Đối với mỗi doanh nghiệp, phòng nhân sự luôn được xem là một trong những phòng ban then chốt trong toàn hệ thống. Cũng chính vì vậy, mà câu hỏi “công việc nhân sự gồm những gì” luôn được rất nhiều người quan tâm. Thông qua 15 nhiệm vụ cụ thể mà người làm công tác nhân sự phải đảm nhận trong phạm vi bài viết dưới đây, Unica sẽ giúp bạn giải đáp câu hỏi này.
1. Quản lý công tác tuyển dụng
- Nhận bản đăng ký tuyển dụng nhân sự
- Lên kế hoạch lập thông báo tuyển dụng, đăng thông tin tuyển dụng lên các trung tâm việc làm để thông báo.
- Tiếp nhận hồ sơ, chọn lọc hồ sơ, lên danh sách trình cấp trên.
- Gửi thư mời test ứng viên, điện thoại báo ứng viên thông tin ngày giờ test. Chuẩn bị bài test, phòng test, chuyển kết quả bài test cho bộ phận có liên quan, thông báo kết quả bài test.
- Thông báo ứng viên phỏng vấn qua điện thoại và email, nhắc lịch phỏng vấn, thông báo ứng viên đạt yêu cầu và lịch nhận việc.
2. Nhóm công việc về lương thưởng & phúc lợi
- Thực hiện công tác chấm công, quản lí việc nghỉ phép, đi trễ, nghỉ việc.
- Xây dựng bảng lương theo vị trí công việc và năng lực.
- Xây dựng chính sách phúc lợi, đãi ngộ, khen thưởng, kỉ luật, chế độ bảo hiểm, đóng thuế.
- Xử lí những tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động.
- Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên.
- Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả cho mỗi vị trí công việc, cấp bậc.
- Quản lí hợp đồng lao động và hồ sơ nhân viên.
- Thực hiện các nghiệp vụ về Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Tính lương và các chế độ chính sách phúc lợi có liên quan cho nhân viên công ty.
3. Quản lý toàn bộ hồ sơ, sơ yếu lý lịch của nhân viên toàn doanh nghiệp
Quản lý hợp đồng lao động cho nhân viên, hồ sơ nhân viên, định biên nhân sự.
- Hướng dẫn nhân viên mới về hợp đồng lao động, làm rõ về mức lương, chính sách phúc lợi tại công ty.
- Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định.
- Lập báo cáo theo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ thị cấp trên.
- Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn cho công ty và các phòng ban;
- Quản lí công việc giấy tờ, thủ tục như hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ , thủ tục nhận việc, nghỉ việc, hay chấm dứt hợp đồng…
- Mua sắm, theo dõi kiểm kê tài sản công ty, văn phòng phẩm.
- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện du lịch, teambuilding, teambonding trong công ty; xây dựng văn hóa công ty.
- Theo dõi nội quy, nề nếp, văn hóa công ty.
4. Quản lý hồ sơ nhân viên nghỉ việc
Tất cả nhân viên nghỉ việc được lưu lại theo thứ tự thời gian.
Trong trường hợp nhân viên nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách nhân viên nghỉ việc theo thời gian, danh sách nhân viên nghỉ việc tương tự như danh sách nhân viên hiện thời.
5. Phụ trách quản lý việc đào tạo của doanh nghiệp
- Lên kế hoạch và triển khai các khóa, lớp đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc.
- Xây dựng giáo án đào tạo, đảm bảo kế hoạch đào tạo diễn ra đúng kế hoạch.
- Theo dõi, đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo đã thực hiện.
- Hướng dẫn nội quy, đào tạo nghiệp vụ và phổ biến văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên mới.
6. Quản lý các vật dụng, văn phòng phẩm
Nhận các đề xuất mua văn phòng phẩm của các phòng bạn, lập đề xuất mua, cấp phát văn phòng phẩm theo yêu cầu, rà soát lại số lượng văn phòng phẩm tồn hàng tháng.
7. Đề xuất, lên kế hoạch, các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp, ..cho toàn thể công nhân viên và tổ chức thực hiện chúng.
8. Khi trưởng phòng có kế hoạch điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….nhân viên, bộ phận nhân sự phải lập các quyết định theo yêu cầu và thực hiện các thủ tục liên quan.
9. Thực hiện chấm công cho nhân viên văn phòng: lấy dấu vân tay, thông tin nhân viên, lập bảng tổng kết công, công tăng ca chuyển phòng kế toán để tính lương cho nhân viên.
10. Theo dõi, quản lý ngày nghỉ của nhân viên: tiếp nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin nghỉ phép, báo cáo các trường hợp nhân viên nghỉ không lý do cho cấp trên hàng tháng.
11. Quản lý việc nhân viên xin nghỉ việc
- Nhận đơn xin nghỉ việc từ nhân viên, chuyển trưởng phòng ký xác nhận và lưu đơn xin nghỉ việc
- Sau khi nhận biên bản bàn giao công việc, chuyển giấy nghỉ việc có xác nhận bản photo có đóng dấu hành chính nhân sự cho Phòng kế toán để tiến hành trả lương.
12. Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
13. Lên lịch họp, theo dõi, nhắc nhở thư ký hành chính tổ chức và chuẩn bị các công việc cần thiết cho cuộc họp của công ty.
14. Lập lịch tiếp khách hàng tuần theo yêu cầu của cấp trên, theo dõi và tổ chức tiếp khách.
15. Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng hoặc cấp trên phân công.
Những yêu cầu công việc của người làm nhân sự
- Có khả năng quan sát, nhìn nhận và đánh giá con người.
- Có kỹ năng lắng nghe và giao tiếp tốt.
- Có tư duy phân tích, khả năng ra quyết định.
- Sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng.
- Biết sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự như HRMs hoặc HRIS
- “Nằm lòng” các quy định của luật lao động
Chắc hẳn với những thông tin mà Unica vừa chia sẻ ở trên đã giúp bạn giải đáp được câu hỏi “công việc của nhân sự gồm những gì?” rồi. Hy vọng bài viết trên có thể giúp bạn có cái nhìn tổng quát nhất về ngành C&B cũng như nghệ thuật quản lý nhân sự hiệu quả nhất.
