Để công việc diễn ra thuận lợi, suôn sẻ và thành công như mong đợi thì việc lập kế hoạch là vô cùng cần thiết. Việc lập kế hoạch công việc giúp bạn xác định mục tiêu, thời gian hoàn thành và nguồn lực phân bổ. Hiểu được tầm quan trọng đó, nếu bạn tìm hiểu các bước lập kế hoạch hoàn hảo cho một công việc hoặc dự án nhất định thì hãy tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi nhé.
Kế hoạch công việc là gì ?
Kế hoạch công việc là một mô tả của chuỗi các hoạt động dự án trong thời gian. Tuy nhiên, nó chi tiết hơn nhiều so với một dòng thời gian đơn thuần. Nó bao gồm thông tin về trách nhiệm, mục tiêu và đôi khi cả ngân sách.
Lập kế hoạch có vai trò vô cùng quan trọng trong công việc
Các bước xây dựng kế hoạch công việc
Bước 1: Xác định tất cả các bên liên quan
Dự án của bạn có một số bên liên quan và không phải tất cả họ đều sẽ tham gia vào mọi chi tiết của dự án. Các bên liên quan đến dự án bao gồm khách hàng của bạn, người dùng cuối của sản phẩm, công ty và các nhà lãnh đạo của công ty, và nhóm làm việc trực tiếp trong dự án.
Tùy thuộc vào tính chất của dự án, các bên liên quan cũng có thể bao gồm các tổ chức bên ngoài hoặc các thành viên cộng đồng cá nhân sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án.
Bước 2: Xác định vai trò và trách nhiệm
Khi bạn đã xác định được các bên liên quan, bạn cần xác định các kỹ năng quản lý dự án cần thiết cho dự án. Khi bạn có danh sách đó, bạn có thể xác định vai trò và phân công trách nhiệm cho từng bên liên quan.
Hãy nhớ rằng một vai trò không giống như một con người. Trong một số trường hợp, một người có thể đảm nhiệm nhiều vai trò. Các vai trò điển hình bao gồm nhà tài trợ dự án, quản lý dự án và các thành viên trong nhóm dự án. Các vai trò thành viên nhóm dự án khác nhau sẽ khác nhau tùy thuộc vào dự án của bạn, nhưng hãy đảm bảo bao gồm vai trò quan hệ nhà cung cấp và vai trò quan hệ khách hàng.
Xác định nguồn lực và các bên liên quan khi xây dựng kế hoạch
Bước 3: Tổ chức cuộc họp mang tính khởi động
Các cuộc họp khởi động là cơ hội để gắn kết tất cả các bên liên quan lại với nhau và đưa ra tầm nhìn cho dự án mà mọi người đều có thể đạt được phía sau. Đây là cơ hội để giới thiệu và thiết lập các mối quan hệ làm việc tốt.
>> 60 phút lập kế hoạch xây dựng thương hiệu cá nhân
>> Bật mí kế hoạch Marketing offline thông minh
Bước 4: Xác định phạm vi dự án, ngân sách và tiến trình
Trong các bước xây dựng kế hoạch làm việc thì bước xác định phạm vi dự án, ngân sách và tiến trình đóng vai trò vô cùng quan trọng. Bởi lẽ:
- Phạm vi dự án cho bạn biết chúng tôi sẽ làm gì (và không làm) ? Với các yêu cầu của khách hàng và tầm nhìn đã được nhóm thảo luận, mục tiêu của dự án này là gì?
- Ngân sách: Có tính đến phạm vi và các nguồn lực cần thiết để đáp ứng các mục tiêu của dự án , chi phí tài chính dự kiến của dự án là bao nhiêu?
- Mốc thời gian: Dòng thời gian của dự án liệt kê các giai đoạn của dự án của bạn và khoảng thời gian bạn có thể mong đợi chúng hoàn thành một cách hợp lý.
Bước 5: Đặt và ưu tiên các mục tiêu
Khi nhóm của bạn hiểu các mục tiêu của dự án và bạn đã xác định được các giai đoạn để đạt được các mục tiêu đó, hãy chia nhỏ các mục tiêu tổng thể của dự án thành các mục tiêu và nhiệm vụ riêng lẻ. Ưu tiên các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và mức độ phụ thuộc.
Đặt và ưu tiêu các mục tiêu làm việc
Bước 6: Tạo lịch trình dự án
Không chỉ là một bảng thời gian, một lịch trình dự án là một tài liệu trình bày chi tiết tiến trình thời gian của dự án và các nguồn lực tổ chức cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Mục đích của nó là truyền đạt thông tin quan trọng cho nhóm, vì vậy nó phải toàn diện và dễ hiểu.
Bước 7: Đánh giá rủi ro
Rủi ro là một vấn đề có thể nảy sinh hoặc không trong quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch làm việc. Điều quan trọng là xác định các rủi ro của dự án và giảm thiểu chúng ở giai đoạn lập kế hoạch thay vì bị động trong quá trình thực hiện. Tổ chức một cuộc họp hoặc hỏi ý kiến tất cả các thành viên trong nhóm về những rủi ro mà bạn nên xem xét.
Rủi ro có thể bao gồm một số khía cạnh như : phạm vi dự án, nguồn lực (Nhân sự, tài chính và vật chất), sự chậm trễ của dự án, sự thất bại về công nghệ hoặc truyền thông. Không có cách nào để kiểm soát tất cả các rủi ro tiềm ẩn nhưng suy nghĩ trước về chúng có thể cứu dự án của bạn khỏi thất bại.
Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu 7 bước lập kế hoạch công việc vô cùng hữu ích. Dù bạn đang làm việc trong bất cứ ngành nghề nào thì cũng có thể áp dụng các bước lập kế hoạch mà Unica đã chia sẻ qua bài viết trên.
