Viết báo cáo là một trong những công việc không thể thiếu cho dù bạn đang làm việc hoặc hoạt động kinh doanh trong bất cứ ngành nghề nào. Báo cáo chính là cái nhìn tổng thể giúp bạn có thể tóm tắt những công việc mà mình đã làm được theo từng tuần, từng quý và từng năm. Hiểu được tầm quan trọng đó, Unica chia sẻ tới bạn cách biết báo cáo công việc vô cùng hữu ích mà bạn nhất định không nên bỏ lỡ.
Cách viết báo cáo công việc
Bước 1: Xác định mục tiêu của bạn
Trước hết, bạn cần xác định rằng tại sao bạn lại viết báo cáo này? Mục tiêu của báo cáo là gì? Đó có thể là một bản báo cáo liên quan đến kinh doanh, tài chính, công việc hoặc báo cáo tổng hợp hàng năm, hàng tháng, hàng quý.
Ngoài ra, bạn cũng nên xác định đối tượng xem báo cáo bạn sẽ trình bày là ai. Báo cáo của bạn có thể là nội bộ chỉ dành cho công ty sử dụng hoặc có thể là báo cáo bên ngoài để giới thiệu cho các nhà đầu tư, khách hàng và hơn thế nữa.
Hiểu rõ mục tiêu của bạn là điều quan trọng để biết nội dung của bạn sẽ chứa những gì và bạn sẽ cần đến đâu để lấy thông tin của mình.
Cách viết báo cáo công việc
Bước 2: Xây dựng dàn ý
Đừng bao giờ bắt đầu viết bất cứ điều gì mà không lập dàn ý trước. Báo cáo công việc cũng vậy, việc xây dựng dàn ý sẽ giúp cho bạn xác định được những tài liệu cần thiết để xây dựng nên một bản báo cáo công việc hoàn chỉnh.
Đề cương này không cần quá sâu, nhưng nó cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu cho bản báo cáo đầy đủ của mình. Sau đó, bạn có thể tham khảo lại dàn ý này trong suốt quá trình viết báo cáo của mình. Bắt đầu với mục đích hoặc mục tiêu của báo cáo, sau đó liệt kê những điểm chính của bạn và một vài gạch đầu dòng bên dưới mà bạn muốn đảm bảo rằng bạn đã bao hàm trong nội dung báo cáo của mình.
Bước 3: Thu thập nghiên cứu của bạn
Bắt đầu tìm kiếm xung quanh chủ đề của bạn và thu thập các nghiên cứu bạn cần để tổng hợp báo cáo của mình. Đây có thể là các nguồn trực tuyến, tạp chí, thí nghiệm hoặc chỉ là số liệu phân tích và số liệu từ CRM của công ty bạn hoặc phần mềm bán hàng.
Sau khi đã thu thập xong những thông tin và dữ liệu quan trọng cho việc hoàn thành báo cáo của mình, bạn có thể bắt đầu viết.
Thu thập thông tin
Bước 4: Viết mục lục cho báo cáo
Phần tiếp theo của báo cáo sẽ là mục lục của bạn. Mặc dù bạn có thể chưa biết chính xác báo cáo của mình sẽ được trình bày như thế nào, nhưng dàn bài của bạn sẽ giúp bạn bắt đầu ở đây.
Khi bạn viết báo cáo của mình, hoặc ngay cả khi bạn viết xong, bạn có thể quay lại và cập nhật mục lục để khớp với các đề mục và tiêu đề phụ của mình. Vì bạn muốn điều hướng dễ dàng, hãy đảm bảo rằng tất cả các tiêu đề trang và tiêu đề phụ của bạn tương quan chính xác với những gì bạn đặt trong mục lục của mình.
Bước 5: Viết nội dung báo cáo
Sau khi bạn đã xây dựng dàn ý và các mục lục cho bài báo cáo, bạn có thể bắt tay vào viết một báo cáo đầy đủ. Mặc dù các báo cáo có thể thay đổi rất nhiều về độ dài, với các báo cáo ngắn hơn chứa 7-15 trang và các báo cáo dài hơn có độ dài từ 30-50 trang trở lên, độ dài có xu hướng phụ thuộc vào chủ đề của bạn. Các báo cáo ngắn hơn tập trung vào một chủ đề duy nhất với các báo cáo dài hơn bao gồm nhiều chủ đề.
Bạn có thể viết báo cáo theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào hình thức mà bạn lựa chọn. Thế nhưng, hầu hết cách viết báo cáo công việc thường viết theo hướng chia nội dung thành nhiều phần nhỏ.
Ví dụ, nếu bạn đang tạo một báo cáo hàng năm, bạn có thể chia nó theo các tháng khác nhau. Nếu bạn đang tạo một báo cáo tài chính, bạn nên chia nó ra dựa trên nhiều thống kê và con số khác nhau.
Có nhiều cách khác nhau để chia nội dung báo cáo của bạn thành các phần, nhưng giống như chúng tôi đã chia bài viết này thành các tiêu đề phụ khác nhau, điều quan trọng là phải làm như vậy. Điều này giúp người đọc của bạn dễ dàng hiểu từng phần trong số các phần khác nhau.
>> 7 kỹ năng cần chú ý trong đào tạo leadership
>> Làm sao vượt qua nỗi sợ hãi của bản thân một cách tốt nhất
Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu cách viết báo cáo công việc qua 5 bước vô cùng đơn giản. Ngoài hình thức viết báo cáo, bạn có thể sử dụng các phần mềm khác nhau để có thể lên báo cáo một cách tổng quan và chi tiết nhất liên quan đến từng lĩnh vực khác nhau.
