, bạn nhấp vào ô C2 để tính % của Cherries trong tổng số. Tiếp theo bạn nhập dấu chia (/), sau đó click vào ô tổng số B10.
Tính phần trăm trong tổng số trong Excel - Hình 1
- Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả. Lưu ý để mẫu số làm tham chiếu tuyệt đối, bạn phải nhập $ theo cách thủ công.
Cuối cùng, đặt trỏ chuột vào ô kết quả đầu tiên cho xuất hiện dấu + rồi kéo xuống hết các ô Excel tiếp theo để đảm bảo kết quả được hiển thị đầy đủ.
Tính phần trăm trong tổng số trong Excel - Hình 2
7. Công thức đọc số tiền bằng chữ
Trong Excel, có hai cách để đọc số tiền bằng chữ, đó là: TEXT và VND. Trong nội dung bài viết sau Unica sẽ hướng dẫn bạn cách đọc số tiền bằng chữ với hàm TEXT.
Hàm TEXT được sử dụng để định dạng một giá trị thành một kiểu dữ liệu cụ thể. Để đọc số tiền bằng chữ bằng hàm TEXT, bạn có thể sử dụng công thức sau: =TEXT(giá trị, "Tiền Việt Nam")
Trong đó:
- giá trị là giá trị cần đọc bằng chữ.
- "Tiền Việt Nam" là định dạng kiểu dữ liệu.
Ví dụ:Giả sử bạn có giá trị 1000000. Bạn muốn đọc 1000000 bằng chữ. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng công thức sau: =TEXT(1000000, "Tiền Việt Nam").
Công thức này sẽ trả về kết quả là Một triệu đồng.
8. Công thức làm tròn số
Để làm tròn số lên bạn áp dụng công thức hàm Round =ROUND(Number,N)
Trong đó:
- Number là số cần làm tròn.
- N là giá trị thực tế truyền vào cho tham số khi gọi hàm, có thể âm hoặc dương. Đây là đối số
Ví dụ cách làm tròn số bằng hàm ROUND như sau:
Cho một bảng tính excel, bạn nhập vào đó với cú pháp =ROUND(Number,N).
- Trường hợp nếu N = 0 thì bạn sẽ làm tròn tới số nguyên gần nhất.
Trường hợp n=0
- Trường hợp nếu N > 0 thì bạn sẽ được làm tròn tới vị trí thập phân chỉ định. Nếu N =1 lấy 1 số lẻ, n=2 lấy 2 số lẻ,…
Trường hợp n>0
- Trường hợp nếu N < 0 thì bạn sẽ được làm tròn sang bên trái dấu thập phân. Nếu N = -1 thì làm tròn đến hàng chục, N = -2 làm tròn đến trăm và N = -3 là đến hàng nghìn...
Trường hợp n<0
9. Kết luận
Trên đây Unica đã giới thiệu cho bạn một số các công thức trong excel cơ bản, mong rằng những thông tin trên có thể giúp ích cho bạn. Chúc bạn làm việc với excel thành thạo để phục vụ hiệu quả nhất cho công việc. Nếu bạn đọc quan tâm có thể tham khảo thêm các khóa học tin học văn phòng khác trên Unica để hiểu rõ hơn về các thủ thuật, cách sử dụng hàm trong Excel.
Xin cảm ơn và chúc bạn thành công.
27/02/2019
23095 Lượt xem
5 cách đổi đuôi XLXS sang XLS đơn giản, chi tiết nhất
Trong quá trình làm việc với excel, nếu bạn sử dụng phiên bản 2007, 2010, 2013, 2016… thì sẽ rất ít khi gặp lỗi, bởi nó được tích hợp đầy đủ các chức năng nâng cao. Tuy nhiên nếu bạn sử dụng phiên bản 2003 thì do còn nhiều tính năng hạn chế nên bạn sẽ thường xuyên gặp lỗi, tiêu biểu trong đó là lỗi file bị định dạng xlsx thay vì được định dạng xls. Bài viết dưới đây, Unica sẽ chia sẻ cho các bạn cách đổi đuôi file xlsx sang xls trong Excel mà bạn không cần phải sử dụng đến phần mềm dành cho 3 phiên bản 2003, 2007 và 2010, cùng khám phá nhé.
1. File XLSX là gì?
Trước khi đi vào tìm hiểu sâu cách đổi đuôi file excel từ xlsx sang xls như thế nào bạn cần phải biết file xlsx là gì trước. Xlsx là định dạng file độc quyền của Microsoft Excel.
1.1. Khái niệm
Định dạng XLSX ra đời vào năm 2007 bởi Microsoft nhằm thay thế cho định dạng XLS. XLSX tăng tính cạnh tranh với 2 định dạng là Open Document Fomat (ODF) với Openoffice.
File XLSX chủ yếu được sử dụng khi thực hiện các công việc liên quan đến phân tích, quản lý dữ liệu, tổ chức, bảng tính.
>>> Xem thêm: Cách xuất file đuôi xml sang file xls pdf chỉ tốn vài giây
>>> Xem thêm: Hướng dẫn chuyển file ảnh sang excel không phải ai cũng biết
>>> Xem thêm: Cách đổi tên File Excel chỉ mất 5 giây
File XLSX là gì?
1.2. Mục đích của việc chuyển đuôi xlsx sang xls
Việc chuyển file xlsx sang xls mang lại những lợi ích vô cùng tuyệt vời như sau:
- Giúp bạn thực hiện các thao tác dễ dàng giữa các phiên bản.
- Giúp bạn mở được và lưu được dưới mọi định dạng trong quá trình làm việc.
- Giúp cho năng suất làm việc hiệu quả hơn.
2. Hướng dẫn cách mở File XLSX
Thực tế, cách đổi đuôi xlsx sang xls không khó. Tuy nhiên với người mới, lần đầu làm quen chắc chắn sẽ còn nhiều bỡ ngỡ, chưa biết chuyển từ xlsx sang xls như thế nào. Sau đây là chi tiết cách đổi đuôi file excel từ xlsx sang xls cho bạn tham khảo.
2.1. Cách 1: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel
- Bước 1: Truy cập vào giao diện phần mềm Microsoft Excel. Sau đó chọn File rồi mở Open.
Chọn File
- Bước 2: Chọn file XLSX muốn mở. Sau đó nhấn Open.
Chọn file XLSX muốn mở
2.2. Cách 2: Dùng công cụ đọc File Excel Online
Sử dụng công cụ này chính là cách đổi đuôi file Excel một cách dễ dàng hơn.
- Bước 1: Truy cập vào giao diện công cụ đọc file XLSX Online.
- Bước 2: Bạn nhập Email và tích chọn vào ô I agree to the Terms of Service and Privacy Policy để đồng ý với điều khoản. Sau đó đăng nhập và sử dụng.
Đăng nhập để sử dụng
- Bước 3: Trong mục tải lên ở góc trên cùng bên tay phải, bạn chọn Tải bảng tính lên để tải File XLSX từ máy lên Website.
Tải bảng tính lên
- Bước 4: Chọn Thả tập tin của bạn. Sau đó chọn file XLSX muốn mở trong hộp thoại hiện lên và nhấn Open.
Chọn Open
- Bước 5: Bấm vào Nhập.
Chọn nhập
- Bước 6: Click vào ký hiệu dấu ... và chọn Mở để mở phần tập tin mới tải.
Chọn mở
3. Cách chuyển đổi đuôi xlsx sang xls trong Excel bằng trang web
Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình thực hiện cách chuyển file xlsx sang excel thì bạn có thể dùng trang web để hỗ trợ chuyển đuôi xlsx sang xls. Một số trang web mà bạn có thể lựa chọn gồm:
3.1. Cách 1: Chuyển đổi xlsx sang xls trong Excel bằng Convertio
- Bước 1: Bạn mở Link trang Web Convertio trên Google.
- Bước 2: Trong mục "Chọn tập tin", bạn chọn tệp muốn chuyển đổi từ máy tính.
Chọn tập tin
- Bước 3: Chọn Tài liệu, sau đó chọn mục XLS.
Thay đổi đuôi XLS
- Bước 4: Nhấn chuyển đổi để hoàn thành thao tác.
Chọn chuyển đổi
3.2. Cách 2: Chuyển đổi đuôi xlsx sang xls trong Excel bằng Onlineconvertfree
- Bước 1: Bạn mở Link trang Web Onlineconvertfree trên Google.
- Bước 2: Trong mục "Hãy chọn tệp", bạn chọn tệp muốn chuyển đổi từ máy.
Nhấn chọn tệp
- Bước 3: Nhấn vào ô phía sau chữ sang, sau đó nhấn vào mục Tài Liệu rồi chọn đuôi XLS như hình ảnh minh họa.
Thay đổi định dạng
- Bước 4: Nhấn chuyển đổi để hoàn thành thao tác.
Chọn chuyển đổi
3.3. Cách 3: Chuyển đổi đuôi xlsx sang xls trong Excel bằng Anyconv
- Bước 1: Mở link trang web Anyconv trên Google.
- Bước 2: Trong mục "Chọn tệp" bạn chọn tệp muốn chuyển đổi từ máy tính
Chọn tệp
- Bước 3: Chuyển định dạng XLS rồi nhấn chuyển đổi là hoàn thành.
Chọn định dạng và chuyển đổi
>>> Xem thêm: Học tin học văn phòng online trọn đời chỉ từ 99K
4. Cách chuyển đổi đuôi XLSX sang XLS trong Excel bằng Save AS
Với cách thực hiện này, bạn có thể thực hiện trên các phiên bản Excel khác nhau như: 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và trên MACOS.
Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở File Excel mà bạn muốn chuyển đổi đuôi. Sau đó trên thanh công cụ, chọn thẻ File.
Chọn File
- Bước 2: Chọn tiếp Save As và chọn vị trí muốn lưu File.
Chọn vị trí lưu
- Bước 3: Cửa sổ Save As mở ra, bạn có thể đổi tên tùy ý cho File của mình.
Đổi tên file
- Bước 4: Trong mục Save As type, bạn chọn Excel 97-2003 Workbook.
Chọn Excel 97-2003 Workbook
- Bước 5: Nhấn Save để tiến hành lưu.
Chọn Save
Kết quả sau khi lưu dưới dạng XLS được hiển thị như sau:
Kết quả hoàn thành
5. Cách chuyển XLXS sang XLS bằng Expoxt
Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở File Excel bạn muốn đổi đuôi, sau đó chọn thẻ File ở góc trên cùng bên tay trái.
Chọn File
- Bước 2: Bạn thực hiện các thao tác như sau: Chọn Export -> chọn Change File Type -> Chọn định dạng muốn lưu là Excel 97-2003 Workbook. Cuối cùng nhấn Save As để tiến hành lưu.
Thao tác đổi đuôi file
- Bước 3: Bạn có thể đổi tên trong mục File Name, sau đó nhấn vào Save.
Chọn lưu
6. Hướng dẫn cài đặt chuyển đổi đuôi XLSX sang XLS trong Excel khi lưu
- Bước 1: Bạn mở File Excel, sau đó chọn mục File trên thanh công cụ.
Chọn File
- Bước 2: Sau đó bạn chọn More và chọn tiếp Options.
Chọn Options
- Bước 3: Chọn Save trong cửa sổ Excel Options.
Chọn Save
- Bước 4: Chọn Excel 97-2003 Workbook trong Save Files in this Format.
Chọn định dạng
- Bước 5: Nhấn Ok để hoàn tất.
Chọn OK
7. Một số câu hỏi liên quan về cách sửa đuôi file excel
Sau khi đã biết cách đổi đuôi xlsx sang xls là gì, phần tiếp theo bài viết chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin có liên quan đến đổi định dạng excel, cùng tham khảo để có thêm những thông tin excel hữu ích nhé.
7.1. Sự khác nhau giữa định dạng XLSX, XLS và XLSM là gì?
Định dạng XLSX, XLS và XLSM là các định dạng tệp được sử dụng để lưu trữ bảng tính Excel.
Định dạng XLSX là định dạng tệp mặc định của Excel 2007 và các phiên bản mới hơn. Định dạng này được dựa trên XML, một ngôn ngữ đánh dấu mở.
Định dạng XLS là định dạng tệp được sử dụng bởi các phiên bản Excel trước Excel 2007. Định dạng này được dựa trên một định dạng nhị phân độc quyền của Microsoft.
Định dạng XLSM là định dạng tệp chứa các macro Excel. Định dạng này được dựa trên định dạng XLSX. Định dạng XLSM có thể được sử dụng để tạo các bảng tính tự động hóa các tác vụ hoặc thực hiện các phép tính phức tạp.
Bảng so sánh phân loại XLSX, XLS và XLSM
7.2. Tại sao không mở được file Excel khi tải về?
Có một số lý do khiến bạn không thể mở được file xxcel khi tải về, bao gồm:
- File Excel bị lỗi hoặc bị hỏng: Nguyên nhân do lỗi hệ thống, lỗi phần mềm, hoặc do file excel bị nhiễm virus.
- Phiên bản Excel của bạn không tương thích với định dạng file Excel.
- Bạn không có quyền truy cập vào file Excel. Nếu file Excel được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn sẽ cần nhập mật khẩu để mở file.
Lỗi không mở được file excel
Trong quá trình làm việc với excel nếu bắt gặp các lỗi này thì bạn có thể giải quyết bằng một số cách sau:
- Kiểm tra xem file Excel có bị lỗi hoặc bị hỏng hay không. Bạn có thể thử mở file Excel bằng một ứng dụng khác, chẳng hạn như Google Sheets. Nếu file
Excel không thể mở được ở bất kỳ ứng dụng nào thì tức là file đã bị lỗi hoặc bị hỏng.
- Cập nhật phiên bản Excel của bạn. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel cũ, bạn hãy cập nhật lên phiên bản mới hơn để hỗ trợ các định dạng file xxcel mới. Khi đó, file sẽ mở được như bình thường
- Nếu do lỗi không có quyền truy cập, bạn hãy yêu cầu người gửi cấp quyền truy cập để có thể sử dụng file.
8. Kết luận
Trên đây Unica đã hướng dẫn bạn chi tiết cách đổi đuôi xlsx sang xls trong Excel một cách nhanh chóng. Chắc chắn với những chia sẻ này, bạn đã có thể đổi đuôi file để sử dụng một cách tiện dụng nhất. Tuy nhiên, chúng tôi vẫn khuyến khích các bạn nên chuyển đổi sang các phiên bản Microsoft mới đã được cập nhật để có thể sử dụng và khai thác hết toàn bộ các tính năng và công cụ hỗ trợ mới nhất, vừa giúp tránh mất thời gian mà lại gia tăng hiệu suất làm việc làm việc của bạn lên gấp nhiều lần.
Để biết được thêm nhiều kiến thức hữu ích để áp dụng hơn vào trong công việc mời bạn đọc tham khảo nhiều hơn các khoá học Excel trên Unica.
Chúc các bạn thành công!
27/02/2019
13144 Lượt xem
Cách xuất file đuôi xml sang file xls pdf chỉ tốn vài giây
Trong quá trình làm việc với Excel, chắc chắn bạn đã từng nghe đến định dạng dữ liệu XML. Đây là định dạng rất khó để đọc và khó chỉnh sửa hay thao tác. Nếu file excel ở định dạng này thì người dùng sẽ rất khó làm việc. Khi này, cách giải quyết nhanh chóng và đơn giản nhất chính là xuất file đuôi XML sang file XLS PDF. Trong nội dung học Excel online hôm nay, Unica sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển file XML sang excel đuôi XLS hoặc đuôi PDF cho dễ đọc, cùng khám phá nhé.
1. XML là gì?
XML (Extensible Markup Language) được dịch ra có nghĩa là Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng. Đây là một dạng file ngôn ngữ đánh dấu, có chức năng truyền dữ liệu và mô tả nhiều loại dữ liệu khác nhau. Ngôn ngữ này được tạo ra bởi World Wide Web Consortium (W3C) nhằm xác định và giúp máy tính có thể độc được những cú pháp mã hóa tài liệucủa con người, bằng cách sử dụng thẻ xác định cấu trúc tài liệu và cách tài liệu được lưu trữ và vận chuyển.
File đuôi xml là gì?
2. Đặc điểm của File XML
- Ngôn ngữ dạng XML được dùng cho các dữ liệu có cấu trúc
- XML khá giống với HTML (theo trực quan đánh giá)
- Ngôn ngữ XML không được dùng để đọc
- Ngôn ngữ XML thường rất dài
- XML là nền tảng cho RDF và web mã hóa, là cầu nối đưa HTML và XHTML
- XML là một Modul
- XML miễn phí bản quyền, platform độc lập và được hỗ trợ rất tốt
>>> Xem thêm: 5 cách đổi đuôi XLXS sang XLS đơn giản, chi tiết nhất
3. Hướng dẫn cách mở File XML bằng Excel
Để thực hiệncách chuyển từ file XML sang Excel bạn thực hiện theo các cách sau:
- Bước 1: Mở File Excel, trên thanh công cụ, bạn chọn thẻ File.
Hình minh họa
- Bước 2: Nhấn vào Open, sau đó chọn Browse.
Hình minh họa
- Bước 3: Chọn file XML mà bạn muốn chuyển, sau đó nhấn Open.
Hình minh họa
- Bước 4: Trong cửa số Open XML mới hiện ra, bạn chọn As an XML Table, sau đó nhấn OK.
Hình minh họa
- Bước 5: Lưu file Excel vừa chuyển từ File XML sang là hoàn thành.
Hình minh họa
4. Cách xuất file đuôi xml sang file XLS, PDF bằng phần mềm
Nếu thực hiện cách đổi file XML sang excel bằng các thao tác thủ công trên excel không thành công thì bạn có thể sử dụng phần mềm chuyển đổi file XML sang excel để hỗ trợ. Hiện nay trong giới công nghệ đã cho ra mắt rất nhiều phần mềm hữu ích giúp bạn chuyển đổi XML sang PDF hay XLS nhanh chóng, cùng khám phá nhé.
4.1. Chuyển file xml sang xlsx bằng Coolutils
Phần mềm xuất file đuôi XML sang file XLS PDF đầu tiên mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn đó là Coolutils. Ưu điểm của phần mềm chuyển file này đó là cách sử dụng dễ dàng, thân thiện với mọi người dùng, kể cả người mới chưa thao tác bao giờ cũng có thể định dạng lại đuôi file một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất.
Cách chuyển chuyển file XML sang XLSL như sau:
- Bước 1: Đầu tiên bạn truy cập vào trang web chính thức của Coolutils.
Truy cập vào đường link
- Bước 2: Sau khi truy cập vào link thành công, tiếp theo tại giao diện bạn chọn "Open"
Chọn file chuyển đuôi
- Bước 3: Tại mục "Đặt lại tuỳ chọn chuyển đổi" bạn chọn chuyển đổi sang XLSX. Sau khi bạn chọn xong, hệ thống sẽ bắt đầu quá trình chuyển đổi file đuôi từ XML sang XLSX cho bạn.
Chuyển định dạng chuyển đổi
- Bước 4: Hệ thống chuyển đổi xong bạn chọn "Tải xuống tệp đã chuyển đổi", sau đó chọn vị trí rồi nhấn "Save" là hoàn tất.
Tải xuống tệp đã chuyển đổi
>>> Xem thêm: Chỉnh sửa file excel trên google drive đơn giản, dễ hiểu nhất
4.2. Cách chuyển File XML qua PDF với PDFCandy
Ngoài phần mềm chuyển định dạng file trong excle như bên trên đã chia sẻ, bạn cũng có thể sử dụng PDFCandy để chuyển file XML sang PDF. Sau đây là chi tiết các bước đổi đuôi XML sang excel đuôi PDF bằng phần mềm PDFCandy cho bạn tham khảo.
- Bước 1: Nhiệm vụ đầu tiên của bạn đó là phải tìm được đường link website chính thức của PDFCandy, sau đó truy cập vào.
Truy cập vào PDFCandy
- Bước 2: Tiếp theo tại trang chủ bạn bấm vào mục "Thêm tập tin" hoặc có thể kéo tệp tin sau đó thả trực tiếp vào phần mềm.
Chọn tệp tin để chuyển đuôi
- Bước 3: Cuối cùng bạn nhấn nút "Tải tệp tin" sau đó lưu lại là xong. Đối với phần mềm này, bạn có thể liên kết với với Google Drive hoặc Dropbox để giúp quá trình lưu file được dễ dàng hơn.
4.3. Chuyển đổi bằng AnyConv
Bạn đang phân vân không biết xuất file đuôi XML sang file XLS PDF bằng phần mềm nào, AnyConv chính là gợi ý dành cho bạn. Đây là một phần mềm hỗ trợ chuyển đổi đuôi file nhanh chóng, dễ sử dụng, đang được rất nhiều người yêu thích. Sau đây là chi tiết các bước chuyển đổi XML sang excel định sạng XLS hoặc PDF bằng AnyConv cho bạn tham khảo.
- Bước 1: Đầu tiên bạn truy cập vào website chính thức của AnyConv.
- Bước 2: Tại giao diện chính bạn bấm "Chọn tập tin".
Chọn tập tin
Tiếp tục, chọn file excel muốn chuyển đuôi => Chọn "Open".
Chọn Open
- Bước 3: Tiếp tục bạn bấm chuyển định dạng file => Chọn "Convert" để chuyển đổi. Sau khi chuyển đổi xong, bạn bấm tải file về máy là hoàn thành quá trình chuyển đổi đuôi file XML sang PDF.
Chọn Convert để chuyển
4.4. Hướng dẫn chuyển File bằng PDFmall
Sẽ thật là một thiếu sót rất lớn nếu như nhắc đến các phần mềm xuất file đuôi XML sang file XLS PDF tốt, chất lượng nhất hiện nay mà không nhắc đến phần mềm PDFmall. Ưu điểm của phần mềm này đó là giao diện khoa học, rõ ràng, đảm bảo tính dễ dùng cho tất cả mọi người. Sau đây là hướng dẫn chi tiết cách chuyển file cho bạn tham khảo.
- Bước 1: Đầu tiên, nhiệm vụ chính và cũng là nhiệm vụ quan trọng nhất đó là bạn phải tìm được đường link PDFmall chính thức sau đó truy cập vào để sử dụng.
- Bước 2: Tiếp theo tại mục Convert to PDF bạn kéo xuống chọn XML sang PDF. Mục đích để chuyển từ đuôi XML sang PDF cho dễ đọc và chỉnh sửa.
Chọn XML sang PDF
- Bước 3: Tiếp tục bạn click chuột vào mục "Chọn tệp" để tải file mà bạn chuyển đổi tên.
Chọn tệp
- Bước 4: Cuối cùng bạn bấm vào mục "Convert Now" để chờ hoàn thành Sau khi file đã chuyển đổi xong bạn bấm vào OK là đã hoàn thành.
Bấm chọn Convert Now
4.5. Tận dụng Microsoft Print để chuyển File XML sang PDF
Ngoài những cách chuyển đuôi như bên trên đã chia sẻ, bạn cũng có thể tận dụng Microsoft Print để chuyển File XML sang PDF. Đối với Microsoft Print, bạn thực hiện chuyển đuôi file XML trong excel như sau:
- Bước 1: Nhiệm vụ đầu tiên của bạn đó chính là mở file XML muốn chuyển đổi sang PDF hoặc XLS, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Print để mở lệnh máy tin lên. Tiếp theo bạn chọn vào mục Printer Microsoft Print to PDF => Chọn Print.
- Bước 2: Cuối cùng bạn đặt tên file vừa chuyển định dạng sau đó lưu lại là xong.
Tận dụng Microsoft Print để chuyển File XML sang PDF
4.6. Sử dụng phần mềm iTaxViewer
iTaxViewer là phần mềm hỗ trợ đọc tờ khai thuế ở dạng đuôi XML mới nhất của Tổng cục thuế. Sử dụng phần mềm này, bạn không chỉ đọc được các thông tin khai thuế TNCN mà còn được hỗ trợ báo cáo hoá đơn, báo cáo tài chính, khai tháng, quý. Ngoài những chức năng đó ra, iTaxViewer còn có chức năng xuất file đuôi XML sang file XLS PDF để thuận tiện cho quá trình lưu trữ. Cách thực hiện phần mềm iTaxViewer chuyển đuôi file như sau:
- Bước 1: Tìm kiếm và tải ứng dụng iTaxViewer về máy, sau đó mở lên.
- Bước 2: Tại giao diện bạn chọn "Chọn tệp hồ sơ" => Mở tập hồ sơ mà bạn muốn chuyển đổi ra.
Chọn tệp hồ sơ muốn chuyển đổi
- Bước 3: Chọn Open để mở file cần xử lý
Chọn Open để mở file
- Bước 4: Tiếp tục chọn tính năng Print => Chọn vào mục Foxit Reader Print để tiến hành lưu file PDF về máy.
Đặt tên file vừa chuyển định dạng đuôi
>>> Xem thêm: Không lưu được file excel: Nguyên nhân và cách khắc phục lỗi
4.7. Hướng dẫn chuyển File XML qua PDF với Online2PDF
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm chuyển đổi file XML sang excel PDF thì tuyệt đối đừng bỏ qua Online2PDF nhé. Đây là trang web chuyển đổi file XML sang excel online rất phổ biến. Sử dụng website này bạn có thể chỉnh sửa, mở khoá, hợp nhất và xuất tệp sang nhiều đầu file khác nha. Cách thực hiện như sau:
- Bước 1: Đầu tiên bạn mở file excel muốn chuyển đổi => Sau đó sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P để cửa sổ in hiện ra. Tại cửa sổ in bạn chọn định dạng Microsoft XPS Document Writer.
- Bước 2: Tiếp tục bạn bấm OK hoặc Print tuỳ phần các phần mềm khác nhau => Bấm Save về máy.
Chuyển File XML qua PDF với Online2PDF
- Bước 3: Cuối cùng truy cập vào trang web Online2PDF, kéo thả file vừa lưu ở trên vào website. Như vậy là quá trình chuyển đổi định dạng file sẽ diễn ra.
4.8. Hướng dẫn lưu file dưới dạng XML bằng Online Convert Free
Cũng tương tự như các phần mềm trên, các bước chuyển file dưới dạng XML sang những file khác diễn ra vô cùng đơn giản, cụ thể như sau:
- Bước 1: Truy cập vào đường link chính thức của Online Convert Free.
- Bước 2: Tiếp theo tại trang chủ chọn mục "Chọn tệp" => Chọn tệp muốn chuyển trong máy rồi nhấn "Open". Nếu không thao tác nhanh hơn thì bạn có thể kéo thả tệp trực tiếp vào website.
Chuyển File trực tuyến qua Online Convert Free
- Bước 3: Tiến hành chuyển đổi file đã chọn => Chuyển đổi xong bấm "Tải" là hoàn thành.
4.9. Chuyển đổi bằng trang Web Onlineconvertfree.com
- Bước 1: Truy cập vào trang Web Onlineconvertfree.com -> nhấn vào mục Choose File để chọn và tải File Excel muốn chuyển đổi.
Cách chuyển File Excel sang XML
- Bước 2: Chọn File Excel -> nhấn Open.
Cách chuyển File Excel sang XML
- Bước 3: Nhấn Convert để chuyển.
Cách chuyển File Excel sang XML
- Bước 4: Nhấn vào Download để tải về.
Cách chuyển File Excel sang XML
5. Kết luận
Trên đây là toàn bộ kiến thức tin học văn phòng liên quan đến xuất file đuôi xml sang file xls pdf. Tham khảo nội dung bài viết này bạn không chỉ có thêm kiến thức về cách chuyển đổi file xml sang excel mà còn được học và tìm hiểu toàn bộ kiến thức về công cụ tin học văn phòng như học Excel, Word hay Powerpoint một cách bài bản và chi tiết nhất. Nếu bạn muốn sử dụng thuần thục công cụ excel để tiến hành phân tích và ứng dụng vào công việc phù hợp hiệu quả, hãy tham gia khoá học tin học tin học của Unica nhé.
Cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công!
27/02/2019
11072 Lượt xem
Tổng hợp những mẫu bảng chấm công theo giờ thông dụng nhất
Nếu bạn là nhân viên hành chính văn phòng thì không thể nào bỏ qua bảng chấm công rồi. Nó phục vụ mọi công ty trong việc tính lương cho nhân viên. Có rất nhiều các mẫu, các bảng chấm công, tùy theo công ty mà chúng ta sẽ áp dụng các bạn nhé. Bài viết dưới đây chúng ta cùng tìm hiểu mẫu bảng chấm công cho nhân viên trên bảng tính Excel thông dụng nhất, được nhiều công ty sử dụng nhất các bạn nhé!
Bảng chấm công dùng để làm gì?
Bảng chấm công dùng để theo dõi toàn bộ ngày làm việc, ngày nghỉ, ngày nghỉ theo quy định BHXH của nhân viên trong công ty. Từ đó làm căn cứ trả lương, xét thưởng,.. cho mỗi một nhân viên đảm bảo sự minh bạch và công bằng.
Việc chấm công còn giúp chủ doanh nghiệp hay người sử dụng lao động cùng với bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được số ngày, số giờ đi làm cụ thể của mỗi nhân viên trong khoảng thời gian. Từ bảng chấm công hằng ngày, ngoài phục vụ trong việc tính lương, số liệu trong bảng chấm công sẽ giúp các bộ phận đưa ra những quyết định tăng lương, thưởng hoặc phạt nhân viên.
Thông qua hình thức chấm công, người quản lý sẽ có cái nhìn tổng thể hơn về toàn bộ nhân viên của mình. Qua đó đưa ra những nhận xét, đánh giá một cách khách quan nhất về khối lượng công việc có phù hợp với lượng nhân viên đang sở hữu hay không. Bảng số liệu còn hỗ trợ trong việc ra quyết định, định hướng tầm nhìn chiến lược trong tương lai nhằm tìm kiếm mức lợi nhuận cao nhất.
Lợi ích của bảng chấm công là gì?
Những nội dung cần có trong bảng chấm công theo giờ
Hiện nay có rất nhiều bảng chấm công theo giờ trên thị trường nhưng để tìm được một mẫu chấm công đơn giản lại đáp ứng được nhu cầu quản lý nhân viên của doanh nghiệp. Các nội dung cần có trong một bảng chấm công theo giờ đó là:
- Tên công ty
- Mã nhân viên
- Tên nhân viên
- Ngày chấm công
- Giờ ra
- Giờ vào
- Tổng giờ công
- Số giờ làm thêm
- Xác nhận của người lao động
- Ghi chú (nếu có)
Đây đều là những thông tin cơ bản mà bất cứ một bảng chấm công theo giờ nào cũng cần có. Tuy nhiên, bạn có thể thêm một vài thông tin sau để làm bảng chấm công đầy đủ hơn.
- Ngày, tháng, năm sinh
- Địa chỉ liên hệ
- Bộ phận, phòng ban đang làm việc
Phần cuối mỗi bảng chấm công sẽ có chữ ký xác nhận của 2 bên. Một bên sẽ là họ tên của người lao động và bên kia là đại diện của doanh nghiệp hoặc bộ phận trả lương hoặc chấm công.
Có những nội dung nào cần có trong bảng chấm công theo giờ?
Lập bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Hướng dẫn lập bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Có 3 bước để có thể lập được một bảng chấm công theo giờ bằng Excel.
Bước 1: Lập bảng chấm công
- Đầu tiên bạn sẽ thiết kế bảng tùy theo yêu cầu bao gồm: số cột, sau đó điền nội dung của từng cột.
- Các bạn sẽ điền đầy đủ thông tin của các cột cũng như thông tin của từng nhân viên.
Điền nội dung thông tin đầy đủ
Bước 2: Thực hiện điền số giờ ra và giờ vào cột Excel tương ứng
Nếu thực hiện chấm công bằng máy thì bạn có thể thực hiện trích xuất dữ liệu, cụ thể thao tác như sau:
Trong bảng kết xuất, bạn sử dụng chức năng Data / Filter để lọc các dòng không có dữ liệu trong cột Mã NV, sau đó sao chép dữ liệu vào bảng xử lý. Sử dụng chức năng Paste để dán dữ liệu không tính những dòng bị bỏ trống.
Dán dữ liệu với lệnh Paste
Tiếp theo copy dữ liệu bắt đầu từ ô D4 đến ô cuối cùng của bảng kết xuất vào bảng chấm công bạn đã tạo ở bước 1 sẽ được kết quả như ảnh 2 (lưu ý nên dùng chức năng Paste Value).
Copy dữ liệu từ ô D4
Bước 3: Cách tính số giờ công
Sử dụng công thức dưới đây để tính được số giờ công của từng nhân viên
Số giờ công = Số giờ ra – Số giờ vào
2 mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Dưới đây là 2 mẫu bảng chấm công vô cùng chi tiết và cụ thể nhất.
Ưu và nhược điểm khi sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng excel
Ưu điểm
Excel có sẵn bảng tính và bạn chỉ cần điền đầy đủ thông tin vào mà không cần mất công tạo bảng. Với những thông tin trùng lặp nhau, bạn có thể sử dụng chức năng copy để tránh mất thời gian phải gõ lại.
Bằng cách sử dụng các công thức có sẵn trên excel thì bảng chấm công của bạn sẽ được tạo nhanh chóng hơn. Áp dụng công thức tính tổng số giờ công làm việc của từng người bằng giờ ra trừ giờ vào, bạn sẽ có ngay kết quả, sau đó thực hiện kéo công thức đó bạn sẽ có 1 bảng chấm công trên excel nhanh chóng và chính xác mà không mất nhiều thời gian và công sức.
Excel hiện nay là một phần mềm vô cùng phổ biến và đã được cài vào đa số các máy tính, cũng không mất nhiều chi phí để có thể sở hữu được một phần mềm excel áp dụng cho nhiều công việc không chỉ riêng cho bảng chấm công theo giờ. Nếu như trong quá trình làm, bạn chưa hoàn thành được bảng chấm công đó thì có thể lưu lại và hôm sau mở ra làm tiếp.
Ưu điểm chính
Nhược điểm
Ngoài những ưu điểm mà bảng chấm công theo giờ bằng excel mang đến thì nó cũng có một số hạn chế như sau:
Dễ gây nhầm lẫn
Bảng chấm công theo giờ bằng excel sẽ gồm nhiều cột, và mỗi cột sẽ cần một định dạng khác nhau. Do đó đối với những bạn chưa có kinh nghiệm sử dụng excel thì rất dễ nhầm lẫn trong việc sử dụng định dạng cho các cột và sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả của ngày công làm việc.
Nếu số giờ làm việc tính trên excel lớn hơn so với thực tế thì sẽ gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Còn nếu trường hợp số giờ làm việc tính trên excel nhỏ hơn so với lượng giờ thực tế mà người lao động phải làm thì nó sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của các nhân sự.
Phức tạp trong khâu quản lý
Việc sử dụng bảng chấm công theo giờ trên excel chỉ có thể được theo dõi bởi một người chấm công nếu như muốn các quản lý cấp cao hơn có thể xem được bảng chấm công này thì bạn phải mất thời gian gửi báo cáo. Việc gửi báo cáo nhiều lần sẽ khiến bạn bị mất thời gian lưu nhiều file và cũng dễ gây nhầm lẫn.
Nhược điểm
Khó khăn trong việc lưu trữ
Tiếp theo bảng chấm công trên excel có thể gây trở ngại đối với người dùng khi bạn cần tìm kiếm một thông tin nào đó thì bạn sẽ phải nhớ lại xem mình đã lưu thông tin đó ở trong file nào và bắt đầu đi tìm kiếm trong các ổ máy tính.
Hạn chế dùng các thao tác
Bảng chấm công này sẽ khiến khả năng rà soát các thông tin nhân sự của quản lý bị hạn chế hơn nhiều. Khi quản lý cần xem thông tin của một nhân sự nào đó, quản lý sẽ yêu cầu người thực hiện gửi file và bắt đầu tra cứu mà không tự mình kiểm tra được.
Các mẫu bảng chấm công khác
Bảng chấm công theo ngày
Bảng chấm công theo ngày được hiểu là bảng thể hiện lịch trình cho mỗi ngày một nhân viên làm việc trong giờ hành chính. Bảng chấm công sẽ được dùng để tính tổng số ngày làm việc của nhân viên và tính lương hàng tháng của các nhân viên.
Bảng chấm công tính theo ngày
Bảng chấm công theo tuần
Đây chính là lịch trình dành cho những người quản lý coi trọng vấn đề báo cáo hàng tuần và sẽ định thời gian cho các báo cáo hàng tuần. Mỗi tháng, sẽ có 4 thời khóa biểu hàng tuần để ban quản lý tính lương cho toàn bộ nhân viên. Phương pháp xác định thời gian này thường không phổ biến và chỉ phù hợp đối với những doanh nghiệp cần thường xuyên báo cáo tiến độ thường xuyên.
Chấm công theo tuần
5 Phương pháp chấm công phổ biến hiện nay
Trên thực tế có rất nhiều mẫu bảng chấm công khác nhau phù hợp vào điều kiện và nhu cầu hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Do vậy sự lựa chọn của mỗi đơn vị cũng có sự khác biệt, tuy nhiên hiện nay có 5 phương pháp chấm công phổ biến nhất đó là: Chấm công truyền thống, chấm công bằng thẻ từ hoặc chấm công bằng gương mặt (Face ID) và chấm công bằng vân tay, chấm công trên các ứng dụng.
Các bước lập bảng chấm công theo giờ bằng Excel là gì?
Có 3 bước chính để giúp bạn có thể lập được một bảng chấm công theo giờ trên Excel đơn giản đó là:
- Bước 1: Lập bảng chấm công.
- Bước 2: Thực hiện điền số giờ ra và giờ vào lên cột Excel tương ứng.
- Bước 3: Tính số giờ công.
Lập bảng chấm công theo giờ đúng chuẩn
Hạn chế của mẫu bảng chấm công theo giờ
Dễ gặp phải sai xót khi nhập dữ liệu
Nếu bạn chưa có đầy đủ kỹ năng, trình độ tin học văn phòng, thì việc nhập và xuất dữ liệu trên Excel sẽ rất khó khăn, đặc biệt là đối với dạng bảng mẫu tính lương. Điều này sẽ dẫn đến sai xót lớn trong quá trình nhập thông tin dữ liệu thực hiện pháp tính toán công làm việc chính xác và rõ ràng.
Những hạn chế bảng chấm công theo giờ
Khả năng quản lý bị hạn chế
Một mẫu bảng tính lương theo giờ được thực hiện trên Excel thường chỉ có hạn mức không vượt quá 65.000 dòng trên 1 file dữ liệu, vì vậy sẽ rất khó có thể quản lý đối với những doanh nghiệp lớn. Để khắc phục tình trạng này thì bạn hãy tách ra thành các dạng file Excel nhỏ hơn để lưu giữ dữ liệu từng phòng ban.
Phương pháp chấm công phổ biến hiện nay là gì?
Các phương thức chấm công hiện đại ngày nay đang được ứng dụng rất nhiều tại các doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức,… Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên sử dụng hình thức chấm công nào thì hãy theo dõi trong bài viết này nhé.
Chấm công bằng thẻ từ
Phương pháp này sẽ sử dụng thẻ từ và đầu đọc thẻ để chấm công. Khi muốn chấm công, người dùng chỉ việc quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ thì các thông tin về: ngày, giờ ra vào đều được lưu lại trong bộ nhớ của máy chủ.
Ưu điểm:
- Thời gian chấm công nhanh chỉ trong vòng 1-2 giây.
- Dễ dàng hơn trong việc tính công lương.
- Hạn chế sai sót khi chấm công, qua dó giúp bảo vệ quyền lợi của người lao động.
- Hỗ trợ cho việc quản lý của các nhà quản trị.
- Khả năng lưu trữ tốt khi bị mất điện đột ngột.
Chấm công thông qua thẻ từ
Nhược điểm:
- Chi phí in thẻ từ cho nhân viên là khá lớn.
- Nhân viên cần phải tự bảo quản thẻ của mình.
- Vẫn tồn tại khả năng gian lận, chấm công hộ nhau.
Chấm công bằng nhận diện vân tay
Phương pháp này được sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay cùng với công nghệ xử lý hình ảnh để xác định danh tính của mỗi người. Giúp người lao động có thể chấm công một cách dễ dàng và hỗ trợ tối đa việc quản lý của các nhà quản trị.
Ưu điểm:
- Có độ chính xác khá cao
- Thời gian chấm công nhanh chóng, thường chỉ mất 2-3 giây.
- Hạn chế việc gian lận trong việc chấm công hộ.
- Có thể tích hợp với các phần mềm chấm công khác.
- Không phát sinh thêm các khoản chi phí khác.
Chấm công bằng vân tay
Nhược điểm:
- Không phù hợp với các địa chỉ sản xuất thực phẩm có dầu mỡ.
- Phải vệ sinh mặt chấm vân liên tục để đảm bảo độ nhận diện.
- Chi phí máy chấm công lắp đặt khá cao.
Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt
Cùng là một trong những hình thức chấm công hiện đại hiện nay. Nó ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt từ những dữ liệu có sẵn trong máy. Qua đó giúp hoạt động chấm công, kiểm soát ra vào, làm lương,… được nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Ưu điểm:
- Độ chính xác gần như tuyệt đối.
- Ngăn chặn tuyệt đối tình trạng gian lận, chấm công hộ.
- Không xảy ra tình trạng quên thẻ, mất thẻ, mất vân tay,…
- Có thể đồng bộ với các phần mềm chấm công, xuất dữ liệu,…
Chấm công qua nhận diện khuôn mặt
Nhược điểm:
- Chi phí mua máy chấm công nhận diện khuôn mặt khá đắt đỏ.
- Tốc độ xử lý chậm hơn so với chấm công bằng thẻ từ hoặc bằng vân tay.
Chấm công bằng mống mắt
Hình thức này được sử dụng công nghệ quét võng mạc để thực hiện chấm công. Các nhân viên chỉ việc đứng trước máy quét để máy nhận diện dữ liệu được lưu trong máy sẵn trước đó. Sau khoảng thời gian ngắn, người lao động đã thực hiện thành công việc chấm công.
Ưu điểm:
- Độ chính xác cao, tình trạng gian lận sẽ được hạn chế.
- Không phát sinh các vấn đề: mất thẻ từ, mất vân tay,…
- Thời gian chấm công nhanh chóng nhất trong sô các hình thức chấm công.
Chấm công với mống mắt
Nhược điểm:
- Chi phí máy chấm công loại này rất cao.
Một số phần mềm chấm công theo giờ
1. Wise Eye
Wise Eye chính là một phần mềm chấm công được phát triển bởi người VIệt vào năm 2008. Hệ thống phần mềm này được dùng rất nhiều tại Việt Nam, cung cấp rất nhiều giải pháp trong quá trình chấm công gồm: chấm công bằng gương mặt, nhận dạng sinh trắc học và kiểm soát cửa trong các cơ quan hoặc theo dõi báo cáo của nhân viên,...
Phần mềm Wise Eye
Các chức năng chính:
- Chấm công thông qua gương mặt và nhận dạng sinh trắc học
- Kiểm soát cửa của các cơ quan, theo dõi báo cáo nhân viên,...
- Hỗ trợ trên nền tảng windows
- Sử dụng miễn phí.
2. MITACO
Đây là phần mềm chấm công chạy trên nền Access, dễ dàng cài đặt và phù hợp với các thiết bị có khả năng truy xuất giờ làm việc của nhân viên. Công cụ này cung cấp bảng chấm công hàng ngày, bảng chấm công theo tháng bằng excel, bảng chấm công theo giờ và nhiều tính năng tiện ích khác.
Phần mềm MITACO
Chức năng chính:
- Truy xuất giờ làm việc của tất cả nhân viên
- Cung cấp bảng chấm công hàng ngày, bảng chấm công theo tháng bằng excel hoặc bảng chấm công theo giờ,...
- Hỗ trợ với nền tảng Windows
- Có trả phí
3. TAS-ERP
Một phần mềm đơn nhiệm được sử dụng độc lập, có thể thực hiện cài phần mềm chấm công này ở nhiều máy tính khác nhau. Ngay cả khi nhân sự có sự thay đổi, thì bạn chỉ cần copy data từ máy tính là đã có thể bắt đầu lại quá trình quản lý. Đồng thời nó cũng rất phù hợp với cơ quan có nhiều chi nhánh, quản lý thời gian làm việc của nhân viên rất hiệu quả.
Phần mềm TAS-ERP
Các chức năng:
- Có thể thực hiện cài đặt phần mềm chấm công ở trên nhiều máy tính khác nhau
- Phù hợp với cơ quan có nhiều chi nhánh khác nhau
- Hỗ trợ cả nền tảng Windows
- Có mất phí.
4. Hubstaff
Phần mềm này được tạo ra để quản lí nhân sự cho các công ty vừa và lớn. Về phần giao diện người dùng được thiết kế một khoảng trống lớn ở bên phải màn hình để người dùng có thể nhập và phân tích dữ liệu dễ dàng. Phần mềm này còn cung cấp nhiều tính năng hấp dẫn và tiện lợi khác cho người sử dụng.
Phần mềm Hubstaff
Chức năng chính:
- Dùng để quản lí nhân sự cho các công ty vừa và lớn
- Hỗ trợ trên nền tảng Windows và MacOs
- Có phí khoảng 7$/tháng.
5. Phần mềm chấm công FTA
Thêm một hệ thống phần mềm chấm công được viết hoàn toàn bằng ngôn ngữ lập trình C#, nền tảng .Net 3.5. Phần mềm này hỗ trợ hệ quản trị cơ sở dữ liệu firebird 2.5 hoặc MS SQL mới nhất, kết nối trực tiếp đến các máy chấm công đến từ hàng Suprema, Virdi, ZKTeco, Realand, Ronald jack và FingerTech… Phần mềm cũng có thể tự động tìm ca làm việc và hỗ trợ cả ca gãy hoặc ca làm xuyên đêm,...
Phần mềm FTA
Các chức năng chính:
- Kết nối trực tiếp đến máy chấm công từ các hàng như: Suprema, Virdi, ZKTeco, WiseEye, Mita, FingerTech…
- Chỉ hỗ trợ nền tảng Windows.
- Phải trả phí.
Tổng kết
Trên đây là toàn bộ những mẫu chấm công theo giờ thông dụng và được sử dụng nhiều nhất. Bạn đọc muốn biết thêm nhiều kiến thức về kế toán hãy nhanh tay đăng ký để theo dõi khoá học kế toán với sự hướng dẫn các chuyên gia sẽ bật mí cho bạn những mẹo, cách tính, lập báo tài chính,... một cách nhanh chóng và chính xác.
>> Cách tạo Form nhập liệu trong Excel
>> Mẫu bảng chấm công theo thông tư 133
>> Công thức tính giờ làm việc trong Excel
27/02/2019
10137 Lượt xem
2 Cách tìm và xóa các dữ liệu trùng nhau trong Excel
Khi làm việc với Excel, bạn không thể tránh khỏi việc các dữ liệu trong bảng tính của mình bị trùng lặp. Vậy, cách nhanh nhất để tìm và xóa các dữ liệu bị trùng lặp như thế nào, bài viết hôm nay mình sẽ hướng dẫn các bạn cách đơn giản nhất để tìm và xóa các dữ liệu trùng nhau trong Excel dễ dàng.
1. Tại sao phải tìm và xóa các dữ liệu trùng nhau?
Thực tế cho thấy, khi bạn sử dụng Excel để thống kê các con số, việc nhập dữ liệu lặp đi lặp lại nhiều lần là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, theo nguyên tắc thì các dữ liệu trong bảng tính Excel không được phép trùng lặp. Cho nên, việc tìm và xóa các dữ liệu bị trùng nhau trong Excel là rất cần thiết.
2. Các thao tác tìm các dữ liệu trùng nhau trong Excel
- Bước 1: Bôi đen cột dữ liệu bạn muốn tìm ra các dữ liệu trùng lặp
- Bước 2: Chọn Home → Conditional Formatting → Highlight Cells Rules → Duplicate Values
Hình 1
- Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Duplicate Values. Trong Format Cells that contain chọn Duplicate, Light Red Fill with Dark Red Text (màu vàng, văn bản màu vàng đậm). Cuối cùng chọn OK.
Hình 2
- Bước 4: Bạn sẽ thấy sau khi chọn các dữ liệu sẽ có màu vàng
Hình 3
- Bước 5: Tiến hành lọc các dữ liệu bị trùng nhau. Chọn Filter → Filter by Selected Cell’s Color.
Mô tả cách tìm các dữ liệu trùng nhau trong Excel. Hình 4
- Bước 6: Trong cột Name chọn Filter by Color để thêm các màu tùy chọn
Hình 5
- Bước 7: Bây giờ, sau khi chọn màu, bạn sẽ được bảng tính có màu (ví dụ màu vàng như bảng dưới). Sau đó tiến hành xóa hay lọc các dữ liệu trùng lặp.
Hình 6
>> Xem thêm: Cách chèn thêm hàng thêm cột trong Excel đơn giản nhất
3. Các thao tác xóa các dữ liệu trùng nhau trong Excel
Cách 1: Sử dụng chức năng Remove Duplicate
- Bước 1: Bạn bôi đên vùng dữ liệu cần xóa nội dung trùng lặp. Trên thanh công cụ, chọn Data, sau đó chọn Remove Duplicates.
Hình 7
- Bước 2: Xuất hiện giao diện hộp thoại Remove Duplicates. Bạn lựa chọn các trường có trang bảng để tính năng có thể lọc và phát hiện nội dung trùng lặp. Trong giao diện này, bỏ tích cột STT vì các dòng đều có các số khác nhau.
Nhấn OK để hoàn thành thao tác.
Hình 8
- Bước 3: Giao diện mới sẽ mở ra một bảng thông báo tìm được bao nhiêu giá trị nội dung trùng lặp.
Hình 9
Sau khi xóa nội dung trùng lặp, bạn thu được kết quả như sau.
Hình 10
Cách 2: Đánh chọn dữ liệu trùng lặp Excel để xóa thủ công
- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần xóa nội dung trùng lặp. Trên thanh cong cụ, chọn Home -> Chọn Conditional Formatting -> vào Hightlight Cell Rules -> Duplicate values.
Hình 11
- Bước 2: Xuất hiện hộp thoại mới, bạn nhấn OK để chọn màu cho dữ liệu trùng lặp.
Hình 12
- Bước 3: Sau khi thực hiện xong 2 bước trên, bạn sẽ thấy các nội dung trùng lặp trong bảng được bôi đậm bằng màu mình đã chọn ở bước 2. Bạn kiểm tra những nội dung trùng lặp đó rồi tiến hành xóa thủ công là hoàn thành.
Hình 13
>> Xem thêm: 4 Cách tìm kiếm trong Excel nhanh và chuẩn xác nhất 2022
Trên đây mình đã hướng dẫn các bạn cách tìm và xóa dữ liệu trùng nhau trong Excel vô cùng đơn giản. Bạn có thể áp dụng ngay những kiến thức mà Unica chia sẻ để nâng cao hiệu suất làm việc của mình nhé.
Cảm ơn và chúc các bạn thành công !
27/02/2019
3965 Lượt xem
